Gestão de notas fiscais: automatize o processo e ganhe produtividade​

Garantir o correto recebimento de uma nota fiscal eletrônica (NF-e) é fundamental para estar em conformidade com a legislação tributária e fomentar a digitalização de processos e documentos. No entanto, também é muito importante automatizar a entrada e a gestão de notas fiscais com um sistema de gestão de NFs-e. A automação contribui para reduzir fraudes, otimizar a produtividade, melhorar a comunicação e aumentar o controle financeiro e fiscal de uma empresa.

Assim, ao receber notas fiscais de fornecedores ou clientes, é possível atualizar rapidamente o ERP da sua empresa com as informações de cada nota fiscal recebida. Confira neste artigo a importância de automatizar a gestão de notas fiscais, entenda como uma plataforma robusta viabiliza e simplifica esse processo. Vamos lá?

O que é gestão de notas fiscais?

Antes de mais nada, é importante reforçar do que se trata a gestão de notas fiscais. Esse processo envolve o controle, emissão, organização e armazenamento desses documentos fiscais, com o objetivo de garantir que as obrigações tributárias sejam cumpridas de forma precisa.  Essa atividade é fundamental para empresas que precisam lidar com um grande volume de operações comerciais. E por que essa gestão é essencial?

• Conformidade legal: sem um controle adequado, há o risco de multas e penalidades.  
• Controle financeiro: ajuda a monitorar as receitas e despesas em tempo real.  
• Organização empresarial: centraliza as informações fiscais, facilitando o acesso e a consulta.

Na prática, a gestão de notas fiscais exige um sistema eficiente e processos claros para evitar erros e facilitar a auditoria interna e externa.

Principais tipos de notas fiscais

No Brasil, as notas fiscais desempenham um papel central na gestão de qualquer empresa, sendo essenciais para documentar transações e cumprir as exigências legais. Contudo, existem diversos tipos de notas fiscais, cada um com características e finalidades específicas, o que pode gerar dúvidas. Saber identificar qual tipo de nota usar em cada operação é essencial para garantir a conformidade fiscal. Além disso, evita problemas com a Receita Federal e outros órgãos reguladores.

Veja a seguir os diferentes tipos de notas fiscais e entenda como utilizá-las corretamente e de forma estratégica para o seu negócio.

1. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): amplamente usada em transações de produtos, substitui o modelo físico e facilita a comunicação com o fisco.  
2. Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e): emitida por empresas prestadoras de serviços, como escritórios de advocacia e agências de marketing.  
3. Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): voltada para vendas ao consumidor final, especialmente no varejo.  
4. Nota Fiscal de Importação: necessária para operações que envolvem a entrada de mercadorias do exterior.  
5. Nota Fiscal Avulsa: opção para pequenos negócios ou profissionais autônomos que ainda não possuem sistemas próprios para emissão de notas.  

Cada categoria de nota fiscal tem regulamentações específicas, e entender quando usar cada um é essencial para a conformidade fiscal.

Importância da gestão de notas fiscais

A gestão de notas fiscais vai muito além de uma simples formalidade legal: ela é uma ferramenta indispensável para a organização financeira e o crescimento sustentável das empresas.  Isso porque, esse processo impacta diretamente a operação, pois garante que as obrigações fiscais sejam cumpridas, evita erros e mantém a empresa protegida contra multas e penalidades.

Além disso, uma boa gestão desse processo é um diferencial competitivo, ajudando a empresa a ser mais eficiente, organizada e confiável aos olhos de clientes e parceiros. Entender a importância desse processo é essencial, não apenas para evitar complicações legais, mas também para potencializar a performance financeira e estratégica do negócio.

A seguir, entenda os principais motivos pelos quais a gestão de notas fiscais deve ser uma prioridade na rotina de uma empresa:

Cumprimento de obrigações fiscais  

A emissão correta das notas fiscais garante que a empresa esteja em conformidade com as normas tributárias, evitando multas, autuações ou complicações legais.  

Redução de custos operacionais  

Uma gestão eficiente permite identificar falhas e gargalos nos processos fiscais, como duplicidade de registros ou erros que levam ao pagamento indevido de impostos.

Decisões baseadas em dados  

Com um sistema bem gerenciado, a empresa tem acesso a relatórios detalhados sobre faturamento, despesas e margens de lucro, ajudando na tomada de decisões estratégicas.   Além disso, empresas que demonstram organização e transparência em seus processos fiscais conquistam mais confiança de seus parceiros e clientes.

Gestão de notas fiscais: como funciona o processo na prática?

