Case de sucesso: IATec

Saiba como o IATec passou a assinar 20 mil contratos digitalmente e deu um salto tecnológico ainda maior em direção ao seu crescimento

Para atualizar os sistemas educacionais de matrícula e emissão de certificados, o Instituto Adventista de Tecnologia (IATec) precisava de alternativas para dar conta de toda demanda das IES que fazem parte do grupo Adventista.

Com um alto volume de contratos de alunos em instituições de ensino de todo o Brasil e com o início do isolamento social, devido à pandemia do novo coronavírus, a digitalização de documentos e processos acadêmicos tornou-se uma urgência que, além de ser precisar ser resolvida em tempo hábil, necessitava de segurança e qualidade na execução.

Confira neste case como o Abáris SeAD auxiliou o IATec na jornada rumo à transformação digital da sua Secretaria Acadêmica e passou a emitir mais de 20 mil contratos online, através da automação de processos e assinatura digital.

Conheça o IATec

O IATec é a área tecnológica de todo o grupo Adventista, cobrindo todas as atividades de TI das instituições, igrejas, escolas, hospitais e outros.

O Instituto surgiu da necessidade em dar um largo passo em direção à expansão da estrutura tecnológica das Instituições Adventistas visando, inclusive, apoiar a igreja mundial em suas ações ligadas à tecnologia.  

Hoje o Instituto tem sede em Hortolândia, profissionais localizados na Bolívia e atua em vários países. O IATec tem por princípio e foco trabalhar em quatro áreas distintas em tecnologia: 

• Consultoria
• Suporte Técnico
• Infraestrutura e Desenvolvimento
• Manutenção de Sistemas

O IATec buscava no mercado o que o Ábaris SeAD solucionou: entenda

Em dezembro de 2017 foi estipulado pelo MEC que as IES deveriam ajustar os processos e os documentos para plataformas digitais.

O Decreto 9.235 dispõe sobre:

“O exercício das funções de regulação, supervisão e avaliação das instituições de educação superior e dos cursos superiores de graduação e de pós-graduação no sistema federal de ensino”.

Para suprir a necessidade do Decreto 9.235, da Portaria 315, e atender a uma alta demanda em confecção de diplomas, devido ao grande número de alunos de todas as instituições atendidas pelo IATec, a operação para digitalização de contratos demandava uma plataforma robusta que suportasse a realização e assinatura digital de:

• matrículas
• rematrículas
• contratos com utilização de pensionato (moradia na instituição)
• manual do aluno

A assinatura presencial dos contratos tornou-se inviável também devido à pandemia, já que as instituições não poderiam mais receber os alunos presencialmente para evitar aglomerações. Isso trouxe ainda mais urgência na necessidade de digitalização para o Instituto.

Com volume estimado em cerca de 20 mil contratos nesta primeira operação, o IATec encontrou na Stoque o parceiro ideal. Graças à tecnologia oferecida pelo Ábaris SeAD, a assinatura de contratos e documentos pode ser feita via smartphone, por meio da assinatura digital.

O responsável pelo aluno pode, com apenas poucos cliques, assinar documentos pela internet, de onde estiver, evitando aglomerações e otimizando processos dentro da instituição.

Com a Secretaria Acadêmica Digital, todo processo de matrícula é automatizado e armazenado automaticamente no Ábaris, garantindo segurança e histórico de todas as ações.

Quando integrado ao ERP acadêmico da Instituição e ao Portal de Assinatura, o Ábaris opera como uma potente ferramenta de gestão de documentos acadêmicos, capaz de melhorar a eficiência de processos internos, o que gera expressiva redução de custos.

Uma parceria que trouxe resultados

Pautada 100% na legislação vigente do Ministério da Educação, a Secretaria Acadêmica Digital cuida de todo o acervo acadêmico da IES, passando pela documentação do aluno, do corpo docente, documentos de curso, diploma digital, portal de assinaturas e muito mais. Com isso, a parceria entre Ábaris e IATec já trouxe inúmeros benefícios, como:

• Mais de 20 mil contratos emitidos e assinados dentro da plataforma 
• Padronização de processos 
• A agilidade na assinatura do contrato triplicou
• Emissão de documentos com assinatura digital natu-digitais, como diário de classe, com mais eficiência
• Pasta do aluno virtualizados 
• Processos de matrícula automatizados  
• Armazenamento seguro em nuvem 
• Solicitações e requerimentos feitos virtualmente

Para uma segunda fase, a expectativa do IATec é de ter mais de 100 mil contratos com fluxo automatizados rodando dentro do Ábaris SeAD. 

