Diploma Digital: o que é, como funciona e as vantagens para as IES

Você está por dentro das últimas atualizações do MEC sobre o diploma digital?

Com o avanço da tecnologia em diversos setores, era certo de que o mercado de educação também acompanharia esse movimento. Com isso, o diploma digital, mais do que uma obrigação, se tornou um recurso repleto de vantagens para as IES e também para os estudantes.

No entanto, é preciso seguir as diretrizes do Ministério da Educação (MEC) para realizar a emissão. Isso é necessário, uma vez que é preciso garantir a segurança das informações e uma melhor gestão de documentos.

Dessa forma, se você quer modernizar a sua IES e oferecer um diploma digital válido, dentro das normas impostas pelo MEC, esse artigo é para você. Preparamos um conteúdo super completo sobre o que é diploma digital, o que é necessário para se adequar aos novos regimentos do MEC, seus benefícios e mais. Confira a seguir:

O que é diploma digital?

O diploma digital é a modalidade virtual do diploma acadêmico que comprova a conclusão e a aprovação em cursos de nível superior. Tal recursos surgiu em 2018 por meio da portaria 330 do Ministério da Educação.

Conheça a definição formal para diploma digital, citada na portaria n.º 554 do MEC: 

“O diploma digital é aquele que tem sua existência, sua emissão e seu armazenamento inteiramente no meio digital, e cuja validade jurídica é presumida mediante a assinatura com certificação digital e carimbo de tempo na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, conforme os parâmetros do Padrão Brasileiro de Assinaturas Digitais – PBAD e o uso dos demais dispositivos fixados nesta Portaria.”

Segundo o MEC, a implantação da modalidade de diploma digital visa melhorar a acessibilidade de quem recebe e de quem elabora. 

A princípio a obrigatoriedade da emissão dessa versão de documento é para as instituições públicas ou privadas de cursos superiores de graduação. Desse modo,  pós-graduação, ensino médio e demais cursos, não são obrigados a emitir o diploma digital. Sendo assim, ficam mantidas as regras da emissão do diploma físico para esses casos.

Conforme a portaria 117 do Ministério da Educação, a data limite para que as instituições de ensino superior passassem a emitir o diploma digital foi em 31 de dezembro de 2021. 

Como funciona o Diploma Digital?

O diploma digital é uma inovação que se baseia em tecnologias. Dessa forma, seu funcionamento envolve elementos-chave, como a utilização de APIs (Interfaces de Programação de Aplicativos) para integrar sistemas educacionais e de certificação.

Além disso, é garantida a integridade e autenticidade do documento através do carimbo de tempo e de um certificado digital, que atesta sua origem legítima. A assinatura digital, por sua vez, assegura a validade do diploma, enquanto diversos formatos de apresentação possibilitam sua visualização e compartilhamento em diferentes plataformas.

A seguir nos aprofundaremos em cada um desses elementos.

Quais recursos são utilizados para a emissão e a validação do diploma digital?

A emissão e validação do diploma digital deve ser feita de acordo com o que é estipulado na Portaria nº 554, de 11 de março de 2019. 

Confira, a seguir, algumas diretrizes para que a emissão do diploma digital seja válida e utilizada em toda vida profissional do graduado:

API

APIs são conjuntos de ferramentas com definições seguras de protocolos para integração de aplicações e serviços. Através de uma API, a IES vai poder realizar a comunicação digital entre seus sistemas e as ferramentas que promoverão a autenticidade do documento.

Carimbo do tempo

O carimbo do tempo é um recurso que marca o documento  com data e horário para comprovar em qual data ele passou a ser válido. Isso garante que sejam utilizadas a hora e a data corretas no momento da assinatura do documento, impossibilitando falsificações. Emitido oficialmente pela Autoridade Certificadora do Tempo (ACT), o carimbo prova a existência dos diplomas.

Certificado digital

Essa tecnologia funciona como um documento de identidade eletrônica que tem sua autenticidade protegida via criptografia. O certificado digital para emissão de diplomas é gerado pelo ICP-Brasil, garantindo que os documentos sejam assinados de forma válida sem a presença física.

