Acervo Acadêmico Digital: como se adequar as normativas do MEC e suas vantagens

Tiago Muriel – Diretor de Negócios da CONSAE

Acervo Acadêmico Digital: a corrida das Instituições de Ensino Superior rumo aos meios eletrônicos

O acervo acadêmico digital, fazendo transposição de procedimentos, processos e documentos acadêmicos para o meio digital é um entendimento antigo da CONSAE (Consultoria em Assuntos Educacionais). Esta técnica é foco de estudos e trabalhos realizados pelo escritório há quase 20 anos para mais de 120 Instituições de Ensino Superior (IES) em todas as regiões do país.

Este processo de digitalização do acervo acadêmico, foi impulsionado pelo Decreto nº 9.235/17 e pela Portaria 315 do MEC, sendo alterado pela portaria 332/20. A norma publicadas reafirmam um direcionamento do Ministério da Educação (MEC) sobre o novo formato digitalizado.

Entenda o Decreto nº 9.235/17 e as Portarias MEC 315/18 e 332/20

Indicativos da virtualização do acervo acadêmico

A primeira vez que o MEC deu um indicativo de que caminharia para a virtualização do acervo acadêmico digital foi em 1990. Naquela época, já apresentava números gigantescos e se apresentava como um desafio para todas as IES (Instituições de Ensino Superior) do país.

Posteriormente, em 2007, a Portaria Normativa nº 40 instituiu o e-MEC, uma base de dados que faz uso de certificação digital para validar juridicamente os documentos e atos praticados em meio digital. 

Foi aí que a certificação digital se expandiu e sua utilização ultrapassou os setores tributários e contábeis das IES de todo o país passando a contribuir na gestão de documentos e processos de alunos do ensino superior.

Já em 2013 vieram as Portarias nº 1.224 e 1.261 mostrando que o MEC não havia esquecido o assunto e que as IES deveriam continuar sua caminhada no sentido de manutenção de seus acervos de forma a adequá-los às novas tecnologias disponíveis.

Os volumes apresentados pelas Instituições de Ensino Superior em 2013 eram impensáveis em 1990, por mais otimista que fosse a previsão de crescimento do setor.

Diante deste cenário de quase três décadas de apontamentos realizados pelo Ministério da Educação, não houve surpresa para o CONSAE. Com isso, o artigo 21, inciso VIII, do Decreto nº 9.235, de dezembro de 2017, incluiu ao Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) a obrigatoriedade de um projeto de acervo digital.

Prazos para a virtualização

No ano de 2017, por meio do artigo 42 da Portaria Normativa nº 22, estabeleceu-se um prazo de 24 meses para que todos os acervos acadêmicos das IES fossem transportados para o meio digital com o uso de tecnologias que garantam a integridade, a autenticidade, a confiabilidade e a duração da informação em meio digital.

Em abril de 2018, tivemos com a publicação da Portaria nº 315 que revoga a Portaria Normativa nº 22, mas reafirma as obrigações e prazos estabelecidos para o projeto de acervo acadêmico digital. O prazo passa a ser abril de 2020.

Novo prazo para a virtualização do acervo acadêmico

No dia 13 de março de 2020, houve uma alteração no texto por meio da Portaria 332/20 que diz:

“Art. 45. Nos termos do art. 104 do Decreto nº 9.235, de 2017, os documentos e as informações que compõem o acervo acadêmico, independente da fase em que se encontrem ou de sua destinação final, conforme Código e Tabela aprovados pela Portaria AN/MJ nº 92, de 2011, deverão ser convertidos para o meio digital, no prazo de quarenta e oito meses, de modo que a conversão e preservação dos documentos obedeçam aos seguintes critérios:” Fonte: ABMES (Associação Brasileira de Ensino Superior)

Desta forma, após a alteração no texto do Art. 45 da Portaria 332/20, entende-se que novo prazo de implementação do Acervo Acadêmico Digital nas Instituições de Ensino Superior (IES) é 48 meses, ou seja termina dia 05/04/2022.

Aproveite o prazo estendido: inicie seu planejamento de virtualização do acervo acadêmico digital.

Se pensarmos apenas nos próximos meses temos a sensação que será um período de muito trabalho para as IES, mas com um bom projeto, boas ferramentas, bom treinamento das pessoas envolvidas, é uma tarefa perfeitamente viável, desde que as Instituições de Ensino se movimentem de forma rápida no atendimento das referidas normas.

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No final, é importante se adequar e estar de olho nas mudanças que visam a implantação de uma Secretaria Acadêmica Digital (SeAD) nas IES de todo o país.

Conheça as vantagens de um acervo acadêmico digital

A obrigatoriedade da virtualização do acervo acadêmico digital se faz para todas as instituições de ensino superior, porém, isso não quer dizer que seja algo danoso para IES. As inúmeras vantagens da automação e digitalização de processos é vista não só para a instituição, mas também para alunos e funcionários que irão lidar diretamente com o sistema digital. Confira:

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