Assinatura digital: O que é? Quais os benefícios dessa tecnologia

Quando se pensa na modernização de processos em empresas e instituições públicas, a assinatura digital é uma ferramenta essencial. Com a realidade digital em que estamos inseridos, adotar estratégias como a redução do uso de papel e o envio ágil e seguro de documentos simultaneamente por e-mail , é um importante exemplo do porquê utilizar uma plataforma de assinatura digital.

Dentre as tantas vantagens da assinatura digital, podemos citar não só a economia de tempo e de dinheiro, mas também a maior praticidade para os seus clientes. Imagina poder finalizar todos os seus acordos e contratos sem precisar se deslocar de casa ou sem que uma ou mais pessoas tenham que se deslocar até a sua empresa. Este é mais um ponto positivo se compararmos com os documentos impressos.

Quer entender melhor essa tecnologia e suas vantagens? Confira a seguir!

O que é assinatura digital?                                                               

A assinatura digital nada mais é do que uma ferramenta utilizada para formalizar um documento de maneira digital. Vinculada à um certificado digital, o modelo de assinatura assume a legalidade de uma assinatura comum, assim como no papel. 

Mas, e na prática, como funciona a assinatura digital? São utilizados diferentes sistemas de criptografia para certificar de que ocorra uma maior segurança e integridade na emissão de documentos eletrônicos. Isso faz sentido ao lembrarmos que grande parte da emissão de documentos e arquivos migraram para o ambiente digital.

Sendo assim, essas criptografias auxiliam em fatores como: conferir a validade jurídica, proteção de informações e identificar as pessoas físicas ou jurídicas signatárias. 

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

A necessidade de tornar os processos e acordos mais ágeis e seguros, tem feito com que as transações em papel estejam sendo, aos poucos, eliminadas. Além disso, a assinatura digital também permite redução de gastos e maior praticidade no dia a dia, tanto para o cliente, quanto para a empresa.

No entanto, apesar de parecer simples, ainda há dúvidas quando o assunto é a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica, conceitos similares. Pensando nisso, vamos te ajudar a entender como diferenciar esses dois tipos de assinatura. Acompanhe a seguir:

Assinatura digital

As assinaturas digitais são modalidades de assinaturas eletrônicas. Podemos dizer que toda assinatura digital é uma assinatura eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica pode ser considerada uma assinatura digital. As digitais precisam de um certificado que deve ser emitido por uma Autoridade Certificadora (AC). Somente assim, o documento terá sua validade atestada.

Esse método substitui a assinatura física e elimina a necessidade de produzir uma versão em papel do documento assinado. Com o uso de uma plataforma específica para esse fim, a assinatura digital pode ser realizada on-line, e o mesmo documento é enviado às partes interessadas, que recebem o arquivo e podem assinar digitalmente em dispositivos como tablets ou smartphones.

Uma assinatura digital legítima deve preencher estes três requisitos: integridade, autoria e não repúdio. A integridade e a autoria são asseguradas a partir de uma chave criptográfica, ou seja, uma ferramenta que codifica uma informação para que apenas o emissor e o receptor sejam capazes de compreendê-la.

Para que isso seja possível, é necessário estabelecer uma ligação entre o documento e o autor da assinatura. Dessa forma, qualquer alteração no documento original cancela a validação do documento. O terceiro requisito, o não repúdio, implica no impedimento de o autor rejeitar a autenticidade do documento.

Assinatura eletrônica

As assinaturas do tipo eletrônica se referem às formas que podem ser usadas para validar um documento ou reconhecer uma pessoa. Um exemplo de assinatura eletrônica é o escaneamento de uma rubrica feita à mão. Outro caso são as senhas usadas para fazer login em sistemas. 

A autenticação por biometria, a firma digitalizada e o reconhecimento de IP (Internet Protocol) relacionado aos e-mails também são tipos de assinatura eletrônica.

A assinatura eletrônica precisa atender a três condições básicas, são elas:

1. Integridade: assegura que o documento não foi alterado;
2. Autenticidade: permite reconhecer o autor por meio de uma chave individual;
3. Registro: fornece dados de quando e como foi feita.