Assinatura digital

Esse recurso substitui a assinatura física e elimina a necessidade de gerar uma versão em papel do documento assinado.

Uma vez que a IES tem o certificado digital, pode então realizar legalmente a assinatura digital, validando o documento emitido, confirmando sua total integridade, confiabilidade e autenticidade.

Validação do diploma: como é feita?

Para garantir a validação do diploma digital, é essencial observar os mecanismos exigidos pela legislação, especialmente a instrução normativa n.º1.

Esta normativa traz importantes diretrizes relacionadas ao carimbo de tempo e ao certificado digital. No que diz respeito ao carimbo de tempo, é fundamental compreender que a data e hora de registro do documento se referem ao momento em que o diploma chegou à entidade certificadora (ACT), não à data de sua criação.

Outro ponto de atenção crucial é que a validação do diploma digital deve ocorrer na sua versão XML, sendo a versão RVDD (Representação Visual do Diploma Digital) apenas um meio de acesso ao XML Assinado do Diploma.

É importante destacar também que os mecanismos de acesso presentes na RVDD não devem ser confundidos com mecanismos de segurança. A integridade e autenticidade do diploma são garantidas pelas assinaturas digitais nele contidas. Portanto, é atentando-se a esses detalhes legais que asseguramos a validação adequada do diploma digital, respeitando os requisitos estabelecidos pela regulamentação.

Normatização: A regulamentação do Diploma digital e o que o MEC exige

O MEC publicou todas as normas para adequação da emissão de diplomas ao que é requerido para o novo modelo completamente virtual através das normas:

• Portaria Mec nº 330
• Portaria nº 1095
• Portaria nº 554
• Instrução Normativa nº 1
• Portaria nº 117
• Definição do Esquema XML

Fica determinado assim que as IES devem disponibilizar um sítio eletrônico para consulta de código de validação dos diplomas. Mesmo quando um diploma for anulado, a sua consulta deve ser permitida.

Além disso, as IES devem disponibilizar um ambiente virtual de acesso restrito para que somente portadores de diplomas e gestoras consigam entrar com dados de permissão para gerar e fazer download dos diplomas.

A seguir vamos resumir a ideia geral de cada norma, mas é essencial que você confira todo o conteúdo de cada uma delas:

Portaria MEC n.º 330:

Emitida em 5 de abril de 2018, essa portaria estabelece a emissão de diplomas digitais para instituições de ensino superior vinculadas ao sistema federal de ensino, com um prazo de 24 meses para implementação após a publicação do regulamento.

Portaria n.º 1.095:

Datada de 25 de outubro de 2018, esta portaria detalha as informações necessárias nos diplomas e históricos, abrangendo seis capítulos que tratam de disposições gerais, registro de diploma, controle da expedição, e outros procedimentos.

Portaria n.º 554:

Publicada em 11 de março de 2019, esta portaria contém especificações sobre o formato de geração do diploma digital, bem como orientações sobre o envio, incluindo URL e protocolo HTTPS. Ela também permite a emissão de diplomas físicos mediante pagamento adicional.

Instrução Normativa n.°1:

Dada pelo Secretário de Educação Superior em 15 de dezembro de 2020, essa instrução normativa é altamente detalhada, abordando formatos e fazendo menção à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Seus anexos incluem informações técnicas relevantes para a equipe de TI.

Portaria n.º 117:

Emitida em 26 de fevereiro de 2021, esta portaria faz referência à Portaria n.º 554 e traz alterações importantes. Ela estabelece o prazo de 31 de dezembro de 2021 para a implementação efetiva do diploma digital nas instituições de ensino superior.

Definição do Esquema XML:

O esquema XML é essencial para o diploma digital e inclui pacotes de arquivos disponíveis para download no portal do MEC. É importante verificar as datas de vigência, pois algumas versões podem não estar mais em vigor. Essas normas são fundamentais para garantir a validade e a conformidade dos diplomas digitais no contexto educacional brasileiro.

Quais são os benefícios de emitir diploma digital?

O uso de tal tecnologia impulsiona a modernização das instituições de ensino que passam a fazer uma gestão eletrônica de documentos seguindo a legislação educacional prescrita pelo MEC.

