Admissão Digital: melhore a experiência dos seus colaboradores

Com a consolidação da migração de todas as etapas do processo de recrutamento e seleção, assim como o próprio trabalho, para o remoto ou híbrido, a admissão digital de um novo profissional da empresa é uma consequência natural. 

As vantagens para o RH e para o novo funcionário são muitas e sentidas rapidamente: economia de tempo, redução de papel, segurança no armazenamento dos documentos, melhora da experiência do novo colaborador, entre outras. 

No entanto, fazer uma admissão digital que proporcione essas vantagens, pode ser desafiador. A quantidade de documentos envolvida no processo de admissão é notoriamente alta, por exemplo, e até em grandes empresas a formalização da contratação é ainda feita  toda em papel. 

Deseja aprender como melhorar a experiência dos seus novos colaboradores? Neste artigo, damos algumas recomendações para quem considera dar esse passo no processo de digitalização do RH. 

5 ferramentas para melhorar a experiência dos novos colaboradores na admissão

O fluxo de admissão de um novo funcionário é ainda essencialmente burocrático. Então, nem todas as suas etapas poderão ser digitalizadas em sua completude, mesmo que a empresa queira. Há ainda o fato de não ser um processo exclusivamente interno, mas envolver outras partes. Questões como exame médico e os Atestados de Saúde Ocupacional, por exemplo, ainda não podem ser feitas no digital. 

Então, de que maneiras é possível melhorar ao máximo essa experiência de admissão digital? Abaixo, listamos algumas soluções que as empresas já podem utilizar para diminuir as fricções desse processo.

1- Documentação digital

A exigência de entrega de cópias físicas de documentos e formulários para o processo de admissão é a primeira fase que você pode mudar. Nem o candidato precisa ir e vir com documentos, nem a empresa manter esse volume de papel dentro de suas instalações. 

Você pode solicitar versões com digitalização simples – scanner ou foto – de todos os documentos e permitir o envio por e-mail. Esse arquivo pode ser facilmente organizado na nuvem por meio de softwares de gestão de conteúdos (ECM)

Ainda assim, alguns documentos do ato de contratação vão permanecer na versão física. Esse é o caso do atestado de saúde ocupacional. Para fins de pesquisa, os originais poderão ser digitalizados e armazenados com a documentação restante, mas jamais substituirão os originais.

2- OCR – Reconhecimento Ótico de Caracteres

Assim que a empresa recebe os documentos escaneados do novo colaborador, a extração e registro dos dados do profissional podem ser feitas automaticamente e registradas no sistema da empresa. Essa é outra etapa da admissão que pode ser digitalizada.

Usando tecnologias como OCR – reconhecimento ótico de caracteres- independentemente de os documentos terem sido escaneados ou fotografados – é possível reconhecer os caracteres, capturar a informação, transformá-la em texto e, depois, em sentenças, como no original. 

Isso facilita a vida dos profissionais de RH que não têm que digitar dado por dado, bem como, podem facilmente consultar posteriormente, as informações de todo o seu quadro de colaboradores. 

Assim, as informações necessárias para o registro do novo profissional podem ser automaticamente extraídas dos documentos e registradas nos sistemas internos. Mas, para isso, você vai precisar de outra tecnologia.

3- RPA – Automação Robótica de Processos

Com uma RPA, o processo manual, repetitivo e sujeito a erros de coleta de dados e de preenchimento do sistema fica completamente automatizado. A tecnologia é capaz de executar tarefas baseadas em regras, sem a necessidade de intervenção humana.

4- Motor de regras 

A equipe de RH também não precisa ficar conferindo documento a documento, verificando se está tudo em conformidade com as exigências da admissão. Por meio de motor de regras, ela utiliza os dados analisados para indicar se o kit do colaborador pode ser aceito ou se existe pendência a ser sanada. 

5- Software de assinatura digital

Para a assinatura do contrato de trabalho e de documentos como termo de confidencialidade, recebimento de equipamentos e outros, um software com portal de assinatura digital será uma virada de chave. Não só pela assinatura em si, como também pelo controle maior sobre o processo de assinatura.

A tecnologia é válida legalmente assim como a assinatura de próprio punho e, no caso de empresas, a formalização de um contrato de trabalho pode ser feita tanto com uma assinatura eletrônica (sem certificado digital), como a  assinatura com certificado digital ICP-Brasil, desde que acordado entre ambas as partes.

Admissão digital: transforme a burocracia em um processo enxuto

A admissão é naturalmente burocrática e toma muito tempo, tanto do candidato quanto da equipe de RH. A busca por soluções que melhorem essa experiência tem garantido benefícios para ambos os lados, como menor tempo de admissão, mais visibilidade e controle sobre o processo, economia, menos erros e, o que mais interessa, melhor experiência para o candidato.

Como a sua empresa tem lidado com o processo de admissão? Quais etapas já foram digitalizadas e, com base nas ideias acima, quais os próximos passos que ela pode dar?

Conheça nossa solução Ábaris e como podemos auxiliar o RH no processo de admissão digital. 

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