Content services: o que é esse conceito e suas vantagens

Inovação no modelo de trabalho; redução de custos; conformidade regulamentar e gerenciamento de risco. Esses são os pilares que sustentam as plataformas de content services, que são ferramentas integradas que fornecem serviços focados em conteúdo e soluções para gerenciamento de processos. 

O Content Services vem dando lugar ao já conhecido ECM (Enterprise Content Management), consolidando-se como uma combinação robusta de estratégia de conteúdo e tecnologia para que as empresas consigam atender às novas demandas do mercado, mantendo níveis adequados de governança e conformidade.

Neste artigo, explicaremos como funcionam e quais os benefícios envolvidos. Confira!

O que são plataformas de content services

Na era da transformação digital, as plataformas de content services (ou serviços de conteúdo) surgiram como sistemas integrados focados em conteúdo, repositórios, APIs, soluções e ferramentas que permitem gerenciar processos em um negócio. 

As principais funcionalidades incluem gestão eletrônica de documentos, interface de registros, processos de back office e onboarding digital, sempre visando “desafogar” as equipes e impulsionar a produtividade do grupo.

Os serviços e dados de uma plataforma digital de content services também podem ser integrados a repositórios e aplicativos externos por meio de conectores pré-definidos. 

As plataformas integram interfaces da web, desktop e aplicativos móveis que permitem aos usuários navegar e usufruir dos diferentes serviços de conteúdo, a exemplo das empresas que trabalham com gerenciamento de contratos digitais.

O Content Services é, portanto, um conceito estratégico que envolve aplicações, plataformas e componentes de modo a trazer os seguintes benefícios prometidos pelo antigo ECM:

• Conformidade regulamentar;
• Gerenciamento de risco;
• Retenção e divulgação de conhecimentos comerciais;
• Redução de custos operacionais;
• Otimização de processos corporativos;
• Inovações e eficiência no modelo de gestão.

Baixe o Infográfico: As vantagens da automação de back office

O que faz uma plataforma de content services

A digitalização de processos em uma plataforma de content services se dá por meio de serviços hospedados – seja em cloud, seja em arquiteturas híbridas que combinam armazenamento em nuvem e local. Vamos agora às principais funcionalidades desse tipo de serviço.

Gerenciamento de documentos

O gerenciamento adequado de documentos é um dos grandes desafios das empresas, tendo em vista o extenso volume de informações e a proteção de dados sensíveis ou sigilosos. 

Nesse sentido, a digitalização da “papelada” é uma etapa crucial do processo, pois reduz a necessidade de trabalhos manuais, evita desperdícios e facilita o gerenciamento das informações ali contidas.

Gerenciamento de registros

Apesar de acelerarem o fluxo de tarefas, muitas ferramentas de automação que digitalizam documentos não apresentam uma funcionalidade fundamental: a possibilidade de certificar as assinaturas dentro da própria plataforma de content services. Isso é algo muito valioso para o gerenciamento de registros, pois assim o tráfego das informações e processos nunca ficará interrompido. Portanto, esteja atento!

Captura e fluxo de trabalho

As plataformas de content services permitem visualizar os fluxos de trabalho remotamente, o que é imprescindível em tempos de home office, contexto no qual os colaboradores tendem a se dispersar mais. Dessa forma, o gestor consegue manter os processos sob controle e as equipes mais produtivas. Além do controle, com uma boa plataforma digital dá para gerir as informações de um jeito prático, rápido e seguro.

Vantagens das plataformas de content services

Resumimos a seguir as principais vantagens desse tipo de plataforma.

1. Opera com tecnologia aplicada aos negócios

Empresas que ainda não têm maturidade digital para aplicar as novas tecnologias aos negócios precisam adquiri-la o quanto antes. Isso porque as ferramentas tecnológicas conseguem abranger toda a jornada corporativa, orquestrando tarefas manuais e computacionais para uma cadeia de serviços mais vantajosa. As ferramentas de workflow são um ótimo exemplo, pois aliam produtividade e eficiência na prestação dos serviços.

2. Amplia a capacidade de gestão e armazenagem de documentos

Plataformas de content services são bastante flexíveis, adaptando-se aos mais diversos segmentos e necessidades de um negócio. Além disso, com um bom fornecedor, não será difícil encontrar uma plataforma sob medida para o seu empreendimento. Além da capacidade de gestão otimizada, a armazenagem de documentos passa a ser mais ampla, fluida e segura.

3. Promove a transformação digital com automação de processos

Em plena era da transformação digital, empresas que não trabalham com automação inteligente estão praticamente fadadas ao fracasso. São as ferramentas de automação que permitem otimizar e acelerar processos, tornando-os mais racionais e menos intuitivos. Os resultados são valiosos não só para os gestores e colaboradores, mas também para os clientes que terão uma experiência mais agradável ao contar com a instituição.

4. Aumenta a produtividade das equipes 

Processos automatizados favorecem a produtividade das equipes e evita a sobrecarga de trabalho. Desse modo, a motivação e o engajamento do grupo também aumentam, o que naturalmente se reflete no faturamento da empresa. Afinal, quando as operações têm fluidez e a rotina de trabalho não é exaustiva, todos saem ganhando, tanto em termos profissionais quanto pessoais.

5. Reduz riscos de operação 

A digitalização de processos, quando se dá de forma bem-sucedida e com as ferramentas certas, reduz consideravelmente os riscos operacionais. A gestão de documentos, por exemplo, fica mais otimizada e transparente. As informações não se perdem em meio à bagunça da “papelada” e os colaboradores não terão dificuldades em encontrar os documentos por meio dos mecanismos de buscas no arquivo digital.

6. Favorece a governança e compliance

Uma combinação estratégica de content services e gestão de acessos permite que as instituições consigam ter uma rotina corporativa mais ágil, eficiente e segura. Assim, é possível manter os níveis de governança e compliance apropriados para as operações. Tudo isso, é claro, desde que os gestores estejam assessorados por softwares especializados que forneçam uma plataforma digital robusta e completa.

Nós podemos ajudar você nesse processo. Entre em contato conosco e veja como trabalhar de forma mais inteligente na era da transformação digital!