Dessa forma, além das IES ficarem mais seguras quanto a fraudes, também otimizam o processo de emissão de documentos, reduzem custos e facilitam a mobilidade do aluno.

Confira, a seguir, mais detalhes sobre os benefícios do diploma digital para as IES

Segurança

Os parâmetros de segurança autenticados pela ICP-Brasil reduzem de forma significativa as possibilidades de fraudes e falsificação de diploma. Isso acontece já que apenas responsáveis e gestores têm acesso aos sistemas e dados exatos para solicitar a emissão, verificar o andamento e conferir a validade dos documentos. O que é mais difícil de ser controlado no caso de documentos impressos.

Redução de custos

O custo da impressão de um diploma físico é alto. Isso porque existe uma exigência da qualidade de impressão do documento e da marca d’água. A materialização do diploma digital, ou seja, a impressão desse tipo de documento, passa a ser opcional, tornando o processo de emissão muito mais econômico e reduzindo custos para as IES.

Otimização de tempo

Quem conhece a realidade de uma instituição de ensino entende como o processo de emissão de um diploma físico pode ser complexo e durar até mais de três meses. Isso pode se estender ainda mais quando ocorre algum problema com a documentação do estudante. 

Já no caso do diploma digital, o processo pode ser  realizado muito mais rápido, em menos de um mês. Além disso, envolve uma quantidade muito menor de responsáveis, uma vez que a autenticação é feita por meio de recursos também digitais e automatizados.

Desburocratização do processo de emissão

Desde a solicitação até a entrega do documento aos estudantes, o pedido de emissão de um diploma acadêmico envolve diversas medidas de segurança. Entre elas:

• Impressão em papel específico;
• Verificação da qualidade e legibilidade;
• Assinatura de responsáveis, entre outras ações. 

O diploma digital, por sua vez,  segue as diretrizes do MEC quanto a adoção de tecnologias para facilitar a emissão e ainda garantir muito mais segurança ao processo. O resultado é menos burocracia e mais agilidade no processo.

Mobilidade

Uma das principais vantagens para os estudantes é a garantia de mobilidade, de poder levar o diploma para onde for necessário, sem problemas. Nesse ponto, é possível até mesmo mostrar o diploma em uma entrevista de emprego, comprovando a qualificação do aluno.

Como emitir diploma digital?

A emissão do diploma digital é uma questão de conformidade, uma vez que seu processo está sujeito a estritas regulamentações legais. Além disso, a geração desse documento requer necessariamente o auxílio de um software especializado para uma gestão documental e acadêmica eficaz.

Assim, é aconselhável contar com uma plataforma educacional devidamente certificada e homologada de acordo com os requisitos do Ministério da Educação (MEC). Também é essencial manter-se atualizado sobre as novidades e as promulgações de novas portarias e normativas. Estes são os dois passos fundamentais para emitir o documento de maneira eficaz e legalmente válida.

Quais instituições são obrigadas a emitir o diploma digital?

Conforme citamos anteriormente, de acordo com o artigo 1º da Portaria 554, as instituições que são obrigadas a emitir o diploma digital são as Instituições de Ensino Superior (IES) vinculadas ao Sistema Federal de Ensino. Essa regulamentação estabelece a obrigatoriedade da emissão e registro de diplomas de graduação no formato digital, seguindo as diretrizes estabelecidas na mesma portaria.

No entanto, até o momento, não existem informações que abranjam IES e cursos de pós-graduação, Ensino Médio ou outras modalidades educacionais, como cursinhos pré-vestibulares ou escolas de idiomas. Contudo, à medida que avançamos em direção à modernização educacional, é possível que essa obrigatoriedade se estenda a outras áreas de ensino no futuro, tornando essa tecnologia uma realidade cada vez mais próxima em todo o espectro educacional.

Como a IES devem se preparar para a emissão de diplomas digitais?

As informações sobre as exigências do MEC estão acessíveis em seus portais. O grande desafio para os gestores das IES é como fazer a implementação sem colocar seus dados em risco, garantindo o funcionamento da emissão de maneira eficaz e de acordo com as determinações.

