Histórico escolar digitalizado: o que sua IES precisa?

O histórico escolar sempre fez parte do processo de registro do diploma. Com a introdução do diploma digital, contudo, ele havia permanecido como um documento isolado. A Instrução Normativa nº 2, de 2 de maio de 2022, reverteu essa situação, exigindo que o histórico escolar seja digitalizado e integrado ao diploma, representando um importante passo para a modernização e segurança dos registros acadêmicos.

Ainda que esperado, esse processo impôs prazos curtos para que as Instituições de Ensino Superior (IES) se adequassem ao novo modelo, ou seja, para que o histórico escolar fosse digitalizado, aumentando a necessidade de consistência e precisão nos dados.

O que está em jogo na Instrução Normativa que cria o histórico escolar digitalizado? O que as IES precisam saber? É o que veremos neste artigo.

Índice

1. 1. O que diz a Instrução Normativa nº 2, de 2 de maio de 2022
   2. XML do histórico escolar digitalizado
   3. Passo a passo para adequação das IES à digitalização dos históricos escolares
   4. Tipos de histórico escolar digitalizado
   5. O que o histórico escolar digitalizado precisa conter
   6. Benefícios do histórico escolar digitalizado
   7. Desafios da adequação: consistência é o principal gargalo
   8. Histórico escolar: mais avanços em direção ao digital

O que diz a Instrução Normativa nº 2, de 2 de maio de 2022

A Instrução Normativa nº 2, de 2 de maio de 2022, do MEC, que revogou a Instrução Normativa nº 1, de 3 de março de 2022, aprovou a versão 1.04.1 dos sistemas para emissão de diploma digital. 

A versão nova do diploma digital tem o acréscimo de alguns arquivos, além dos dois arquivos XML – um do aluno e um da instituição – e de um PDF da representação visual do diploma. São eles:

• a documentação acadêmica registro do diploma;
• o histórico escolar digitalizado;
• a lista de diplomas anulados; e 
• o arquivo de fiscalização: arquivo gerado sob demanda do MEC, que solicita esse documento para a instituição gerar, a fim de fiscalizar as instituições.

Cada um desses itens tem um tempo para adequação. Para o histórico escolar, por exemplo, são 90 dias após a publicação da instrução. 

Porém, após 60 dias de publicação, as IES já deverão usar apenas a versão 1.04 dos sistemas para novas emissões de diplomas digitais. As versões anteriores deverão ser preservadas, como um histórico de emissões de diplomas realizados durante a vigência de cada versão. 

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XML do histórico escolar digitalizado

A Instrução Normativa SESU nº 5 determinou a estrutura do histórico escolar digitalizado como um documento próprio. O layout XML para este formato está disponível em arquivos XSD no Portal do MEC, garantindo uma padronização que facilita a verificação de autenticidade, assim como a integração com outros sistemas acadêmicos. Essa medida reforça a importância da precisão na inserção de dados e facilita auditorias e fiscalização pelo MEC.

Passo a passo para adequação das IES à digitalização dos históricos escolares

Para que as IES possam realizar a digitalização dos históricos escolares de maneira eficiente e em conformidade com as normas vigentes, é importante seguir algumas etapas fundamentais:

1. Avaliar a consistência e integridade dos dados registrados, verificando possíveis discrepâncias entre o histórico e o diploma (datas, carga horária, entre outros, por exemplo).
2. Escolher uma plataforma que permita o armazenamento e gerenciamento seguro e digital dos históricos, com capacidade de integração para gerar os arquivos XML conforme exigido.
3. Seguir a Portaria nº 1.095/2018 e a Instrução Normativa com a finalidade de padronizar os dados como nome do aluno, CPF, disciplinas, carga horária, etc., de forma clara e organizada.
4. Certificar-se de que os dados coletados para o histórico escolar digitalizado sejam consistentes com os registros do diploma digital, garantindo uma experiência coesa para o estudante e minimizando retrabalhos.
5. Treinar os funcionários responsáveis pela inserção e verificação de dados, bem como familiarizá-los com o uso do novo sistema de digitalização e emissão de históricos.
6. Antes de disponibilizar o histórico escolar digitalizado aos estudantes, realizar testes para identificar falhas e garantir que todos os dados estão corretos e bem formatados.

