Captura e indexação de documentos, como isso melhora a produtividade do seu negócio?

Seja qual for o segmento e o porte do seu negócio, a captura e indexação de documentos é indispensável para organizar e manter seguros os seus arquivos, dados e processos. Trata-se de dois procedimentos que devem ocorrer de maneira simultânea para aumentar a produtividade dos variados setores da sua empresa. 

E, caso você ainda não os conheça, vamos explicar de forma simples.

Basicamente, a captura é a ação de transformar para modo digital, o documento físico que você pretende arquivar. Já a indexação é a identificação dessa documentação por meio de tags específicas, para facilitar o acesso à informação.

Saiba que esse é um dos segredos das empresas que obtêm sucesso no atendimento aos clientes. Neste artigo, vamos apresentar a importância, os benefícios e uma solução perfeita para captura e indexação de documentos. 

Acompanhe!

A importância da captura e indexação para a gestão documental

A captura e indexação para a gestão documental é importante para que as empresas acompanhem as novas tendências e exigências do mercado, com maior produtividade, agilidade nos atendimentos e redução do uso do papel.

Fato é que, quem não entrar na era da captura e indexação de documentos ficará para trás da concorrência. Isso porque o modo tradicional de arquivar documentação é moroso, mais caro e há o risco da perda de informações valiosas. 

Sendo assim, a captura e indexação da gestão documental é fundamental para que sua empresa se mantenha atualizada, trabalhe de maneira ágil e ainda aproveite ao máximo todos os recursos disponíveis para reduções de custos e tempo.

Exemplos de aplicações da captura e indexação de documentos

Para entender melhor o que você consegue fazer com a captura e indexação de documentos vamos listar alguns exemplos. Acompanhe:

• Gerenciamento de documentos: nesse processo você faz a digitalização de todos os documentos físicos e os armazena com os digitais na nuvem;
• Gestão de conteúdo: esse gerenciamento é importante para quem precisa identificar com rapidez conteúdos como formulários, documentos, protocolos, contratos, entre outros.
• Banco de dados: nesta aplicação, você pode arquivar, por exemplo, informações de projetos, cadastro dos seus clientes, de fornecedores e relatórios de vendas.

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Benefícios das soluções de captura e indexação de documentos para os negócios

Confira os principais benefícios que a captura e indexação de documentos oferece para os negócios:

Economia de espaço

Você já deve ter percebido o tanto de espaço que as caixas de arquivo de documentos ocupam dentro das empresas. Em alguns casos é necessário alugar salas e até mesmo andares para guardar a documentação.

Com a captura e indexação de documentos não há preocupação com a ocupação de áreas específicas para arquivos. Pois, todo o material fica digitalizado e armazenado na nuvem. 

Redução de custos

O aluguel de imóveis é um dos responsáveis por onerar os custos dos produtos e serviços nas empresas. Além disso, o processo convencional de arquivamento requer a contratação de funcionários com experiência em arquivos. Sem mencionar os custos com papel, tinta e impressoras e várias pastas de documentação.

A indexação documental e a digitalização reduzem ou eliminam os custos mencionados acima. Dessa maneira, o preço final do seu produto será mais competitivo diante da concorrência.

Aumento da produtividade das equipes

Quem trabalha com a indexação documental aumenta a produtividade das equipes, afinal, ela permite a gestão eletrônica e a automação dos processos e procedimentos internos e externos da empresa.

Imagine que, com essa tecnologia, basta um simples clique para os times resolverem rapidamente demandas simples ou até mesmo complexas. Portanto, sim! Isso aumenta a produtividade. 

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Melhoria no atendimento ao cliente

Nos dias de hoje, alguns consumidores e usuários valorizam mais a qualidade do atendimento que o próprio preço do produto ou serviço. Esse é até mesmo um dos motivos que fazem as pessoas voltarem a fazer negócios com as empresas ou deixar de adquirir os produtos ou serviços.

Com a captura e indexação dos documentos, atendentes, vendedores, técnicos, entre outros colaboradores, conseguem ter acessos de imediato a informações acerca do produto e do contratante. Essa rápida ação permite a melhoria no atendimento ao cliente.

Mais segurança 

Sem garantir segurança da informação, as organizações se tornam mais suscetíveis à perdas de documentos, vazamento de dados e fraude, gerando diversos prejuízos. Com os documentos em nuvem, armazenados em uma plataforma segura, é possível determinar níveis de acesso, rastrear modificações e até mesmo garantir a legibilidade das informações por um longo tempo.

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