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Secretaria Digital: O que é e como funciona?
6 min para ler
Postado em 28/02/2025 - Atualizado em: 13/03/2025
Nos últimos anos, a tecnologia tem desempenhado um papel crucial na transformação de diversas áreas, e a educação não é exceção. As Instituições de Ensino Superior (IES) têm respondido com agilidade às mudanças digitais, sendo uma delas a implementação da Secretaria Digital.
Esse movimento é impulsionado, em grande parte, pelas regulamentações do Ministério da Educação (MEC) relacionadas ao diploma digital. A Secretaria Digital torna mais simples a conformidade com essas exigências. No entanto, os benefícios dessa tecnologia vão muito além do cumprimento normativo.
Neste artigo, exploraremos em detalhes o que é a Secretaria Digital, seus objetivos, a importância de sua adoção e as vantagens que ela oferece às IES. Confira:
Índice
Secretaria Digital: o que é?
A Secretaria Digital é um sistema com o propósito de otimizar a gestão administrativa e acadêmica de Instituições de Ensino Superior. Ela engloba processos como, por exemplo, matrículas, registro acadêmico, emissão de documentos, controle de frequência, entre outros.
O objetivo é substituir processos manuais demorados por soluções tecnológicas eficientes.
Muito mais do que uma simples ferramenta tecnológica com a finalidade de transformar a gestão administrativa e acadêmica das Instituições de Ensino Superior (IES).
Em resumo, a Secretaria Digital não apenas automatiza processos, mas também transforma a maneira como as IES gerenciam seus aspectos administrativos e acadêmicos. Ela proporciona agilidade, transparência, redução de custos e personalização, permitindo que as instituições ofereçam uma experiência educacional superior e se adaptem às crescentes demandas da educação digital.
Qual o objetivo da Secretaria Digital?
Um dos principais objetivos da Secretaria Digital é aprimorar a eficiência em todos os processos acadêmicos e administrativos. Isso envolve a redução do tempo necessário para a realização de tarefas, a eliminação de tarefas manuais repetitivas e a otimização da utilização de recursos.
Ao automatizar tarefas rotineiras, as IES podem alocar recursos de forma mais estratégica, direcionando-os para atividades que agreguem mais valor, por exemplo, aprimoramento dos programas acadêmicos.
Outro objetivo importante é a transparência, uma vez que ela permite uma visão clara e detalhada de todas as informações acadêmicas. A Secretaria Digital busca também reduzir a ocorrência de erros, automatizando registros e processos com o objetivo de minimizar equívocos. Como resultado, há uma maior precisão nos dados acadêmicos, proporcionando confiabilidade e integridade
Contudo, mais do que simplificar processos, essa inovação fornece ferramentas poderosas para a análise de dados acadêmicos e administrativos. Isso permite que as IES tomem decisões mais embasadas.
Como funciona a Secretaria Digital ?
Quando aplicada, a secretaria digital se estabelece como um ponto de ruptura na cultura da instituição. Ela promove modernização em termos tecnológicos e estruturais, no que diz respeito à gestão de documentos.
Primeiramente, é adquirida a cultura do documento digitalizado, ou seja, os documentos físicos são capturados e passam a tramitar em ambiente digital com segurança e agilidade.
Uma vez consolidada esta fase, os documentos passam a ser criados já virtualmente, com a mesma validade legal. Desse modo, todo o processo passa a ser digital, com redução, em grande escala, do uso de papel e, portanto, com diminuição do espaço físico necessário para seu armazenamento, entre outras vantagens.
Qual a importância de se adequar?
A adaptação à Secretaria Digital é vital para as IES em um mundo cada vez mais digitalizado. A importância de se adequar reside em:
- Aumentar a eficiência: a automação de processos permite que a equipe administrativa da IES seja mais eficiente, liberando tempo para atividades estratégicas e melhorando a produtividade geral.
- Reduzir erros: a automação também ajuda a minimizar erros humanos em processos delicados como, por exemplo, o registro acadêmico, garantindo maior precisão nos dados.
- Reduzir custos: a Secretaria Digital pode levar a uma redução de custos significativa, já que reduz a necessidade de mão de obra e papel. Isso é benéfico tanto para a IES quanto para os alunos.
- Adaptação à mobilidade: a Secretaria Digital permite que alunos, professores e funcionários acessem informações e realizem tarefas de qualquer lugar, por meio de dispositivos móveis, facilitando a vida acadêmica.
Vantagens da Secretária Digital
Como vimos até aqui, a implementação da Secretaria Digital oferece inúmeras vantagens para as IES, incluindo:
- Acesso 24/7: os alunos podem acessar informações acadêmicas a qualquer momento, melhorando sua autonomia e independência.
- Sustentabilidade: a redução no uso de papel e recursos físicos torna a IES mais sustentável e alinha-a com as tendências de responsabilidade ambiental.