Esse tipo de assinatura é bastante utilizado em documentos habituais, que não apresentam elevado grau de risco para as empresas. Essa ferramenta possui validade jurídica e tem a mesma equivalência de uma assinatura física em papel, de próprio punho.

A tecnologia utiliza a criptografia, o que garante a segurança do documento e vincula uma certificação de equivalência ao documento assinado manualmente, dando ao processo autenticidade e praticidade.

Por meio da assinatura eletrônica digital, a empresa elimina muitos processos manuais na coleta de dados e acelera o processo burocrático e a gestão de documentos.

Além disso, a assinatura permite ainda a redução de custos em remessas postais e simplifica a formalização dessas certidões.

Em resumo, a assinatura eletrônica pode ser entendida como um conjunto, ao qual a assinatura digital pertence, do mesmo modo que os demais tipos de assinatura online.

Confira também – Tipos de assinatura digital e eletrônica: saiba a diferença e use-as a seu favor.

Qual a regulação que define a assinatura digital?

A assinatura eletrônica de documentos possui validade legal garantida pelo artigo 10 da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que estabelece a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil e declara veracidade jurídica em relação aos assinantes nas declarações que constam nos documentos em forma eletrônica:

“Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.”

A assinatura digital já é um recurso mundialmente conhecido e utilizado para facilitar desde os processos da área administrativa quanto jurídica, assim como a demanda comercial de compra e venda. 

Quais as vantagens da assinatura digital?

Como vimos até aqui, a assinatura digital permite a mesma segurança e validade jurídica de um documento autenticado em cartório, com a diferença e vantagem de otimizar ainda mais os processos, aumentar a produtividade da equipe e ainda reduzir gastos.

Outras vantagens da assinatura digital são:

Desburocratização

A rotina de uma empresa envolve um grande número de documentos, e consequentemente, os processos acabam ficando burocratizados, afinal, pense no número de impressões, escaneamentos e o envio de documentos de todas as partes. Pouco prático, não é mesmo?

A assinatura digital veio para facilitar e desburocratizar esses processos ao reduzir custos operacionais, otimizar o tempo, aumentar a produtividade dos colaboradores e aperfeiçoar os processos.

Otimização de Processos

 Com a utilização de documentos eletrônicos, a tramitação dos documentos e a coleta de assinaturas é muito mais rápida e eficaz com a assinatura digital. Eliminando a necessidade de envio dos documentos por transportadoras ou correios e a autenticação nos cartórios, as organizações ganham mais otimização nos seus processos. 

O tempo de espera para a formalização dos documentos cai consideravelmente.

Veja o case da Multivix, Instituição de Ensino Superior  que economizou tempo e dinheiro digitalizando todos os seus fluxos de contratação.

Redução de Custos

Ao reduzir o uso de documentos impressos você reduz também os custos com a aquisição desse material e com tudo relacionado ao seu uso, como as despesas com toners, pastas e envelopes, energia elétrica para impressão e escaneamento e espaço físico para armazenamento. Não há, também, mobilidade e controle completo na tramitação em papel, o que limita a produtividade, a eficiência e o nível de proteção das informações. Tudo isso implica em custos para a organização.

Aumento da segurança

A assinatura digital é a ferramenta que proporciona a segurança e conformidade jurídica da documentação que tramita no ambiente virtual. Assinar documentos digitais é mais seguro, pois a criptografia aplicada reduz a chance de violação de dados e, mesmo que isso aconteça, é possível identificar o acesso indevido e rastreá-lo. Isso ainda permite que a empresa esteja em compliance com as regulamentações, como a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Sustentabilidade

Segundo o The World Counts, 50% dos resíduos das empresas são compostos por papel. Adotar documentos eletrônicos com assinaturas digitais, é colaborar ativamente na redução de gastos e desperdícios de papéis. Hoje, muitas empresas já estão adotando a cultura paperless nos seus processos. 