O que levou o IATec a escolher a Stoque

A Stoque é uma referência no segmento de automação, gestão de processos e documentos. Outro fator determinante é autonomia que o Ábaris SeAD oferece para que o time da instituição construa a sua própria “receita” da gestão eletrônica de documentos e processos diários da IES.

A forma flexível e transparente que a Stoque atua em suas tratativas comerciais e, principalmente, a abordagem consultiva para entender a demanda e ambições de cada negócio e oferecer a solução mais adequada às expectativas dos clientes foram fatores decisivos. 

Assim como a capacidade técnica de seus colaboradores, a Stoque conta com profissionais altamente qualificados, atuando com agilidade e fornecendo a melhor solução sempre que necessário.

Criada em parceria com a CONSAE (Consultoria em Assuntos Acadêmicos), hoje, a maior referência em consultoria de assuntos acadêmicos do Brasil, a Secretaria Acadêmica Digital – SeAD, envolve consultoria, software, hardware, toda uma estrutura tecnológica oferecida às Instituições de Ensino Superior.

A SeAD promove amadurecimento no uso de documentos digitalizados e digitais, facilitando e agilizando o trâmite do grande volume de documentos que circula diariamente nas IES. Uma solução completa, para estruturar toda a gestão documental de uma secretaria acadêmica.

Com investimento na chamada Instituição Digital, por meio da tecnologia da plataforma Ábaris, o IATec pode auxiliar diversas instituições de ensino desde a educação fundamental às universidades da Rede Adventista.

Melhores resultados: parceria que deu certo!

Para contar um pouco da história do IATec e como a parceria com a Stoque deu certo, conversamos com a Lourdes Gonçalves, PO da SQUAD da área Educacional do IATec, responsável pela integração tecnológica entre a Stoque e as instituições do Grupo Adventista.

Lourdes contou sobre como tem sido a experiência da instituição com a solução para gestão de conteúdo, automação de processos e assinatura digital. Além disso, debateu quais impactos essa tecnologia trouxe para a rotina da Secretaria Acadêmica na Instituição Adventista.  

Durante o processo, um grande desafio para o IATec foi o treinamento de times de diversas escolas e instituições espalhadas pelo Brasil. Com o suporte da Stoque, foi possível reduzir o ruído nesta comunicação, por meio de treinamentos específicos focados no melhor uso da plataforma por gestores, professores e alunos.

O que diz a cliente:

“A relação que temos com a Stoque é de continuidade. É aquele parceiro em que eu sei que posso contar. Avaliamos o potencial de crescimento da empresa e por isso, apostamos na tecnologia da Stoque.”

Lourdes Gonçalves – PO da SQUAD da área Educacional do IATec

Por conhecer profundamente o que as instituições precisam e conhecer bem todo o processo que um bom software precisa desenvolver, Lourdes revelou que a solução da Stoque é ideal para as múltiplas necessidades das Instituições Adventistas.

O que a cliente diz:

“…o pessoal está gostando tanto do Ábaris que não só os contratos dos alunos, mas também os contratos dos fornecedores e outros tipos de contratos, já estão sendo estudados para serem incluídos nesta ferramenta…”.

Lourdes Gonçalves – PO da SQUAD da área Educacional do IATec

As instituições do grupo Adventista são um dos parceiros que mais utilizam a tecnologia da Stoque. Para os próximos passos, a Instituição Adventista se prepara para implantar o Diploma Digital, dentro do prazo estabelecido pela Portaria nº 117, de 26 de fevereiro de 2021, fazendo com que a IES tenha uma jornada cada vez mais digital.

Conheça o Ábaris SeAD

O Ábaris SeAD (Secretaria Acadêmica Digital) é uma solução Stoque customizada para atender às necessidades das Instituições de Ensino Superior, seguindo a regulamentação do Ministério da Educação. Trata-se de uma parceria entre a Stoque e a Consae que juntas já implementaram mais de 120 secretarias acadêmicas digitais.

Nós entendemos as suas dores e estamos prontos para apoiá-los na sua jornada de transformação digital, com responsabilidade e respeitando o dia-a-dia da sua IES.

Quer saber como otimizar os resultados da sua Instituição de Ensino Superior, atendendo às normas do Ministério da Educação-MEC? É só clicar aqui.  

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• Entenda a transformação digital nas IES
• O que é Secretaria Acadêmica Digital (SeAD)?