Sistema de automação: por que uma solução personalizada é melhor para sua empresa

O sistema de automação é a resposta para um dos maiores desafios enfrentados por quem lidera negócios hoje: acompanhar a velocidade das mudanças do mercado e dos desejos dos clientes. 

Com a concorrência cada vez mais intensa e as necessidades do público mudando sem parar, as empresas precisam ganhar eficiência, reduzir erros e se adaptar rapidamente. É aí que automatizar processos de maneira personalizada faz toda a diferença, permitindo aos líderes ter mais controle, agilidade e foco no que realmente importa.

E você, quer deixar o seu dia a dia mais produtivo, inteligente e livre de complicações? Então vem descobrir o que é um sistema de automação, entender por que uma opção personalizada faz tanta diferença na rotina das empresas e conferir todos os benefícios na prática. 

O que é automação de processos?

Automatizar processos significa utilizar ferramentas tecnológicas e soluções digitais para executar automaticamente atividades repetitivas nas empresas. 

O objetivo é otimizar tarefas essenciais, como fabricação de produtos, gestão de colaboradores ou atendimento ao público, garantindo eficiência operacional e auxiliando a empresa a atingir resultados estratégicos.

O que é sistema de automação?

Um sistema de automação é um conjunto organizado de tecnologias, como softwares, ferramentas e integrações, projetado para automatizar processos em uma empresa. 

Em outras palavras, ele funciona como um “motor invisível” que executa tarefas repetitivas ou complexas de maneira automática, sem a necessidade de intervenção humana constante.

Esses sistemas costumam ser padronizados, o que significa serem criados para atender às necessidades comuns de diversos negócios, focando em áreas específicas como financeiro, logística, vendas ou recursos humanos. 

No entanto, justamente por seguirem um padrão, podem apresentar limitações para empresas que têm processos mais complexos ou diferenciados.

Imagine, por exemplo, uma plataforma que gera automaticamente notas fiscais ou controla o estoque de uma loja virtual. Essas funcionalidades são extremamente valiosas para otimizar o dia a dia operacional, mas talvez não consigam acompanhar nuances específicas do seu modelo de negócio, caso não sejam adaptadas.

Tipos de automação

A automação de processos pode se apresentar de diferentes maneiras, cada uma com suas características e aplicabilidades específicas. Vamos entender os principais tipos:

• Automação Robótica (RPA): são robôs digitais que realizam tarefas repetitivas e manuais, como preencher formulários, inserir dados e responder dúvidas simples. É ideal para reduzir erros e liberar tempo da equipe.
• Automação de Processos de Negócios (BPA): vai além das tarefas simples, automatizando processos complexos e integrando diversos sistemas em uma empresa. Exemplos incluem gestão de estoque, CRM e planejamento financeiro.
• Automação Digital (DPA): combina tecnologias como Inteligência Artificial, aprendizado de máquina e automação robótica para digitalizar e melhorar processos completos. O foco é aumentar a eficiência, oferecer melhores experiências ao cliente e tomar decisões baseadas em dados.
• Automação de Fluxos de Trabalho (Workflow): organiza e automatiza a sequência das tarefas, facilitando a colaboração entre áreas diferentes. Pode incluir desde aprovações básicas até processos operacionais mais detalhados.
• Automação com IA e Machine Learning: utiliza tecnologias inteligentes que aprendem padrões, adaptam-se a novos cenários e auxiliam decisões mais complexas. Alguns exemplos práticos são chatbots, reconhecimento facial ou de voz e análises preditivas.

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Tipos de sistemas de automação

Quando falamos em sistemas de automação, é importante entender que existem diferentes soluções no mercado, cada uma pensada para atender a uma necessidade específica de organizações de todos os portes e segmentos. Confira as principais:

Enterprise Resource Planning (ERP)

Trata-se de um sistema integrado que centraliza as informações de diversas áreas da empresa — como financeiro, vendas, estoque e RH — em um único ambiente. Isso facilita a troca de dados entre setores e torna a gestão muito mais eficiente. É bastante indicado para organizações que buscam mais controle e integração interna.

Robotic Process Automation (RPA)

Com as ferramentas de RPA, é possível configurar “robôs” para realizar tarefas operacionais repetitivas, como preencher sistemas, atualizar cadastros ou realizar extração de dados. Elas são muito úteis para reduzir erros manuais e liberar o time para tarefas de maior valor.

Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR)

O OCR transforma textos impressos ou escritos à mão em informações digitais. É útil para empresas que lidam com muitos documentos físicos, ajudando desde a digitalização de notas fiscais até registros médicos ou placas de veículos.

