Digitalização de documentos em massa​: um guia completo para potencializar o seu negócio

Apesar de parecer simples, a organização dos arquivos de uma empresa é um processo fundamental para que os processos caminhem de maneira fluida e planejada. Desde empresas que buscam otimizar o tempo e o espaço de armazenamento até aquelas que buscam ter um maior controle de acesso, a digitalização de documentos em massa traz uma série de vantagens.

Imagine a seguinte situação: seu escritório está acumulando um volume significativo de “papelada”, o que está ocupando muito espaço e também fazendo com que o tempo de um processo que poderia levar trinta minutos, está levando quase 2 horas.  A digitalização em massa seria a solução mais adequada para resolver este problema.

Neste guia, você irá entender como funciona a digitalização desses documentos em massa e como a sua empresa pode se beneficiar desse serviço.

Boa leitura!

Como funciona a digitalização de documentos em massa​?

A digitalização de documentos em massa é a maneira mais ágil, prática e segura de  converter documentos em papel em arquivos digitais legíveis e acessíveis. Através desse processo todos os documentos ficam armazenados em um mesmo local, facilitando o acesso e a centralização das informações.

E afinal, como funciona? Há sete etapas essenciais que integram o processo da digitalização de documentos em massa. São elas:

1. Consulta

Essa primeira etapa consiste na definição de uma estratégia para determinar quais são as necessidades e objetivos que o documento precisa. Cada documento que será digitalizado, passará por um processo específico de indexação e catalogação. Sendo assim, a fase inicial do processo envolve aprender sobre seus objetivos e discutir sobre os planos dos documentos.

 2. Entrega

Os documentos são entregues e armazenados em um site seguro. 

3. Preparação

Antes de começar o processo de digitalização dos arquivos, é necessário fazer uma vistoria, para que os documentos e as máquinas não sofram danos. Cada folha deve ser observada, para saber se há grampos, clipes ou qualquer outro objeto que possa atrapalhar a digitalização.

Depois da retirada desses materiais e da higienização dos documentos, eles estarão prontos para o próximo estágio: captura.

4. Captura

A captura acontece por meio do uso de scanners capazes de registrar imagens com detalhes e alta resolução. Os arquivos passam por tratamentos digitais que deixam o resultado com máxima qualidade. Depois disso, os documentos digitalizados são transformados em formatos, como PDF e JPG.

5. Controle de qualidade

Essa etapa é fundamental pois é a partir dela que é possível conferir se todos os documentos estão legíveis. Em casos de imagens comprometidas, é possível retocar ou capturar a imagem novamente, por exemplo.

6. Indexação

O estágio de indexação consiste na organização dos documentos de acordo com as recomendações necessárias. Os arquivos podem ser enviados para um software de gestão de documentos em nuvem, que pode ser acessado por qualquer pessoa que tenha um dispositivo móvel ou computador conectado à internet.

Por meio desse software, também é possível sistematizar os arquivos conforme o padrão da empresa. Algumas ferramentas do mercado, possuem ainda a funcionalidade de assinatura digital permitindo assinar digitalmente os documentos e garantindo mais integridade e segurança.

Em alguns softwares, existe a quarta etapa, a de processamento e extração de dados, feitos por meio da inteligência artificial. Desse modo, além da organização de documentos, é possível extrair métricas e padrões.

7. Gerenciamento de documentos em papel

Depois que tudo estiver salvo, podemos devolver os documentos em papel a um local acordado ou destruí-los com base nos requisitos do setor.

Se sua empresa atua no mercado de educação, baixe nosso material sobre o tema: “Digitalizei minha IES, o que faço com o arquivo físico?”

Vale ressaltar que arquivos grandes devem ser armazenados em um local ideal, normalmente na nuvem, e gerenciados por meio de um sistema de gerenciamento de conteúdo de nível empresarial. 

Os sistemas de digitalização de documentos em massa processam em média 120 páginas por minuto.

Quais empresas podem se beneficiar de serviços de digitalização em massa?

Empresas de qualquer área podem aproveitar os benefícios que a digitalização de documentos em massa proporciona, desde maior produtividade e eficiência até redução de custos.  Sendo assim, qualquer organização que tenha problemas com o grande volume de papéis é candidata ao serviço  de digitalização de documentos em massa.

Aqui na Stoque, empresas da área financeira, educacional e gráficas contam com os nossos serviços de digitalização de documentos, auxiliando em uma série de questões como:

• Acesso a documentos e informações de forma ágil e organizada, de qualquer lugar, a qualquer momento;
• Melhor experiência para os usuários, sejam clientes ou colaboradores;
• Centralização das informações, padronização de processos e redução de erros humanos;
• Redução de fraudes, perdas e extravio da informação;
• Paperless – redução de custos com arquivos físicos e impressão.

Por que utilizar a digitalização de documentos em massa é mais eficaz?

Além do fato de que os documentos podem ser acessados a qualquer hora por qualquer pessoa, através da nuvem, a digitalização em massa também traz mais praticidade à rotina das empresas e de forma segura, com o acesso de usuários autorizados,  com login e senha, fornecidos pela empresa.

Além disso, com todas as etapas de indexação e digitalização, os processos digitais são facilmente encontrados a partir de dados como palavras-chave, nome ou código.

