Business process management: o que é e como funciona

No mundo dos negócios, a transformação digital das últimas décadas implicou aumento da competitividade e demanda por alta performance para atender a um mercado com problemas cada vez mais desafiadores. Por isso, as boas práticas do Business Process Management estão em alta. 

Esse novo cenário digital e globalizado pede das empresas maior precisão e otimização nos processos para assegurar não apenas mais eficiência operacional como também a própria sobrevivência.

Se estamos na era da assistência digital e buscamos otimizar tarefas e hábitos do dia a dia, visando ganhar tempo ou fazer algo melhor, as empresas também têm procurado soluções para reformular processos, unificar tarefas e automatizá-las.

É justamente nessa perspectiva que o business process management, ou BPM, opera, melhorando os resultados em inúmeros segmentos de negócios. Se tem como fazer melhor, otimizando toda a cadeia até a entrega, sem dúvida vale a pena conhecer uma solução.
Se você quer descobrir o que é BPM e como implementá-lo, este texto é para você!

 

O que é business process management?

O business process management é um conjunto de boas práticas organizacionais que visa mapear, padronizar, monitorar e trazer melhoria contínua aos processos de negócio. A tradução do termo em português é gerenciamento de processos de negócio.

O processo de negócio é entendido como aquilo que dá suporte a outros processos e gera valor para os clientes. Todo o controle de processos do business process management tem como pano de fundo o alinhamento com a estratégia para resultados de uma empresa.

Segundo o BPM CBOK®, guia elaborado pela Association Of Business Process Management Professionals International (ABPMP), referência mundial em gestão de processos, o BPM é uma disciplina gerencial.
Já para Gart Capote, autor do livro BPM para todos: uma visão geral, abrangente, objetiva e esclarecedora, essa abordagem é mais do que um conjunto de ações: é uma mudança de mentalidade, de paradigma dentro de uma organização.

Como o BPM funciona?

Segundo o CBOK (Business Process Management Common Body of Knowledge), o BPM está segmentado em 9 áreas de conhecimento, que são inter-relacionadas e se complementam.

Confira:

1. Gerenciamento de Processos de Negócio
2. Modelagem de Processos 
3. Análise de Processos 
4. Desenho de Processos
5. Gerenciamento de Desempenho de Processos
6. Transformação de Processos 
7. Organização de Gerenciamento de Processos
8. Gerenciamento de Processos Corporativos 
9. Tecnologias de Gerenciamento de Processos de Negócio

O ciclo do Business Process Management

Em BPM, há um ciclo de funcionamento da gestão de processos de negócio que deve ser seguida para melhor compreensão dessa abordagem e implementação adequada de novos processos.
Vejamos:

1. Planejamento e identificação (As Is) 

É uma etapa de diagnóstico, isto é, levantamento, identificação e definição dos processos da organização como são (As Is) e dos usuários-chave envolvidos. Busca-se conhecer a estrutura atual dos processos para que as melhorias sejam propostas com base em dados.

2. Análise de processos (To Be) 

Na segunda etapa do ciclo do gerenciamento de processos de negócio, os insumos coletados na primeira fase, em especial as falhas, são focos de observação pensando em soluções para a melhoria dos processos como eles podem ser (To be).

É nessa fase que a automatização dos processos com ferramentas BPM deve ser considerada como solução.

3. Desenho (To Be) 

O desenho de processos dentro do BPM tem o objetivo de definir graficamente a organização das atividades, suas regras e fluxos para atingir um objetivo.

Segundo o BPM CBOK®, nesta etapa estão inclusos o desenho lógico (atividades executadas no fluxo do processo) e o desenho físico (em quais funções e como as atividades são executadas). A cultura organizacional merece especial atenção nessa fase, porque influencia como as atividades são executadas dentro de uma empresa.

4. Simular fluxos e verificar aderência (To Be) 

Neste momento, processos e modificações propostos são implementados na forma de fluxo de trabalho. Aqui entram os recursos humanos que precisam ser treinados, bem como softwares que farão parte dessa ação como suporte.

Considerando as mudanças, são necessárias simulações envolvendo todos os componentes para verificar a aderência do que está sendo proposto, a fim de realizar ajustes.

5. Monitoramento e controle 

Nesta etapa são estabelecidos indicadores de desempenho, relatórios e demais dados que permitam monitorar os processos em relação às metas de negócio.

Além de controlar o desenvolvimento do trabalho, essa ação permite a identificação de gargalos, que podem ser corrigidos na automatização.

6. Refinamento (melhoria dos fluxos)

Esta fase do ciclo do Business Process Management é chamada de melhoria contínua. Esse refinamento deve ser realizado com base nos insumos coletados até o momento, para ser capaz de propor melhorias e redesenhos de processos.
As modificações podem abranger softwares, atividades, documentos e sequências, entre outros componentes desse cenário.

