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Secretaria Digital: O que é e como funciona?

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Postado em 28/02/2025 - Atualizado em: 13/03/2025

Secretaria Digital: O que é e como funciona?

Nos últimos anos, a tecnologia tem desempenhado um papel crucial na transformação de diversas áreas, e a educação não é exceção. As Instituições de Ensino Superior (IES) têm respondido com agilidade às mudanças digitais, sendo uma delas a implementação da Secretaria Digital. 

Esse movimento é impulsionado, em grande parte, pelas regulamentações do Ministério da Educação (MEC) relacionadas ao diploma digital. A Secretaria Digital torna mais simples a conformidade com essas exigências. No entanto, os benefícios dessa tecnologia vão muito além do cumprimento normativo.

Neste artigo, exploraremos em detalhes o que é a Secretaria Digital, seus objetivos, a importância de sua adoção e as vantagens que ela oferece às IES. Confira:

Índice

    1. Secretaria Digital: o que é?
    2. Qual o objetivo da Secretaria Digital?
    3. Como funciona a Secretaria Digital?
    4. Qual a importância de se adequar?
    5. Vantagens da Secretária Digital
    6. Implementação da Secretaria Digital: Passos críticos para o sucesso
    7. Conheça o Ábaris SeAD
    8. O que mais as pessoas procuram
  1.  

Secretaria Digital: o que é?

A Secretaria Digital é um sistema com o propósito de otimizar a gestão administrativa e acadêmica de Instituições de Ensino Superior. Ela engloba processos como, por exemplo, matrículas, registro acadêmico, emissão de documentos, controle de frequência, entre outros. 

O objetivo é substituir processos manuais demorados por soluções tecnológicas eficientes.

Muito mais do que uma simples ferramenta tecnológica com a finalidade de transformar a gestão administrativa e acadêmica das Instituições de Ensino Superior (IES). 

Em resumo, a Secretaria Digital não apenas automatiza processos, mas também transforma a maneira como as IES gerenciam seus aspectos administrativos e acadêmicos. Ela proporciona agilidade, transparência, redução de custos e personalização, permitindo que as instituições ofereçam uma experiência educacional superior e se adaptem às crescentes demandas da educação digital.

Qual o objetivo da Secretaria Digital?

Um dos principais objetivos da Secretaria Digital é aprimorar a eficiência em todos os processos acadêmicos e administrativos. Isso envolve a redução do tempo necessário para a realização de tarefas, a eliminação de tarefas manuais repetitivas e a otimização da utilização de recursos.

 Ao automatizar tarefas rotineiras, as IES podem alocar recursos de forma mais estratégica, direcionando-os para atividades que agreguem mais valor, por exemplo, aprimoramento dos programas acadêmicos.

Outro objetivo importante é a transparência, uma vez que ela permite uma visão clara e detalhada de todas as informações acadêmicas. A Secretaria Digital busca também reduzir a ocorrência de erros, automatizando registros e processos com o objetivo de minimizar equívocos. Como resultado, há uma maior precisão nos dados acadêmicos, proporcionando confiabilidade e integridade

Contudo, mais do que simplificar processos, essa inovação fornece ferramentas poderosas para a análise de dados acadêmicos e administrativos. Isso permite que as IES tomem decisões mais embasadas.

Como funciona a Secretaria Digital ? 

Quando aplicada, a secretaria digital  se estabelece como um ponto de ruptura na cultura da instituição. Ela promove modernização em termos tecnológicos e estruturais, no que diz respeito à gestão de documentos.

Primeiramente, é adquirida a cultura do documento digitalizado, ou seja, os documentos físicos são capturados e passam a tramitar em ambiente digital com segurança e agilidade.

Uma vez consolidada esta fase, os documentos passam a ser criados já virtualmente, com a mesma validade legal. Desse modo, todo o processo passa a ser digital, com redução, em grande escala, do uso de papel e, portanto, com diminuição do espaço físico necessário para seu armazenamento, entre outras vantagens.

Qual a importância de se adequar?

A adaptação à Secretaria Digital é vital para as IES em um mundo cada vez mais digitalizado. A importância de se adequar reside em:

  • Aumentar a eficiência: a automação de processos permite que a equipe administrativa da IES seja mais eficiente, liberando tempo para atividades estratégicas e melhorando a produtividade geral.
  • Reduzir erros: a automação também ajuda a minimizar erros humanos em processos delicados como, por exemplo, o registro acadêmico, garantindo maior precisão nos dados.
  • Reduzir custos: a Secretaria Digital pode levar a uma redução de custos significativa, já que reduz a necessidade de mão de obra e papel. Isso é benéfico tanto para a IES quanto para os alunos.
  • Adaptação à mobilidade: a Secretaria Digital permite que alunos, professores e funcionários acessem informações e realizem tarefas de qualquer lugar, por meio de dispositivos móveis, facilitando a vida acadêmica.