- Agilidade: a agilidade na tomada de decisões e na resolução de problemas melhora a qualidade dos serviços prestados.
- Segurança de dados: os sistemas de Secretaria Digital normalmente possuem robustas medidas de segurança, protegendo as informações dos alunos.
Vantagens da Secretária Digital
Implementação da Secretaria Digital: passos críticos para o sucesso
A transição para uma Secretaria Digital eficaz é um empreendimento complexo e requer uma abordagem estruturada e cuidadosa. Dessa forma, conseguimos garantir que os processos sejam realizados de forma eficaz e segura.
Para isso, portanto, é preciso se atentar a dois passos críticos para garantir uma implementação bem-sucedida:
Escolha da plataforma de Secretaria Digital
A escolha da ferramenta para Secretaria Digital é uma decisão de importância central. É essencial selecionar uma solução que se alinhe com as necessidades e metas específicas da instituição. Alguns dos fatores críticos a serem considerados incluem: escalabilidade, integração com outros aplicativos e sistemas, assim como a usabilidade.
Treinamento da equipe
Garantir que a equipe esteja apta a utilizar a nova tecnologia é um passo crítico. Portanto, treinamentos específicos são necessários para familiarizar os funcionários com a plataforma. Isso inclui a capacitação de administradores, pessoal de suporte técnico, bem como professores e funcionários administrativos.
Em resumo, a implementação da Secretaria Digital é um processo multifacetado que requer planejamento cuidadoso e compromisso.
A escolha da plataforma certa, o treinamento eficaz da equipe e o envolvimento de pessoas chave são elementos cruciais para garantir uma transição bem-sucedida e aproveitar ao máximo os benefícios dessa tecnologia inovadora.
Conheça o Ábaris SeAD
O Ábaris SeAD é uma Solução SaaS modulada projetada para simplificar a rotina das IES, tornando-as mais produtivas, seguras e totalmente digitais. Com o Ábaris SeAD, sua instituição desfrutará de uma série de benefícios que vão impulsionar a sua transformação digital:
- Agilidade e eficiência operacional: acompanhe indicadores em tempo real, otimizando processos e tomadas de decisão.
- Redução de custos: elimine a necessidade de impressão e manutenção de arquivos físicos, economizando recursos valiosos.
- Melhor experiência do aluno: proporciona aos alunos uma experiência mais rápida e totalmente digital, aumentando sua satisfação.
- Atendimento às exigências do MEC: esteja em conformidade com as regulamentações do Ministério da Educação (MEC) em relação ao acervo acadêmico e matrícula digital.
Recursos do Ábaris para a Secretaria Digital
- Digitalização do Acervo Acadêmico e Matrícula Digital: digitalização de todos os documentos que compõem o acervo acadêmico, atendendo às normas do Decreto 9.235/2017 e às Portarias do MEC 315/2018 e 332/2020.
- Certificados e Diploma Digital: utilize o Portal de Assinaturas para fluxos de contratos educacionais, diários de classe, mapas de notas e frequência. Emissão de diplomas digitais em conformidade com as Portarias 1095/2018; 330/2018; 554/2019 e 117/2021, Nota Técnica 13/2019 e Instrução Normativa 1/2020.
- Automação de Processos de Negócios: automatize e gerencie fluxos de trabalho em diversas áreas, por exemplo, financeiro, RH, compras e muito mais.
Com Ábaris Sead já implementamos, com sucesso, mais de 100 Secretarias Acadêmicas Digitais em parceria com a CONSAE.
Conheça sem compromisso nossa ferramenta e equipe de especialistas e entenda porque mais de 100 instituições confiaram em nosso trabalho.
Se você gostou deste artigo, confira estes títulos em nosso blog:
- Certificado digital garante segurança e agilidade.
- Diploma digital: como emitir de acordo com MEC, formato, LGPD e mais
O que mais as pessoas procuram
1. O que faz uma secretária digital?
As responsabilidades da secretária acadêmica vão muito além das tarefas administrativas. Ela também está intrinsecamente ligada ao sucesso acadêmico dos alunos e à reputação da instituição de ensino. Entre as principais funções estão, por exemplo: organização e gestão de documentos; controle e registro acadêmico; supervisão e fiscalização; correspondência e comunicação; gestão de pessoal e relacionamento interpessoal; e manutenção de registros.
2. O que é SED?
SED significa Secretaria Escolar Digital.
3. Para que serve o sistema escolar?
Um sistema escolar é uma ferramenta de processamentos de dados, que faz o controle dos processos escolares, com o objetivo de aumentar a eficiência dos processos institucionais e melhorar a educação para pais, alunos e professores.
4. O que é o MEC?
O MEC (Ministério da Educação e Cultura) é um órgão do governo federal que trata dos assuntos relacionados à educação e cultura de todo o território nacional.
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