Vantagens do BPM para as organizações

O business process management tem como um dos seus focos a entrega de valor para o cliente, o que é um ponto crucial, mas isso não é tudo. Há diversos benefícios em estruturar e medir os processos das organizações que vivem uma rotina muitas vezes complexa e acelerada.

Confira:

1. Transparência e autoconhecimento

Com todo o processo documentado, desenhado, monitorado de forma objetiva e automatizado, os colaboradores têm ciência e uma visão mais clara sobre seus papéis e atividades e sobre como eles impactam na organização. 

Dessa maneira, é possível trabalhar com mais qualidade e ter melhor aderência às mudanças propostas de acordo com o negócio.

2. Produtividade

A produtividade aumenta quando há a padronização dos processos, a eliminação de falhas e gargalos e a conscientização dos times sobre as melhorias . 

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3. Eficiência

Com fluxos de trabalho inteligentes, a eficiência operacional também ocorre, já que os processos passam a ser mais ágeis, com mais assertividade e capacidade de resposta em menor tempo.

4. Maior controle

Como dissemos, em BPM, monitorar é uma atividade constante para assegurar que as metas sejam alcançadas de forma adequada, contribuindo para que os objetivos da organização também sejam atingidos. 

Por meio das métricas e indicadores do BPM é possível ter ciência do que medir e como medir. Assim, a gestão tem mais controle sobre a qualidade dos processos e o andamento das atividades da empresa.

5. Redução de custos

Um dos benefícios principais do business process management é o impacto positivo nos custos operacionais. Quanto mais eficiente e otimizada é uma cadeia de processos, mais resultados de qualidade e menos recursos operacionais são necessários.

Exemplo disso é que, em 2019, o governo federal economizou mais de R$ 345 milhões em mão de obra, espaço físico e burocracia com transformação digital. O objetivo era deixar o Estado mais ágil e mais leve e melhorar a qualidade dos serviços que o cidadão recebe.

6. Segurança

A tecnologia da informação já avançou muito para trazer segurança aos dados das organizações. Assim, a automatização dos processos no BPM está pautada em tecnologia que garante mais proteção a dados e documentos.

7. Melhoria contínua

O ciclo de fases do Business Process Management enquanto abordagem permite monitorar processos e identificar erros e possibilidades de melhorias constantes de forma mais rápida.

Lembrando que essa melhoria constante nunca deve perder do horizonte as metas do negócio.

Como aplicar o Business Process Management

No livro BPM para todos: uma visão geral, abrangente, objetiva e esclarecedora, o autor Gart Capote propõe dez passos básicos para quem deseja implementar essa abordagem na gestão de processos de negócios.

Confira:

1. Descobrir os seus processos atuais

2. Fazer a descrição dos processos atuais

3. Definir o sentido/objetivo dos processos

4. Preencher a cadeia de valor

5. Monitorar e avaliar a eficácia da estratégia

6. Definir o que é importante

7. Diagnosticar o que é importante

8. Divulgar o diagnóstico

9. Definir (cuidadosamente) como o processo deve ser realizado

10. Fazer acontecer

Ao executar esse passo a passo do BPM, o ciclo essencial de etapas é cumprido, assegurando otimização para a organização, sem perder de vista o foco no cliente.

Qual a diferença entre BPM, BPMS e BPMN?

Muita gente fica confusa com as siglas utilizadas no BPM. Por isso, antes de entender melhor sua implementação, confira esses três conceitos essenciais abaixo:

BPM 

Como dissemos, o BPM compreende a visão de organização dos processos de negócio com qualidade e inteligência, de modo que haja geração de valor para um negócio.

BPMS 

É a sigla para Business Process Management System/Suite, ou seja, são os sistemas, as ferramentas para automação e a modelagem de processos. 

Quando utilizadas, essas soluções são capazes de automatizar processos, reduzindo custos, trazendo eficiência operacional e proporcionando mais assertividade para a gestão. 

Um BPMS pode incluir os seguintes itens: 

• Representação dos fluxos;
• Automatização de workflow;
• Indicadores; 
• Integração com sistemas de gestão; e
• ECM – Enterprise Content Management (Gestão de Documentos Eletrônicos).

BPMN

Sigla para Business Process Model and Notation ou Notação de Modelagem de Processos de Negócio, em português. Configura-se como uma linguagem de representação da modelagem de processos de negócio.  

Na prática, é um conjunto de objetivos que visa padronizar e simplificar a compreensão dos diagramas de processo de negócio.

Ábaris: solução eficaz em BPM

Pensando no mundo corporativo atual, a Stoque criou o Ábaris, uma solução eficaz em automação digital, que combina ECM e BPM, pode ser integrada a qualquer ERP do mercado e é customizável para todos os segmentos de negócios.

Com essa solução, as empresas podem reduzir custos em diversos eixos, gerir estrategicamente a informação corporativa e otimizar processos e fluxos de trabalho.

Agora que você já conhece um pouco sobre Business Process Management, fale com um especialista para saber mais sobre como colocar sua empresa na rota da transformação digital.

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