Atendimento ao cliente

Consumidores adoram facilidades e soluções que atendam às suas necessidades. Com um sistema de assinatura digital, a experiência do cliente também é impactada porque os processos de venda e contratação, entre outros, são menos burocráticos.

Como assinar digitalmente?

Antes de tudo, para assinar um documento digitalmente é necessário que o signatário tenha um certificado digital, o que significa que ele precisa comprovar a sua identidade eletrônica de pessoa física ou jurídica, ou seja, seu CPF ou CNPJ, respectivamente.

Para obter esse recurso primeiro é necessário buscar por uma Autoridade Certificadora – órgãos de emissão de documentos com o DETRAN ou a SSP, por exemplo. Essa instituição irá conferir a identidade do titular e os demais documentos necessários.

Na prática, esse certificado significa um arquivo contendo todos os dados referentes à pessoa ou empresa, protegidos por uma criptografia. Esse arquivo pode ser armazenado em um pen drive, token, computador, smartcard ou na nuvem.

Por fim, é necessário definir qual será o tipo de certificado digital. Para a assinatura digital, o popular é o tipo A1, válido por um ano. Os tipos A3/S3/T3 podem ser usados por até cinco anos.

Em resumo, como é a assinatura digital na prática?

• Cada signatário recebe um link único com chaves criptográficas, garantindo segurança para assinar o documento. A assinatura pode ser feita por computador, smartphone ou tablet, de maneira muito simples e prática;
• Em seguida, na própria plataforma existe uma tela onde é possível, de forma segura e legal, assinar digitalmente qualquer documento.

Assim, o processo de assinatura economiza tempo e otimiza a gestão. Muitos contratos podem ser assinados em um curto espaço de tempo, diferentemente do modo tradicional.

Como escolher a melhor solução de assinatura digital?

O primeiro passo é sempre avaliar as necessidades reais do seu negócio. A transformação digital traz vantagem competitiva tanto para empresas B2B quanto B2C, mas antes de qualquer investimento, é preciso ter assertividade.

Outro ponto importante é pesquisar as soluções e as empresas que as oferecem. Busque saber da credibilidade junto a antigos clientes, veja avaliações on-line e cases de sucesso.

Além disso, há pontos fundamentais a serem observados na hora de escolher a melhor plataforma de assinatura digital, como:

• Segurança da informação;
• Compliance com as normas de segurança digital;
• Integração com sistema de gestão de documentos;
• Nível de suporte técnico aos clientes;
• Nível de automação e eficiência operacional.

Esses são detalhes que podem auxiliar na sua escolha. Não hesite em investir em um sistema que transforme a forma como a sua organização trabalha. Os benefícios serão aprovados imediatamente por suas equipes e também clientes.

Aqui na Stoque, contamos com um sistema de gestão eletrônica de documentos para empresas. Saiba mais a seguir.

Ábaris: uma solução completa em sistema de assinatura digital

Quando o assunto é gestão estratégica da informação em empresas, o Ábaris desponta como uma das plataformas de assinatura digital mais completas do mercado nacional. 

Isso porque a solução combina assinatura digital e um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, numa plataforma 100% digital.

O Ábaris possui uma plataforma segura e rápida, possibilitando que documentos sejam assinados com muita facilidade de qualquer dispositivo e sem qualquer preocupação.

Algumas outras vantagens de contratar os serviços da nossa plataforma, incluem:

• Acesso a documentos e informações de forma ágil e organizada, de qualquer lugar, a qualquer momento;
• Melhor experiência para os usuários, sejam clientes ou colaboradores;
• Centralização das informações, padronização de processos e redução de erros humanos;
• Redução de fraudes, perdas e extravio da informação;
• Redução no tempo de resposta e comunicação mais fluida e transparente;
• Paperless – redução de custos com arquivos físicos e impressão.

Unindo a gestão eletrônica de documentos à ferramenta de assinatura digital, o Ábaris fornece a melhor opção do mercado em tecnologia de gestão em documentos, transformando os processos e facilitando o dia a dia de colaboradores e clientes.

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