Processamento Inteligente de Documentos (IDP)

Utiliza IA e aprendizado de máquina combinados ao OCR para extrair, interpretar e organizar dados não estruturados de documentos diversos. O IDP automatiza fluxos complexos como processos de empréstimos, seguros ou admissões de funcionários, agilizando decisões com maior precisão.

Soluções de Onboarding Digital

O onboarding digital automatiza e otimiza o processo de entrada de novos clientes e colaboradores, integrando análise documental, validação de dados e ativação de serviços de forma 100% digital. Isso torna o processo mais rápido, seguro e fluido, melhorando a experiência dos usuários.

Cada tipo de sistema pode trazer ganhos expressivos, mas a escolha ideal depende dos objetivos estratégicos da sua empresa e do quanto a solução se adapta à sua realidade. 

Sistema de automação vs. Solução de automação personalizada

Embora um sistema de automação pronto seja ótimo para demandas padronizadas, ele pode não atender as especificidades e complexidades do seu negócio.

Já uma solução de automação personalizada é moldada sob medida para a realidade da sua empresa, considerando integrações, fluxos de trabalho e necessidades específicas.

Entre as vantagens da personalização estão:

• Maior flexibilidade e escalabilidade;
• Integração real com os sistemas existentes;
• Redução de retrabalho e aumento da eficiência;
• Melhor aproveitamento de recursos internos.

O que pode ser automatizado na sua empresa

Os sistemas de automação oferecem oportunidades de otimizar diversas áreas dentro de uma empresa. 

Um dos exemplos mais comuns é a emissão de notas fiscais eletrônicas, uma tarefa que exige precisão e agilidade para atender às exigências fiscais. Com a automação, esse processo é realizado de forma rápida e segura, minimizando erros e retrabalhos.

Outro ponto-chave é a emissão de boletos e gestão de cobranças, que pode ser automatizada para garantir mais organização financeira e melhorar o fluxo de caixa. No setor de estoques, sistemas de automação monitoram entradas e saídas em tempo real, evitando perdas, rupturas e melhorando o atendimento ao cliente.

Na gestão de atividades, ferramentas automatizadas permitem acompanhar tarefas, prazos e responsabilidades, tornando a operação mais transparente e eficiente. Na logística, é possível automatizar desde o rastreamento de entregas até a otimização de rotas de transporte, aumentando a rapidez e reduzindo custos.

A coleta e análise de dados também se beneficiam muito da automação. Com soluções adequadas, é possível captar informações relevantes de diversas fontes, consolidar relatórios em poucos cliques e gerar insights estratégicos para tomada de decisão.

Por fim, no setor financeiro, processos como conciliação bancária, pagamentos e análise de crédito podem ser automatizados para aumentar a precisão, reduzir riscos e liberar os times para ações mais analíticas.

Benefícios da automação de processos

Investir na automação de processos personalizada vai muito além de simplesmente tornar tarefas manuais mais rápidas. 

Ela pode transformar a forma como a sua empresa opera, trazendo ganhos reais de produtividade, qualidade e competitividade. Além de outras vantagens:

• Aumento de produtividade: ao automatizar tarefas repetitivas, sua equipe pode dedicar mais tempo a atividades estratégicas e criativas, elevando o rendimento geral.
• Redução de erros humanos: sistemas automatizados seguem regras programadas, minimizando falhas que poderiam ocorrer devido à distração ou cansaço.
• Ganho de agilidade nas operações: processos que antes demoravam horas ou dias passam a ser realizados em minutos, aumentando a capacidade de resposta da empresa.
• Melhoria na experiência do cliente: um atendimento mais rápido, preciso e eficiente gera clientes mais satisfeitos e fiéis.
• Maior segurança das informações: sistemas automatizados ajudam a garantir o armazenamento correto e o acesso controlado a dados sensíveis, reduzindo riscos de extravios ou vazamentos.

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Sabemos que processos padronizados nem sempre são suficientes para sustentar o crescimento e a competitividade que o mercado exige. É por isso que aqui na Stoque, oferecemos soluções de automação personalizadas, desenvolvidas para atender às especificidades de cada empresa. 

Isso porque uma solução personalizada permite maior flexibilidade, integração real com sistemas existentes, redução de retrabalho e otimização de recursos internos. 

Um dos nossos principais destaques é o Onboarding Digital, uma solução que automatiza e otimiza a entrada de novos clientes e colaboradores, reduzindo etapas manuais, aumentando a segurança e proporcionando uma experiência de usuário ágil e inovadora.

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