Agile cloud: a importância dos sistemas em nuvem na gestão de documentos

As organizações  estão sempre em busca de uma operação enxuta, eficiente e contínua, sem esperas e fricções. Será a infraestrutura o meio para elas alcançarem isso? Para muitos, a resposta é sim. A infraestrutura é vista como essencial para as operações para 84% dos entrevistados pela Harvard Business Review, na pesquisa Analytics Services. Para 79%, ela está na base do crescimento. É dessa visão que surge o conceito de agile cloud.

Agile cloud é a infraestrutura desenhada e implementada para proporcionar:

• melhorias nas operações;
• uso de dados na tomada de decisão;
• mais segurança;
• capacidade de se ajustar rapidamente a mudanças;
• melhor experiência de colaboradores, como trabalho remoto e híbrido;
• capacidade de desenvolver novos modelos de negócio;
• escalabilidade e flexibilidade;
• sistemas confiáveis e resilientes;
• aceleração da transformação digital;
• redução de custos de tecnologias; e
• acesso a novas tecnologias.

Mas por que a cloud é agile? Neste artigo, para mostrar a importância da nuvem, você vai ver quais as vantagens de contar com sistemas em nuvem e, ainda, qual a relevância de uma solução cloud para a gestão de documentos.

Vantagens de contar com um sistema em nuvem

É comum que a cloud seja vista apenas como um outro tipo de infraestrutura, um substituto para os data centers. Mas ela é mais do que infraestrutura. É uma mudança radical em modelos de negócio: além de poder de processamento, a cloud permite que as empresas respondam às mudanças de forma criativa e rápida, com baixo risco. 

Isso significa que as empresas podem usar a cloud para ser mais eficientes, mais data-driven, ampliar seus modelos de negócio, melhorar suas interações com clientes e inovar. A cloud está dando apoio a estratégias de negócio e para o crescimento das organizações.

Na base dessas habilidades estão algumas vantagens inerentes aos sistemas em nuvem. Veja quais são:

• Custos iniciais menores

Os sistemas em nuvem são assinados por meio de planos, logo têm custos previsíveis ao longo do tempo. Softwares on-premise vão envolver a aquisição do software, do hardware para rodá-lo e da equipe para manter a infraestrutura. Isso eleva os custos iniciais, ainda que diminua ao longo do tempo.

• Maior produtividade para a equipe de TI

Como o software é hospedado na infraestrutura de um provedor externo, a equipe de TI não precisa se preocupar com manutenções de hardware, backup de dados, storage e recuperação de desastres. A infraestrutura é mantida e melhorada pelo provedor, que tem no seu core esse negócio.

• Segurança de acesso

A segurança dos data centers dos provedores costuma ser superior à adotada nos data centers on-premise. Isso tem a ver com a escala. Uma vez que estão imersos na área de infraestrutura, eles mantêm especialistas, assim como as melhores práticas em segurança. Na infraestrutura interna, caberá à organização garantir toda a segurança de seus sistemas.

• Possibilidade de trabalho remoto

Um sistema em cloud pode ser acessado a qualquer momento, de qualquer lugar e de qualquer dispositivo, por meio de um navegador. Essa acessibilidade torna a opção determinante para empresas que mantêm equipes remotas. 

• Evita perda de arquivos

Os provedores cloud operam com infraestruturas redundantes, backups de dados e políticas de data recovery, o que evita a perda de arquivos no caso de falhas ou problemas com os servidores.

• Sistema sempre atualizado

Além de não ficarem sob a responsabilidade da sua TI interna, melhorias e evoluções em sistemas cloud têm ciclos muito mais curtos, já que não precisam ser instaladas em um servidor on-premise e em dispositivos dos usuários. 

• Agilidade nos processos

Com melhorias constantes, sistemas cloud são flexíveis, permitindo agilidade na resolução de gaps em processos e na resposta a mudanças no ambiente de negócios. Sistemas em nuvem também estão ligados à modernização do ecossistema tecnológico da organização.

Gestão de documentos com um sistema cloud

Todas as vantagens de um sistema cloud se aplicam aos sistemas de gestão eletrônica de documentos, como o Ábaris.

O Ábaris é uma plataforma 100% cloud para gestão de documentos com Portal  de Assinatura Digital integrado. Sendo um SaaS – software as a service, se integra facilmente aos sistemas que as organizações já utilizam em seus processos. Com ele, todo o fluxo de documentos pode ser digitalizado: criação, digitalização de documentos físicos, formalização, trâmite e arquivamento.

Assim, além de todos os benefícios da nuvem, a organização torna a gestão de documentos sem papel de ponta a ponta, em conformidade com a legislação, com validade jurídica e segurança. 

Leia também: Plataforma de gestão de documentos: 5 dicas para contratar o melhor sistema

Agile cloud: leve esse conceito para a gestão de seus documentos

As organizações estão vivenciando de maneira profunda duas transformações que se entrelaçam: a digital e a cloud. Ambas vêm para responder às necessidades de negócio, que mudam rápido, mas principalmente para gerar valor para um consumidor que também modificou seu comportamento e suas expectativas.

A transformação digital busca na tecnologia uma forma de criar processos mais enxutos, contínuos, rápidos e eficientes. A gestão eletrônica de documentos é um exemplo disso. Ela mantém o processo todo em um lugar só, eliminando etapas que geram esperas (como assinatura física) e desperdícios (como impressões e envio de documentos pelos correios). 

A transformação cloud, por sua vez, é a forma de garantir essa agilidade, seja em soluções internas, seja SaaS. Ao mesmo tempo que ela livra a empresa do compromisso com uma infraestrutura interna, ela oferece o que há de melhor no segmento. Mais que isso, ela oferece recursos para uma inovação contínua, com o menor risco possível.

Boa parte das organizações está em algum estágio da migração de seus sistemas para o digital e para a cloud. Naturalmente, ao adquirir uma nova solução, elas vão privilegiar a nuvem, mesmo que ela tenha que se conectar com sistemas on-premise.

Se você trabalha com grande volume de documentos, está na hora de digitalizar a gestão da informação  e de rodar essa operação em uma solução cloud. Fale com um especialista Ábaris.