Conquiste mercado investindo na automação de back office

Com o intuito de acompanhar as aceleradas mudanças do mercado, as instituições têm apostado cada vez mais em softwares e modelos operacionais com uma grande capacidade de aprimorar o desempenho, a produtividade e o dia a dia do negócio. Há algum tempo, as instituições financeiras vêm investindo na automação de back office, uma estratégia que promove um aumento na satisfação dos clientes, assim como uma maior velocidade na operação e na qualidade da entrega dos resultados.

Neste artigo, você irá entender como a experiência “da porta para dentro” pode auxiliar a sua empresa a potencializar os processos operacionais e conquistar mercado.  Acompanhe a leitura!

A importância da automação de back office nas empresas

Quando o assunto é desempenho nas organizações, o back office fornece todo o suporte e apoio necessário no funcionamento das demandas operacionais do negócio: desde solucionar problemas corriqueiros, como emissão de notas fiscais e análise de cadastros até a implementação de processos que auxiliam na redução de falhas e na otimização do tempo.

A partir disso, uma pesquisa da McKinsey Global Institute sobre automação, realizada em 2018, apontou que 75% das organizações respondentes, já haviam embarcado em uma jornada de automação ou planejavam fazê-lo no ano seguinte. Confira abaixo demais dados referentes à pesquisa de automação:

• 16% das organizações: estavam ganhando escala em diferentes áreas do negócio;
• 13% das organizações: ao menos uma função ou unidade de negócio estava totalmente automatizada;
• 18% das organizações: planejavam implementar no ano seguinte;
• 28% das organizações: estavam realizando um piloto;
• 20% das organizações: não tinham plano de automatizar;
• 5% das organizações: não sabiam.

Esses dados mostram o quanto a automação de back office já era um processo pensado pelas organizações internacionais há alguns anos, tendo se aprimorado e ganhando reconhecimento ao longo de todas as transformações digitais.

Por ser um setor tão fundamental, investir na tecnologia dos processos com automação, apresenta tanto um retorno financeiro quanto na produtividade e nos processos administrativos. Alguns dos principais benefícios envolvem:

• Menos burocracias – afinal, atividades como preenchimento de formulários ou mudanças nos protocolos de atendimento, por exemplo, são simplificadas;
• Agilidade nos serviços – pesquisa de dados, criação de planilhas e relatórios, pesquisa de dados, compartilhamento de informações, entre outros;
• Custos operacionais reduzidos;
• Visibilidade dos processos;
• Acesso mais ágil à informação;
• Indicadores de desempenho em tempo real.

Por fim, a automação também é um processo que se destaca principalmente pelo fato de a produtividade minimizar a demanda por horas extras, e aprimorar contratos temporários. 

Ainda segundo a McKinsey, a redução de custos operacionais pode chegar a 60% com a automação de processos.

A base do back office do futuro: automação inteligente

Tecnologias como RPA e IA têm se mostrado excelentes vias para apoiar iniciativas de transformação. Além de exercer uma verdadeira influência na automação de back office, também proporcionam tempos de resposta mais curtos e maior produtividade. A IA permite a automação de processos de ponta a ponta e acelera esse processo de transformação digital.

Através dessas tecnologias é possível aplicar recursos como visão computacional, lógica difusa, processamento de linguagem natural, procedimentos e análise de desempenho.

Apesar de não ser novidade que a automatização de processos operacionais é uma virada de chave essencial no sucesso do negócio, ainda há grandes esforços no que diz respeito à redefinição e transição dos processos das empresas. 

Uma pesquisa realizada pela Automation Anywhere, observou que 60% das fontes de insatisfação do cliente se originaram no back office. Estima-se também que 10-20% de todos os volumes de transações em um contact center são resultado de problemas de execução no back office.

Esses dados mostram que processos ineficientes do back office impactam tanto na satisfação do cliente quanto na produtividade. Sendo assim, combinar o RPA com a IA expande ainda mais as possibilidades de automação back office, auxiliando também nas tomadas de decisão e nas etapas de cada processo.

Como a automação de back office auxilia sua empresa a conquistar mercado: veja 4 atividades que podem ser automatizadas

1. Finanças e contabilidade – contas a receber

Essa é uma área repleta de atividades manuais e demoradas. Os funcionários frequentemente inserem no sistema os dados de compras recebidas de maneira manual, sendo assim, um processo demorado e sujeito a erros. 

A automação inteligente pode auxiliar nesse processo, facilitando tarefas como: processamento de pedidos, atendimento, faturamento e alocação de caixa.

1. Recursos Humanos (RH): gestão de dados dos funcionários

A gestão de dados de funcionários é uma das operações de maior volume do setor de RH. De acordo com um estudo realizado pela Global Human Capital Trends de 2017 da Deloitte, 22% das empresas de RH de maior desempenho estão adotando ou adotaram a automação, enquanto apenas 6% das organizações de menor desempenho o fizeram.

A automação pode ajudar no fluxo de trabalho dos funcionários e também na integração de equipes e departamentos. Tudo isso feito de maneira ágil, de forma a otimizar o tempo da equipe.

1. Recursos Humanos (RH): integração de novos funcionários

A chegada de novos funcionários é um processo que normalmente requer processos manuais, como preenchimentos de formulários, envio de alertas e diferentes informações de banco de dados.

Nesse processo, a IA pode colaborar conduzindo um processo de onboarding digital, recolhendo documentos, salvando-os em um sistema ECM, indexando as informações, identificando inconsistências, gerando economia de tempo e redução de erros, fazendo com que o funcionário do departamento pessoal possa se dedicar a outras iniciativas estratégicas, ao invés da papelada.

1. Tecnologia da Informação: Service Desk 

O service desk de TI deve auxiliar na resolução dos problemas através de uma automação e análise inteligente, a fim de evitar problemas na infraestrutura, rede, etc e gerar melhores resoluções nos processos.

A automação inteligente pode ajudar a TI a garantir a continuidade dos negócios. Isso inclui tanto processos que envolvem redefinição de senhas quanto outras dificuldades frequentes que podem ser acionadas por bots que resolvem esses problemas automaticamente.

Faça a implementação da automação de back office com a Stoque!

Automatizar os fluxos de trabalho e dos processos é o que fará a diferença na hora da sua empresa conquistar o mercado. 

Organizações que utilizam soluções inovadoras para entregar uma melhor experiência ao cliente, conseguem se destacar no mercado e, com a implementação da automação de back office,  há maiores chances de expandir o seu negócio.

A Stoque é especialista em automação digital full service, isto é, oferta serviços e plataformas digitais – que permitem aos clientes simplificar seus processos e impulsionar resultados de ponta a ponta. Temos diversos cases onde implementamos soluções de automação inteligente e cognitiva para potencializar o talento humano e construir operações de back office digitais.

Há duas décadas atendendo empresas em todo o Brasil, somos verdadeiros parceiros na jornada de transformação digital dos nossos clientes. Comprometidos com o resultado, usamos a tecnologia como meio para impulsionar pessoas e negócios ao seu máximo potencial.

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