Todo documento integra o que chamamos de fluxo de trabalho ou  workflow: uma sequência cronológica de ações que devem ser feitas para executar um projeto. Quando digitalizado em massa, mais fácil e de melhor visualização será o documento.

Qual a melhor forma de digitalizar documentos em massa?

Para digitalizar seus documentos de maneira segura e eficaz, é fundamental escolher um bom equipamento, o qual envolve questões que irão variar conforme o tipo do seu negócio e seus objetivos. Ou seja, você pode escolher tanto um scanner de maior volume quanto um equipamento multifuncional.

Também é importante ter ciência da quantidade de documentos que serão digitalizados no dia a dia, além de conhecer os formatos dos arquivos e a velocidade de digitalização. Outro ponto crucial diz respeito à disponibilidade dos equipamentos para uso em redes.

A Stoque oferece soluções de Intelligent Information Management (IIM) e Managed Print Services (MPS) que podem atender a todas as etapas do ciclo de informação corporativa. Com isso, é possível fazer captura, digitalização, armazenamento, gerenciamento e impressão de arquivos.

Principais vantagens para a sua empresa

São inúmeros os benefícios que a digitalização de documentos em massa oferece, afinal, a organização de arquivos é fundamental para garantir a eficiência operacional de uma empresa. Pense em quanto tempo a sua equipe pode ganhar ao acessar arquivos de maneira digital. Além disso, o manuseio e armazenamento dos documentos se torna muito mais seguro, pois qualquer erro ou perda de um documento físico já pode trazer muitos prejuízos à empresa.

Acompanhe a seguir alguns dos principais benefícios da digitalização de documentos em massa.

Liberação de espaço físico 

Um dos principais pontos que motivam empresas a adotar a digitalização de arquivos é a liberação de espaço físico. Todo o material em papel que antes precisava ocupar depósitos pode ser convertido em cópias digitais. Com isso, a empresa não precisa reservar mais espaço para armazenamento e pode liberar o ambiente para outras atividades.

Outro ponto é que arquivos físicos estão sujeitos a danos, como mofo e água.

Otimização de tempo

Devido à facilidade para consultar um documento, a digitalização possibilita o aumento da eficiência dos processos em uma instituição. Quando for preciso acessar um arquivo, o procedimento será feito de maneira mais simples e mais rápida. Com isso, o serviço também garantirá a otimização de tempo em uma empresa.

Acesso à consulta facilitado

Além da demora que pode levar a um funcionário buscar por um documento físico, algum documento ainda pode ser perdido no processo. Dessa forma, a digitalização de documentos soluciona esse obstáculo por conta da facilidade de acesso aos arquivos.

Em plataformas digitais, os arquivos ficam disponíveis online para os usuários autorizados, os quais podem acessá-los através de login e senha. Além disso, os documentos podem ainda, serem separados em pastas de acordo com a área e departamento da empresa. Esses pontos trazem muito mais autonomia e ganho de tempo às equipes.

Segurança da informação

Uma das principais preocupações das pessoas e das empresas atualmente é a segurança dos dados e informações. Por isso, as organizações têm buscado investir em soluções que garantam toda a segurança necessária na proteção de dados importantes e sigilosos.

A  digitalização dos documentos permite que seja feito o controle de acesso. Através de um software onde os documentos ficam armazenados, é possível determinar diferentes níveis de acesso. Desse modo, é possível definir quem deverá apenas ler ou quem poderá fazer alterações nos documentos, da mesma forma que é controlado o usuário que irá imprimir e até mesmo a quantidade de cópias feitas.

Integração de dados

O processo de digitalização de documentos centraliza a base de dados ativos e antigos para fins de comparação com mais agilidade. Bastam alguns toques no teclado para localizar de imediato aquelas informações que você precisa. Já no caso de um arquivo de documentos físicos esse processo demandaria uma busca extensa e exaustiva.

Saiba como o Ábaris pode auxiliar na digitalização de documentos do seu negócio!

Até aqui você acompanhou o quanto a digitalização de documentos em massa é uma opção viável para a segurança e praticidade de armazenamento de dados e informações, assim como para os seus respectivos acessos e consultas. 

A boa notícia é que com a Stoque isso é possível em dois formatos:

Assumimos o seu projeto de Digitalização por completo
Recolhemos todos seus documentos, digitalizamos na plataforma Ábaris de acordo com as categorias e índices definidos pela sua empresa, alocamos uma equipe de especialistas para fazer a digitalização e ainda, se sua empresa é uma Instituição de Ensino,  trazemos a assessoria CONSAE para assegurar o máximo de qualidade no projeto.

Apoiamos a sua empresa na digitalização in loco
Outra opção é fazer a digitalização na sua empresa. Locamos equipamentos, disponibilizamos software e uma  equipes de especialistas para garantir o máximo de qualidade e eficiência. 

Com a solução da Ábaris, você pode diminuir em até 75% os custos com armazenamento em espaço físico e tempo de busca. Também oferecemos benefícios como:

• Captura de documentos multicanal com extração automática de dados;
• Gestão digital da informação com total segurança;
• Gestão de processos com geração de indicadores em tempo real;
• Ferramenta de certificação e assinatura digital.

Ficou interessado em agilizar os processos da sua empresa através da digitalização de documentos, contando com o apoio da Stoque? Entre em contato com a nossa equipe e otimize o seu negócio!