A gestão de notas fiscais representa um pilar fundamental para a sustentabilidade e sucesso de qualquer empreendimento. Esse processo vai muito além de simplesmente arquivar documentos, trata-se de um conjunto formado pela conformidade fiscal, transparência financeira e eficiência operacional. A seguir vamos conhecer cada um desses aspectos.

Conformidade fiscal em foco

A gestão de notas fiscais inicia-se com a necessidade de conformidade fiscal. Manter-se atualizado e em total conformidade com as normativas tributárias vigentes é um desafio constante, mas essencial para evitar penalidades e garantir a continuidade dos negócios.  Nesse contexto, a implementação de tecnologias modernas de gestão torna-se crucial, proporcionando automação de processos e reduzindo o risco de erros humanos.

Transparência e prestação de contas

A transparência financeira é um pilar essencial da gestão de notas fiscais. Uma visão clara e acessível das transações financeiras da empresa não apenas fortalece a confiança dos stakeholders, mas também simplifica auditorias e inspeções fiscais.  Uma plataforma de gestão de notas fiscais eficiente deve oferecer relatórios detalhados e análises precisas, capacitando gestores a tomar decisões estratégicas embasadas em dados sólidos.

Eficiência operacional para desempenho excepcional

A gestão de notas fiscais não deve ser encarada como uma tarefa isolada, mas sim integrada aos processos operacionais da empresa. A automação de fluxos de trabalho nesse processo, desde a emissão até o arquivamento digital, não apenas acelera a produtividade, mas também reduz o desperdício de recursos. Ferramentas modernas de gestão oferecem funcionalidades como reconhecimento automático de dados e integração com sistemas contábeis, potencializando a eficiência operacional.

Em resumo, a gestão de notas fiscais é um elemento estratégico para o sucesso empresarial. Ao adotar uma abordagem abrangente, que engloba conformidade fiscal, transparência financeira e eficiência operacional, as empresas podem não apenas cumprir suas obrigações legais, mas também impulsionar seu desempenho e conquistar a confiança do mercado. 

Investir em tecnologias inovadoras nesta área não é apenas uma escolha assertiva, mas uma necessidade para aqueles que buscam prosperar em um ambiente empresarial dinâmico e desafiador. Fale com um de nossos especialistas e descubra como otimizar seu processo de notas fiscais

O que é integração financeira de notas fiscais?

A integração financeira de notas fiscais consiste na conexão entre o sistema de gestão de notas e outros sistemas empresariais, como contabilidade, ERP (Planejamento de Recursos Empresariais) e controle de estoque.

Benefícios da integração:

O processo de integração financeira de notas fiscais traz diversos benefícios, entre eles:

• Automação de processos: a integração elimina tarefas manuais, como, por exemplo, digitação de dados.  
• Precisão nos relatórios: dados financeiros são sincronizados em tempo real, reduzindo inconsistências.  
• Economia de tempo: permite que as equipes se concentrem em atividades estratégicas.  

Um sistema integrado melhora significativamente a eficiência operacional e ajuda a empresa a acompanhar seu desempenho financeiro de forma mais clara.

Por que investir na gestão de notas fiscais eletrônicas?

O correto recebimento de uma NF-e de entrada é essencial para atender as exigências fiscais. Além de recepcionar as notas , é preciso armazená-las com segurança e garantir sua validade — o que requer validação junto a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para saber o período fiscal de guarda que deve ser cumprido. Como as notas recebidas precisam ter suas informações inseridas no sistema interno de gestão da empresa, a recepção eficiente de notas fiscais também aumenta a transparência, a produtividade e a eficiência do processo.

Mesmo com as notas fiscais eletrônicas, muitas empresas ainda continuam efetuando a entrada de informações para o ERP de forma manual. Além disso, a escrituração é feita por meio do DANFE, o que também contribui para que o processo fique vulnerável a erros.

No processo manual, a entrada de dados ocorre via digitação e a validação também é manual e ocorre através do acesso ao site da SEFAZ ou do Portal da NF-e, para a consulta da chave de acesso, ou seja, o arquivo eletrônico é aproveitado apenas para guarda fiscal.  Com isso, várias empresas perdem a oportunidade de automatizar o processo de notas fiscais e ganhar eficiência nesse processo.

Quais os benefícios de automatizar a gestão de notas fiscais?