Tiago Muriel, Diretor de Negócios da CONSAE (Consultoria em Assuntos Acadêmicos), indica que as instituições devem

“ter bons parceiros tecnológicos, ter bons parceiros na questão da consultoria para saber o que pode e o que não pode ser feito”.

O principal é o planejamento. É fundamental estar bem amparado para reduzir as dificuldades e fazer as escolhas mais assertivas.

Certificação digital eletrônica

As IES devem fazer a solicitação da certificação digital para obter os seus certificados digitais. Para isso:

• É preciso escolher o certificado digital mais adequado;
• Selecionar qual é a autoridade certificadora que faz parte da ICP-Brasil;
• Enviar todos os documentos necessários e aguardar a análise. 

Armazenagem de documentação segura

Para uma gestão completa e eficiente dos arquivos, as IES devem contratar sistemas que façam a digitalização de seus documentos físicos e que possibilitem a emissão de novos arquivos na modalidade digital. 

Uma armazenagem de documentação segura garante a privacidade e integridade das informações. Além disso, ela a um melhor gerenciamento de documentos e andamento de processos.

Padrão visual

De acordo com a Portaria nº 554, os diplomas digitais devem ser emitidos por meio do formato Extensible Markup Language (XML). Também é definida a obrigatoriedade da utilização da assinatura eletrônica avançada no padrão XML Advanced Eletronic Signature (XadES).

Esse formato é uma linguagem de codificação feita para o armazenamento de informações de forma ordenada e legível, tanto para pessoas quanto na transmissão de dados para sistemas.

Além disso, a portaria também discorre sobre a representação visual do diploma. Nesse caso, é importante salientar que a visualização do diploma não é o que faz dele válido, sendo este recurso utilizado apenas para fins decorativos.

De acordo com a Portaria:

• “Art. 7º A representação visual do diploma digital deve zelar pela exatidão e fidedignidade das informações prestadas no XML do diploma digital, garantindo a qualidade da imagem e a integridade de seu texto bem como possibilitando ao diplomado exibir, compartilhar e armazenar esta imagem.”
• “§ 5º Para fins decorativos, será permitida a inserção da imagem das assinaturas físicas na representação visual do diploma digital, desde que assegurada a sua validade jurídica e os requisitos de segurança estabelecidos nesta Portaria.”

Plataforma segura para envio de diplomas digitais

A IES deve oferecer um ambiente virtual seguro e de uso prático para que os egressos portadores de diploma. Através desse sistema eles poderão acessar, fazer login, gerar e salvar os seus diplomas que já foram previamente emitidos e assinados digitalmente pela instituição e seus responsáveis.

IES devem se adequar à tecnologia dos diplomas digitais

Em 2018 foi divulgada a Portaria nº 330 que instituiu o Diploma Digital. Mais tarde, a Portaria nº 1095 discorreu sobre os procedimentos para expedição e registro dos diplomas. 

Em 2019, o MEC determinou todos os procedimentos técnicos a serem seguidos para a implantação do diploma digital em todas as instituições de ensino até o final de 2021. No final desse prazo, se tornou obrigatório oferecer o diploma nesse formato, sendo que o físico passou a ser opcional.

Segurança digital: como garantir a segurança de informações sensíveis?

As próprias normas do MEC foram pensadas para garantir a segurança das informações, que ficam sob responsabilidade da IES. É por isso que é exigido carimbo do tempo, certificado e assinatura digital para que as instituições possam emitir os diplomas. 

Além disso, elas devem contar com parceiros que tenham experiência no mercado educacional e saibam exatamente como aplicar os protocolos de segurança do MEC em suas ferramentas de gestão de documentos digitais. 

Tudo isso garantirá que somente pessoas autorizadas tenham acesso aos dados corretos e que os documentos sejam armazenados de forma segura, evitando fraudes e invasões.

Principais dúvidas sobre emissão de diploma digital por IES

Essa modernização provoca a necessidade de mudanças importantes, principalmente, para as IES que ainda não contam com sistemas de gestão de documentos virtuais. Confira abaixo algumas respostas fundamentais.

Todas as IES podem emitir diploma digital?

