O que determina a tabela de temporalidade documental?

A tabela de temporalidade documental (TTD) é uma das ferramentas mais importantes para a gestão de documentos em empresas públicas e privadas. Além de facilitar a busca de documentos, a TTD indica o período que determinado arquivo deve ser armazenado e o que deve ser feito quando esse prazo terminar. A tabela também contribui para a otimização de processos, eliminação do uso de papel e redução de custos, pois impulsiona a transformação digital nas empresas através da digitalização de documentos.

Neste post,  entenda o que a tabela de temporalidade documental determina, saiba como montá-la e quais empresas devem utilizá-la. Acompanhe!

Tabela de temporalidade documental (TTD): o que é, o que determina e como montá-la

A tabela de temporalidade documental (TTD) é uma ferramenta de gestão de documentos que, após aprovada pela autoridade competente — o Arquivo Nacional  do Ministério da Justiça —, estabelece informações sobre o ciclo de vida, período de guarda, frequência de utilização e destinação final de documentos. A partir da sua consulta, é possível evitar a eliminação incorreta de documentos e o armazenamento de arquivos não mais necessários para a empresa.

Veja o que a TTD determina:

• Prazos e condições para a guarda de documentos;
• Destinação e prazos de transferência, mudança de suporte, eliminação e recolhimento de documentos.
  

Por ser um instrumento dinâmico, a TTD precisa ser acompanhada por uma equipe para que seja periodicamente atualizada, considerando eventuais novos conjuntos documentais produzidos e alterações de legislação.

Como montar uma tabela de temporalidade documental

A TTD é regulada pelo Arquivo Nacional, mas é de responsabilidade de cada empresa a sua criação. Por isso, o primeiro passo é definir uma comissão para responsabilizar-se pela gestão de documentos. Esse grupo deve elaborar projetos, implantar processos e softwares para tornar o controle de documentos mais eficiente e produtivo.

A elaboração da TTD deve considerar as demandas do seu negócio, por isso não existe um único modelo aplicável a todas as organizações. No entanto, cinco princípios básicos — cada um representando uma coluna na tabela — devem integrar qualquer TTD:

1. Item documental

Representa o tipo de documento analisado — contrato de prestação de serviços, folhas de pagamento, prontuário do paciente, histórico escolar do aluno ou qualquer outro tipo de documento que sua organização gerencia.

2. Ciclo de vida

Período que o documento deve permanecer sob a guarda da organização. Refere-se a três etapas ou idades:

• Corrente: documento utilizado com frequência;
• Intermediária: documento utilizado com menos frequência, mas que deve ser armazenado por segurança;
• Permanente: documento pouco utilizado, porém de conteúdo relevante para a empresa, por isso ainda não pode ser descartado.

3. Frequência de uso

Quantidade de vezes que um documento é acessado na empresa. É dividida em três categorias:

• Alta: documentos acessados a todo momento, como comprovante de pagamento de cliente;
• Média: documentos acessados esporadicamente, como atestados médicos;
• Baixa: documentos pouco utilizados, como histórico escolar de um aluno que já se formou na instituição.

4. Prazo de guarda

Os documentos possuem diferentes prazos de guarda definidos por lei, por isso é interessante contar com o apoio jurídico para elaborar esse item da sua tabela de temporalidade documental. Comprovantes de pagamento de  mensalidade escolar, por exemplo, devem ser guardados por 5 anos.

5.  Destinação final

Quando concluiu seu ciclo de vida, os documentos devem seguir um destino específico. Entre os destinos finais possíveis, estão:

• Arquivo inativo;
• Digitalização;
• Armazenamento em microfilme;
• Eliminação.

Quais empresas podem adotar a tabela de temporalidade

Empresas públicas e privadas, de qualquer segmento, devem utilizar a TTD, principalmente se lidam com um grande volume de documentos.

Instituições de ensino superior (IES), por exemplo, podem otimizar a gestão do acervo acadêmico com a tabela. Setores de RH podem facilitar a gestão de documentos de candidatos e de processos recorrentes, como férias de colaboradores. Organizações financeiras que, cotidianamente, precisam gerir a entrada de documentos fiscais, solicitações de empréstimos, contas a pagar e a receber, também se beneficiam da ferramenta.

Principais benefícios da TTD

A TTD é  um instrumento de gestão essencial para disciplinar e controlar o processo de produção de documentos, supervisionar o descarte de documentos,  organizar a produção e o trâmite documental, e estabelecer prazos de guarda, tempos de arquivamentos e destinação dos documentos de forma legal. Assim, as empresas eliminam erros na gestão documental e evitam prejuízos financeiros.

Veja os principais benefícios da TTD:

• Agilidade na busca e recuperação de informações;
• Segurança no armazenamento de documentos;
• Redução dos gastos operacionais e do espaço físico para armazenamento de documentos;
• Melhor definição de processos relacionados ao ciclo de vida dos arquivos;
• Maior eficiência na gestão documental.

A TTD é fundamental para a transformação digital das empresas

Organizações inovadoras do setor de educação, serviços financeiros, saúde, varejo, indústria e serviços, estão investindo na transformação digital para otimizar seus resultados e a gestão de documentos. 

Soluções de gestão de conteúdos, como o Ábaris, estão ajudando as empresas a digitalizar grandes volumes de documentos de forma rápida. Com isso, estão facilitando a busca de documentos e informações, elevando o nível de controle e segurança dos acessos e, ainda, reduzindo os custos com espaços físicos para armazenamento, já que os arquivos são alocados na nuvem.

A tabela de temporalidade documental complementa, portanto, a gestão de documentos digitalizados e já criados em ambiente digital, impulsionando a consolidação de uma cultura inovadora nas empresas e o atendimento aos requisitos legais.

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