Ao automatizar a entrada de notas fiscais eletrônicas, as empresas podem desburocratizar esse processo, tornando-o mais ágil e produtivo. Seus colaboradores não precisam mais dedicar tanto tempo para integrar manualmente os dados das notas ao ERP. Dessa forma, além de aumentar a produtividade, também se reduz a ocorrência de erros, como o preenchimento incorreto de dados. Confira os principais benefícios de automatizar a entrada de notas fiscais:

• Aumento da produtividade: colaboradores podem se concentrar em atividades que realmente exigem intervenção humana, como no tratamento de exceções, evitando desperdício de tempo com tarefas manuais e repetitivas.
• Gestão de processos mais inteligente: ao automatizar tarefas no seu processo de notas fiscais a gestão você contribui para a melhora global dos processos da sua empresa.
• Redução dos erros: a digitação deixa de ser necessária com a automação da entrada de NFs e até os cruzamento de dados são executados pela tecnologia, reduzindo a ocorrência de erros por falha humana.
• Conformidade com a legislação tributária: quando o processo de entrada de notas passa a ser realizado pela tecnologia, o cálculo e o pagamento de impostos são feitos com mais eficiência e em menor tempo, facilitando a conformidade com a legislação.

Como automatizar a gestão de notas fiscais?

É preciso buscar uma plataforma para automatizar a entrada de notas e que ofereça recursos que facilitem sua gestão como um todo, ferramentas que irão gerir processos e assinar documentos eletrônicos. A solução deve receber automaticamente a NF-e — através de sistemas fiscais ou e-mail —, executar a entrada no ERP da empresa e originar as tarefas que precisam ser executadas dentro do fluxo, notificando cada responsável.  Nesse processo, não é necessário digitar nenhum dado, somente validar as exceções. Fale com um de nossos especialistas e otimize seus processos

Como ter uma boa gestão de notas fiscais?

Garantir uma gestão eficaz de notas fiscais é crucial para empresas que buscam não apenas atender a obrigações legais, mas também impulsionar suas operações. Aqui, destacamos cinco práticas fundamentais que podem fazer toda a diferença:

1. Software Emissor de Alto Desempenho: A Base para Eficiência Operacional

Alicerçar a gestão de notas fiscais em um software emissor de alto desempenho é essencial. Se a solução fiscal carece de capacidade de processamento e automação, a operação fica exposta a erros durante a emissão e atrasos no envio das NFes ao Fisco. Emitir documentos fiscais é apenas o ponto de partida; é crucial transformar essa obrigação em uma oportunidade para otimizar processos e superar a concorrência.

2. Armazenamento Seguro de NFes: Garantindo Autenticidade e Conformidade Legal

Os arquivos XML das Notas Fiscais eletrônicas são a prova de autenticidade do documento. De acordo com a lei, é imperativo armazená-los por, no mínimo, cinco anos. Assegure-se de que seus documentos estejam armazenados de forma segura durante esse período, evitando multas e sanções. O armazenamento adequado não apenas atende a exigências legais, mas também protege a integridade financeira da empresa.

3. Transparência Centralizada no Controle Fiscal: O Poder de Acompanhar o Ciclo de Vida da NFe

A transparência no controle fiscal é essencial para otimizar processos. A capacidade de acompanhar o ciclo de vida da NFe, desde sua geração até o eventual cancelamento, em um local centralizado, facilita correções e aprimora a compreensão de eventos relacionados. Uma ferramenta eficiente pode proporcionar essa transparência, tornando a gestão mais eficaz.

4. Automatização da Recepção do XML da NFe: Benefícios Além da Conformidade

Automatizar a recepção automática dos XMLs das notas fiscais eletrônicas emitidas contra seu CNPJ traz uma série de benefícios. Além de garantir conformidade legal, essa prática gera relatórios detalhados, assegura o armazenamento seguro de dados e apoia os setores financeiro e contábil. A automação não apenas simplifica processos, mas também reforça a prevenção contra fraudes.

5. Compliance Fiscal: A Base para a Continuidade do Negócio

Evitar autuações fiscais é crucial para o sucesso empresarial. Garantir o compliance fiscal não apenas reduz os riscos de multas e tributações, mas também contribui para a construção de uma empresa ética, protegida e transparente. Este ponto fundamental é essencial para a sustentabilidade e a boa reputação da empresa.

Como devem ser organizadas as informações em um sistema de gestão de notas fiscais?

Uma boa organização das informações em um sistema de gestão de notas fiscais é essencial para garantir eficiência, conformidade tributária e praticidade no dia a dia. Mas como estruturar esses dados de forma funcional e segura? Confira as melhores práticas a seguir:

1. Classificação:Separe as notas fiscais por tipo (compra, venda, serviços) e data de emissão. Isso facilita a consulta futura.  
2. Digitalização: Utilize sistemas na nuvem para armazenar todas as notas fiscais digitalizadas, garantindo segurança e acessibilidade.  
3. Rotinas de auditoria: Realize auditorias regulares para verificar a conformidade das informações registradas.  
4. Integração com o Fisco: Certifique-se de que o sistema esteja integrado com os órgãos tributários para envio automático de dados.  
5. Backups frequentes: Evite a perda de dados mantendo backups periódicos das informações fiscais.  

