Automação no RH: quais processos podem ser mais ágeis?

A automação de processos ágeis no RH tem sido uma estratégia cada vez mais procurada por empresas de diferentes setores. Afinal, esta automatização ajuda nos processos internos do RH das empresas.

O objetivo deste artigo é te ajudar a entender melhor sobre os processos de automatização no RH e como você pode aplicá-los na prática.

Vamos lá?

O que é automação de processos de RH?

A automação de processos de RH nada mais é do que o investimento em tecnologia para processos burocráticos e aprimoramento da rotina. É quando a empresa faz o uso de softwares e outras ferramentas que promovem a automação.

Nesse cenário, o uso desses processos de automação no RH substitui o trabalho manual, tornando-o menos propenso a erros e também mais ágeis.

Com isso, a empresa consegue reduzir custos, ter mais agilidade nos seus processos, os gestores têm mais tempo para se ocuparem com outras atividades e usarem o seu conhecimento para pensar e tomar decisões mais estratégicas.

Além disso, a automação no RH é fundamental para profissionais da área, pois vai ajudar a melhorar a sua rotina, dar maior qualidade no trabalho, resultados mais detalhados e precisos, além de  diminuir o tempo gasto em atividades operacionais.

Ou seja, ao utilizar processos de automação no RH você irá apostar na sua própria empresa e ajudar no crescimento de maneira mais ampla, além disso, seus funcionários irão trabalhar melhor e se sentirão mais motivados.

Automações do Departamento Pessoal dentro do RH

Diversas tarefas que demandam muito tempo já podem ser automatizadas e feitas com maior segurança. Algumas das automações do Departamento Pessoal são: 

• Assinaturas digitais em qualquer situação;
• Onboarding (Kit admissional, ficha de contrato de trabalho, cadastro de dependentes); 
• Offboarding, TRCT (Termo de Rescisão de Contratos de Trabalho), termo para seguro desemprego, declaração de aposentadoria;
• Administração de benefícios, como formulários de adesão ou alteração (incluindo dependentes) para Vale-Transporte, plano de saúde, seguro de vida e outros; 
• Gestão de acessos e holerites;
• Assinatura de recibos de férias online, atestados e outros. 

Qual a importância da automação no RH?

Processos de automação no RH facilitam e beneficiam a atuação do setor em diversas áreas, desde o processo de seleção de candidatos e sua contratação até o desligamento de algum colaborador.

São processos ágeis que se tornaram fundamentais com o passar do tempo e eles aceleram e facilitam a dinâmica corporativa.

Ele facilita a comunicação interna da empresa, auxilia na criação de relatórios, documentos e e-mails automáticos utilizando softwares de gestão. Assim, os funcionários da empresa conseguem ficar mais informados de maneira mais rápida.

Ou seja, um dos principais objetivos da automação no RH é criar resultados melhores que garantam uma maior produtividade dos funcionários, melhorando também a sua competitividade em relação a outras empresas.

Para isso, é necessário alinhar alguns passos, por exemplo:

• Traçar um planejamento;
• Alinhar metas;
• Integração da equipe;
• Objetivos principais e secundários;
• Criação de indicadores;
• Monitoramento e avaliação da produtividade.

Agora que você já sabe o que são processos de automação no RH, vamos te ajudar a entender como fazer a sua aplicação, e como isso vai ajudar a sua empresa no dia-a-dia.

>> Saiba mais: Automação digital: amplie a produtividade na sua empresa

Como aplicar a automação de processos de RH

Existem alguns passos que devem ser seguidos para que o processo de automação no RH seja feito de forma correta e traga  retorno. Veja a seguir:

Recrutamento e seleção

Esta é sem dúvida uma etapa que demanda muito trabalho da equipe de recursos humanos. Neste momento é preciso avaliar com cautela o candidato e certificar-se de que o perfil está alinhado às expectativas da empresa – tanto pessoal,comportamental e profissionalmente.