Tipos de histórico escolar digitalizado

Existem diferentes tipos de históricos escolares que as IES podem emitir de forma digitalizada, dependendo da situação do aluno:

• Histórico escolar final: Emitido ao concluir o curso, incluindo todas as informações acadêmicas finais do estudante.
• Histórico escolar parcial: Emitido para estudantes em situação intermediária, ou seja, que ainda não concluíram o curso.
• Histórico para simples conferência: Utilizado para conferências ou consultas, com informações não conclusivas sobre o andamento acadêmico do aluno.

O que o histórico escolar digitalizado precisa conter

Cada IES escolhe o formato e o modelo de histórico escolar, mas as informações obrigatórias, listadas na Portaria nº 1.095, de 25 de outubro de 2018, são:

• Nome da IES com endereço completo;
• Nome completo do diplomado;
• Nacionalidade;
• Número de RG com o órgão e estado emissor;
• Número de CPF;
• Data e estado de nascimento;
• Nome do curso e da habilitação;
• Ato autorizativo de credenciamento da IES, com número, data, seção e página de publicação no DOU, órgão de imprensa oficial dos estados ou do Distrito Federal, ou, então, o número do processo de reconhecimento ou renovação de reconhecimento e o dispositivo que autoriza a expedição e o registro do diploma;
• Mês e ano da realização do vestibular;
• Relação das disciplinas cursadas, com período, carga horária, notas ou conceitos, nomes dos docentes e titulação;
• Carga horária total do curso em horas;
• Forma de ingresso e ano ou semestre de ingresso;
• Data da conclusão do curso, da colação de grau, da expedição do diploma e da expedição do histórico, no caso de histórico escolar final; e
• Situação do aluno no ENADE.

A emissão da versão digital segue as mesmas regras do diploma digital. Terá uma URL e QR code para verificação no portal de validação. 

Detalhe importante é que a versão digital é obrigatória apenas para históricos escolares de conclusão de curso. Históricos escolares com situações como, por exemplo, desistência ou abandono de curso não necessariamente precisam ser emitidos na versão digital para alunos que os solicitarem.

Benefícios do histórico escolar digitalizado

A digitalização do histórico escolar oferece inúmeros benefícios para as instituições e alunos. Entre os que mais se destacam, podemos citar, por exemplo:

• Facilidade de acesso e verificação ao histórico digitalizado através do acesso online, com segurança, a partir de qualquer lugar.
• O QR code e URL permitem verificações rápidas, evitando falsificações e discrepâncias nos registros.
• A emissão digital reduz o tempo de espera, oferece rápida atualização dos dados, assim como facilita auditorias e fiscalizações, permitindo muito mais eficiência para a IES.

Desafios da adequação: consistência é o principal gargalo

Um dos principais desafios das instituições na adequação para a emissão de históricos escolares digitais não é tecnológico, e sim em relação à consistência dos dados. Esse é um desafio que aparece já com a emissão do diploma digital e que pode ser radicalizado com os novos documentos.

É muito comum haver discrepâncias de informações. Um exemplo é haver uma data de colação de grau e de conclusão de curso no diploma e outra no histórico escolar. Do mesmo modo, pode haver inconsistência no volume de horas de dedicação, nome do aluno, RG e demais informações registradas em ambos os documentos. 

É muito importante que as IES tomem muito cuidado nesse processo, sobretudo se os documentos forem gerados por meio de integrações distintas. Se os dados do diploma forem coletados de uma fonte diferente da dos dados do histórico e se esses registros forem diferentes, a discrepância estará nos documentos.

Se nas versões físicas desses documentos essas inconsistências passavam despercebidas, eletronicamente os controles tendem a ser mais apurados. Essas informações podem ser facilmente cruzadas. 

Esse é um cuidado que as IES precisam tomar, com um número maior de documentos sendo emitidos digitalmente.

Histórico escolar: mais avanços em direção ao digital

As IESs deram mais um passo importante em direção à desmaterialização do processo de emissão do diploma digital. Mas o avanço inspira mais cuidados. A tecnologia está disponível, mas continua cabendo às secretarias acadêmicas a utilizarem de maneira correta. 

O Ábaris ajuda você nisso. Com o Ábaris, as IES podem:

• Automatizar o processo de emissão;
• Assegurar consistência de dados;
• Oferecer segurança e confiança para os stakeholders.

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