Essas práticas ajudam a empresa a manter a organização e a evitar problemas em auditorias fiscais ou análises internas.

Diferença entre nota fiscal e recibo

Muitas pessoas confundem nota fiscal com recibo, mas eles têm finalidades distintas.Nota Fiscal é um documento fiscal obrigatório que detalha uma transação comercial ou prestação de serviço. Contém informações como impostos aplicáveis, descrição do produto ou serviço e identificação das partes envolvidas.

Já o recibo serve apenas para comprovar o pagamento de uma transação. Ele não substitui a nota fiscal e não tem validade fiscal.   Um ponto importante: sempre que houver a venda de um produto ou serviço, a nota fiscal deve ser emitida para garantir a legalidade da operação. O recibo, por outro lado, é utilizado para dar segurança adicional em transações mais informais.

O que acontece se uma nota fiscal não for emitida?

A não emissão de notas fiscais pode trazer sérias consequências para uma empresa, tanto no aspecto legal quanto no financeiro. Alguns dos principais impactos incluem:

1. Multas de grande valor: as penalidades podem variar dependendo da legislação estadual ou federal, mas geralmente são elevadas e acumulativas.  
2. Problemas legais: a empresa pode ser investigada por evasão fiscal, resultando em processos administrativos ou até criminais.  
3. Perda de credibilidade: empresas que não emitem notas fiscais podem ser vistas como desorganizadas ou pouco confiáveis, o que afeta sua reputação no mercado.  

Portanto, emitir notas fiscais é mais do que uma obrigação, é uma forma de proteger o negócio e manter a ética corporativa.

Solução de gestão de notas fiscais

A Stoque conta com uma solução completa com recursos para uma gestão de notas e processos fiscais simplificada e eficiente. Estes são centralizados, padronizados e automatizados, favorecendo a otimização dos fluxos de trabalho. A plataforma recepciona e valida os arquivos XML das NFs-e recebidas por e-mail. O armazenamento e a consulta da chave da NF-e — para verificar se a mesma foi autorizada — são realizados de forma automática. Os colaboradores podem, então, acompanhar o status das operações, sem necessidade de executá-las manualmente.

Vantagens da gestão de notas fiscais com a Stoque

Confira a seguir cases de sucesso sobre a utilização da nossa solução no processo de gestão de notas fiscais: Uma das maiores produtoras de aço da América Latina implantou a plataforma da Stoque para acabar com as perdas financeiras e fiscais, erros de entrada de dados e fraudes ocasionadas pelo processamento manual de faturas.

Com a nossa solução, a organização criou um processo centralizado e automatizado para pagamento das faturas, desde o pedido até o pagamento, através da digitalização e extração dos dados. Veja como ficou o processo:

1. Fiscal recebe e digitaliza as notas de entrada para inseri-las na plataforma;
2. A Plataforma centraliza e extrai os dados dos arquivos;
3. Integração da plataforma com o ERP da empresa, para permitir o compartilhamento de dados;
4. Verificação e integração com outras soluções, como o SAP.

A solução ajudou a gigante do aço a criar processos unificados e centralizados, disponibilizar rapidamente NFs-e para o setor de pagamentos, eliminar custos com pagamento de juros e multas por atrasos, minimizar o uso de papel, obter maior controle e monitoramento sobre os processos, e muito mais.

Redução de horas extras na Rota Pichilau

Ao implementar a solução, a Rota Pichilau, que conta com 11 postos de gasolina distribuídos nos estados de Alagoas, Pernambuco, Paraíba e Rio Grande do Norte, tinha duas principais dores: a quantidade de papel utilizada pelos setores financeiro e fiscal e o acúmulo de horas extras dos funcionários dessas duas áreas. Isso ocorria principalmente pela necessidade de realizar de forma manual a entrada de notas fiscais.

Após desenhar o fluxo de processos, ficou ainda mais clara a importância de automatizar essas atividades. Com o uso da plataforma, houve melhora na agilidade dos processos fiscais (desde o recebimento da nota fiscal até a autorização do pagamento), redução no uso de papel, aprimoramento na transparência e fluxo dos processos internos da empresa. Além disso, foi zerada a quantidade de horas extras trabalhadas pelos colaboradores das duas equipes. 

Quer saber mais?

Confira a entrevista com Luiz Alves, Gerente de TI Corporativa (TIC) do grupo.

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