Se o processo está digitalizado, seu time poderá facilmente:

• Receber solicitações de outras áreas para abertura de vagas de forma automatizada e padronizada;
• Fazer uma pesquisa no banco de talentos e nos currículos recebidos com base em critérios chave  para seleção dos candidatos mais adequados com velocidade; 
• Registro digital das entrevistas e testes para consultas posteriores;
• Agendamento de entrevistas dos pré-selecionados pelo RH com o solicitante.

É possível ainda realizar envio de feedbacks aos concorrentes da vaga de maneira automatizada e mais rápida.

Contratação

Após o período de seleção, chega o momento da contratação. Esta etapa demanda uma nova atuação do RH, na qual é necessária a produção de documentos, cadastros e processos referentes ao novo colaborador.

No momento da contratação, uma série de procedimentos e formulários devem ser preenchidos, dentre eles:

• Aprovação formal do gestor solicitante;
• Convocação dos candidatos escolhidos para os procedimentos de contratação e análise de documentos;
• Recebimento online dos documentos requeridos, bem como a validação automática dos mesmos;
• Captura de dados (via OCR) com indexação em nuvem;
• Início do processo de integração.

Uma vez que os documentos estão todos em formato digital, a automação dos processos de RH tende a ser mais assertiva e mais rápida, tanto para a empresa, que necessita da entrada de um novo colaborador, quanto para o novo funcionário.

Desligamento

Os processos de desligamento também demandam muita burocracia. Neste processo, qualquer erro pode gerar, além de um grande desgaste, perdas financeiras, como os cálculos trabalhistas ou processos ligados aos desligamentos.

Por isso, esta etapa é uma excelente candidata à automação no RH. Dessa forma, comunicações e procedimentos estarão padronizados e seguindo as normas estabelecidas.

Registro e atualização de dados dos colaboradores

Essa etapa pode ser considerada também como o período de integração do colaborador, ou onboarding, como costumam citar os especialistas em recursos humanos.

Além da integração, é realizado o registro do novo colaborador e atualização também dos demais, desde números e endereço para contato, atualizações médicas periódicas, folha de pagamento e registro de férias, entre outras informações que são mantidas durante todo o período que o funcionário é vinculado à empresa.

Por essa razão, os registros eletrônicos passam a otimizar o espaço, além de tornar mais fácil o acesso aos principais dados dos funcionários. 

Assim, a automação de processos ágeis no RH se faz, além de necessária, muito útil para agilizar e tornar mais assertiva a atividade de gestão de pessoas dentro da empresa.

Treinamentos

Para a manutenção da qualidade e até mesmo como forma de melhorar a produtividade do colaborador, muitas empresas investem em treinamentos para suas equipes.

Este processo, quando gerido pela equipe de RH, requer uma atenção específica, pois, além da atualização de dados, é necessário um acompanhamento entre a expectativa que a empresa gerou em relação ao retorno, como a entrega de cada funcionário.

Afinal, a empresa investe em treinamento e tem como objetivo um determinado retorno em dedicação e comprometimento de seus colaboradores. 

É justamente o RH e a gestão de pessoas que irão desenvolver as avaliações de desempenho dos funcionários e definir se está ou não de acordo com o esperado.

Por que investir em tecnologia para automatizar seu RH?

Como vimos até aqui, investir em automação de processos de RH é uma estratégia assertiva para a promoção de melhorias no setor da empresa.

A partir da automação no RH é possível diminuir o risco de erros operacionais, que poderiam levar a grandes problemas em termos de litígios fiscais, questões legais e outras circunstâncias que poderiam onerar o caixa da empresa ou mesmo causar problemas na esfera jurídica.

Busque uma empresa que forneça uma tecnologia que “converse” com a sua demanda. Alinhando as expectativas do mercado com as necessidades específicas do seu setor de recursos humanos, a solução deve atender perfeitamente a essas questões.

Viu só como a  automação agrega valor e desempenha um diferencial competitivo para sua empresa no mercado?

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