As novas diretrizes do MEC determinam que todas as instituições de ensino podem emitir diplomas no formato digital, não havendo pré-requisitos impeditivos. 

Diploma digital também é válido para especializações?

A legislação atual não determina que as IES gerem diplomas digitais para os cursos de pós-graduação. Mas a escolha por padronizar a emissão digital, seguindo a modernização dos processos internos das instituições, pode colocá-las um passo à frente, deixando-as mais bem preparadas para um futuro próximo. 

Tiago Muriel reforça que

“Para a secretaria acadêmica é muito mais simples trabalhar em um único meio, com um único processo, um único fluxo”.

Dessa forma, fazer uso da mesma tecnologia para emissão de diplomas e certificados moderniza a IES e reduz erros.

Além disso, caso o MEC comprove que a emissão de diplomas digitais se torne bem sucedida, em longo prazo, as apostas é que esse recurso passe a ser obrigatório também para as demais modalidades de curso superior.

E se o aluno quiser uma versão física do documento?

Toda IES vai poder realizar a impressão dos diplomas que foram gerados de forma virtual se o estudante exigir isso. 

Tiago Muriel ressalta que essa é uma das principais dúvidas do aluno e que pode virar um problema para a IES, caso não explicado e alinhado entre as partes.

O que acontece, segundo ele, é que muitos alunos e seus familiares ainda têm um apego sentimental ao diploma físico. Assim, para que a instituição não enfrente problemas quando esse momento chegar, o ideal é que sejam feitas campanhas nas faculdades sobre os benefícios do diploma digital e a veracidade da sua validação.

Outro ponto é deixar claro sobre a obrigatoriedade do diploma digital para que o aluno não tenha uma quebra de expectativa no momento da formatura. 

O diploma digital deve ficar armazenado por quanto tempo no sistema da IES?

O diploma digital, por determinação do MEC, faz parte do acervo acadêmico da IES. Portanto, sobre ele deve ser aplicada a Tabela de Temporalidade de Documentos que gerencia a determinação de prazos para os arquivos das instituições. 

Segundo a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo da SIGA, o diploma é um documento de guarda permanente. Sem definição de uma quantidade exata de anos, as instituições devem mantê-lo acessível durante muitas décadas para a devida consulta das partes interessadas sempre que necessário.

As IES precisam ficar atentas a possíveis alterações quanto a isso. Mas o indicado é oferecer disponibilidade aos arquivos acadêmicos de forma segura enquanto for possível que haja qualquer necessidade de consultas.

Existe diferença entre o diploma digital e o físico?

Essa pode ser uma das principais dúvidas para os gestores das IES e para os alunos. Sobre isso, Tiago Muriel revela que não há nenhuma diferença entre os dois formatos de diploma.

Muriel diz que o diploma

“é um documento estruturado pelo Ministério da Educação. Seja físico ou digital, ele tem uma estruturação que é única”.

Portanto, a única diferença entre ambos é o meio pelo qual o documento é emitido.

Os diplomas digitais têm validade jurídica?

Quando as IES atendem a todas as normas do MEC, o diploma digital, como informado anteriormente, é emitido de acordo com uma certificação digital e carimbo de tempo do ICP-Brasil, o que confere a validade jurídica do documento.

Tiago Muriel acrescenta que

“desde que a instituição de ensino siga o que é estabelecido para o documento, ele mantém todas as validades”.

Digitalize a sua IES com o Ábaris!

Planejar a digitalização do acervo acadêmico de uma IES e executar o processo de forma eficiente é um dos maiores desafios atuais dos gestores das secretarias acadêmicas. 

É fundamental que a Instituição de Ensino Superior contrate um serviço completo e tenha a parceria de uma equipe com experiência no mercado. 

A Stoque conta com uma  ferramenta especialmente desenvolvida para esse mercado, que já transformou a realidade de instituições de ensino superior por todo o Brasil: o Ábaris SeAD. A solução oferecer desde a digitalização de documentos até a implementação de sistemas de emissão de diplomas digitais e fluxos de processos.

Dessa forma, antes mesmo da obrigatoriedade do diploma digital os clientes da Stoque já podiam desfrutar dessa tecnologia, garantindo mais praticidade e agilidade.

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