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Vantagens da Secretária Digital

Como vimos até aqui, a implementação da Secretaria Digital oferece inúmeras vantagens para as IES, incluindo:

  • Acesso 24/7: os alunos podem acessar informações acadêmicas a qualquer momento, melhorando sua autonomia e independência.
  • Sustentabilidade: a redução no uso de papel e recursos físicos torna a IES mais sustentável e alinha-a com as tendências de responsabilidade ambiental.
  • Agilidade: a agilidade na tomada de decisões e na resolução de problemas melhora a qualidade dos serviços prestados.
  • Segurança de dados: os sistemas de Secretaria Digital normalmente possuem robustas medidas de segurança, protegendo as informações dos alunos.
Vantagens da Secretária Digital

Vantagens da Secretária Digital

Implementação da Secretaria Digital: passos críticos para o sucesso

A transição para uma Secretaria Digital eficaz é um empreendimento complexo e requer uma abordagem estruturada e cuidadosa. Dessa forma, conseguimos garantir que os processos sejam realizados de forma eficaz e segura.

Para isso, portanto, é preciso se atentar a dois passos críticos para garantir uma implementação bem-sucedida:

Escolha da plataforma de Secretaria Digital 

A escolha da ferramenta para Secretaria Digital é uma decisão de importância central. É essencial selecionar uma solução que se alinhe com as necessidades e metas específicas da instituição. Alguns dos fatores críticos a serem considerados incluem: escalabilidade, integração com outros aplicativos e sistemas, assim como a usabilidade.

Treinamento da equipe

Garantir que a equipe esteja apta a utilizar a nova tecnologia é um passo crítico. Portanto, treinamentos específicos são necessários para familiarizar os funcionários com a plataforma. Isso inclui a capacitação de administradores, pessoal de suporte técnico, bem como professores e funcionários administrativos. 

Em resumo, a implementação da Secretaria Digital é um processo multifacetado que requer planejamento cuidadoso e compromisso.

A escolha da plataforma certa, o treinamento eficaz da equipe e o envolvimento de pessoas chave são elementos cruciais para garantir uma transição bem-sucedida e aproveitar ao máximo os benefícios dessa tecnologia inovadora.

Conheça o Ábaris SeAD

O Ábaris SeAD  é uma Solução SaaS modulada projetada para simplificar a rotina das IES, tornando-as mais produtivas, seguras e totalmente digitais. Com o Ábaris SeAD, sua instituição desfrutará de uma série de benefícios que vão impulsionar a sua transformação digital: 

  • Agilidade e eficiência operacional: acompanhe indicadores em tempo real, otimizando processos e tomadas de decisão.
  • Redução de custos: elimine a necessidade de impressão e manutenção de arquivos físicos, economizando recursos valiosos.
  • Melhor experiência do aluno: proporciona aos alunos uma experiência mais rápida e totalmente digital, aumentando sua satisfação.
  • Atendimento às exigências do MEC: esteja em conformidade com as regulamentações do Ministério da Educação (MEC) em relação ao acervo acadêmico e matrícula digital.

Recursos do Ábaris para a Secretaria Digital 

  1. Digitalização do Acervo Acadêmico e Matrícula Digital: digitalização de todos os documentos que compõem o acervo acadêmico, atendendo às normas do Decreto 9.235/2017 e às Portarias do MEC 315/2018 e 332/2020.
  1. Certificados e Diploma Digital: utilize o Portal de Assinaturas para fluxos de contratos educacionais, diários de classe, mapas de notas e frequência. Emissão de diplomas digitais em conformidade com as Portarias 1095/2018; 330/2018; 554/2019 e 117/2021, Nota Técnica 13/2019 e Instrução Normativa 1/2020. 
  1. Automação de Processos de Negócios: automatize e gerencie fluxos de trabalho em diversas áreas, por exemplo, financeiro, RH, compras e muito mais.

Com Ábaris Sead já implementamos, com sucesso, mais de 100 Secretarias Acadêmicas Digitais em parceria com a CONSAE. 

Conheça sem compromisso nossa ferramenta e equipe de especialistas e entenda porque mais de 100 instituições confiaram em nosso trabalho.  

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Se você gostou deste artigo, confira estes títulos em nosso blog:

O que mais as pessoas procuram

1. O que faz uma secretária digital?

As responsabilidades da secretária acadêmica vão muito além das tarefas administrativas. Ela também está intrinsecamente ligada ao sucesso acadêmico dos alunos e à reputação da instituição de ensino. Entre as principais funções estão, por exemplo: organização e gestão de documentos; controle e registro acadêmico; supervisão e fiscalização; correspondência e comunicação; gestão de pessoal e relacionamento interpessoal; e manutenção de registros.

2. O que é SED?

SED significa Secretaria Escolar Digital.

3. Para que serve o sistema escolar?

Um sistema escolar é uma ferramenta de processamentos de dados, que faz o controle dos processos escolares, com o objetivo de aumentar a eficiência dos processos institucionais e melhorar a educação para pais, alunos e professores.

4. O que é o MEC?

O MEC (Ministério da Educação e Cultura) é um órgão do governo federal que trata dos assuntos relacionados à educação e cultura de todo o território nacional.

 

 

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