Registro do diploma digital: como otimizar esse processo?

As instituições de ensino superior (IES) com prerrogativa para emissão do diploma digital — incluindo aquelas que não fazem o registro do documento —, devem estar aptas a implementá-lo desde abril de 2022. A obrigatoriedade visa a fomentar a transformação digital no setor, inovação impulsionada a partir de 2017, quando o Ministério da Educação (MEC) determinou que as IES previssem um projeto de acervo acadêmico digital no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI).

As instituições começaram, então, a adotar plataformas digitais para gerir seus documentos e executar todas as etapas de emissão de diploma digital no meio eletrônico.

Neste post, saiba como a solução da Stoque pode contribuir para otimizar o registro do diploma digital — a etapa entre a expedição e a emissão de um diploma. Acompanhe!

Diploma digital: eficiência e inovação nas IES

Expirou em abril o prazo para as IES iniciarem a emissão de diplomas em formato digital. Regulamentado pelas portarias MEC Nº 1095/2018, Nº 330/2018 e Nº 554/2019, o diploma digital tem sido promovido há alguns anos, assim como a digitalização do acervo acadêmico e de demais processos administrativos. 

Mais do que uma obrigatoriedade, a implantação do diploma digital é uma oportunidade de crescimento para IES, que podem então, automatizar processos e, dessa forma, reduzir a execução de atividades manuais, o tempo de espera pelos serviços e os custos com impressão e armazenamento de documentos em papel.

Principais benefícios do diploma digital:

• Segurança: fraudes e falsificações de diplomas são reduzidas com a digitalização do documento, pois parâmetros de segurança autenticados pela ICP-Brasil são adotados. Apenas pessoas autorizadas têm acesso à plataforma digital de gestão de diplomas.
• Redução de custos: as IES podem tornar opcional a impressão de um diploma, o que implica em redução de custos. A qualidade do papel, brasões e símbolos inseridos — como a marca d’água — encarecem o documento impresso. Além disso, não é mais preciso manter armários para armazenar os diplomas, pois os arquivos podem ser armazenados na nuvem.
• Otimização de tempo: com a adoção do sistema para emissão de diploma digital se torna mais fácil fazer consultas e localizar os documentos, o que provoca mais agilidade e, consequentemente, produtividade na emissão do documento. A assinatura digital, por exemplo, garante rapidez e segurança jurídica a assinaturas de documentos eletrônicos de forma remota.
• Flexibilidade: qualquer documento eletrônico é mais flexível do que sua versão impressa, pois pode ser facilmente compartilhado no ambiente digital. Isso não só agiliza o cumprimento das etapas que antecedem a emissão do diploma, como também permite que o aluno acesse o diploma rapidamente, inclusive pelo celular.

Requisitos para emissão do diploma em formato digital

Os benefícios da emissão do diploma digital só podem ser percebidos por IES que adotam as regras determinadas pelo MEC. É preciso disponibilizar uma plataforma virtual de acesso controlado para garantir que apenas a pessoa titular do diploma e os gestores da instituição consigam entrar, gerar e baixar o documento.

Confira os requisitos básicos para emissão de diploma definidas pelo MEC:

Formato padrão 

De acordo com a Portaria MEC Nº 554/2019, o diploma digital deve ser emitido no padrão XML (Extensible Markup Language) e utilizar assinatura eletrônica avançada no padrão XAdES (XML Advanced Electronic Signature).

Ambiente computacional seguro

A plataforma utilizada pela IES deve permitir a validação do diploma digital a qualquer tempo, a interoperabilidade entre sistemas, atualização periódica de recursos de segurança e a possibilidade de usar múltiplas assinaturas em um mesmo documento.

Como otimizar o registro do diploma digital

Segundo a Portaria MEC Nº 1.095/2018, os diplomas expedidos por universidades, Institutos Federais de Educação, Ciência e Tecnologia e os Centros Federais de Educação Tecnológica devem ser registrados por elas mesmas, que também podem registrar diplomas expedidos por instituições não universitárias, uma vez que essas não têm autorização para fazê-lo.

Portanto, considerando a expedição, registro e emissão de diplomas, as IES não universitárias são responsáveis pela primeira e última fases do processo, devendo obedecer os seguintes prazos legais:

• Expedir seus diplomas em até sessenta dias, contados a partir da data de colação de grau de cada egresso;
• Encaminhar o diploma para a IES registradora no prazo máximo de quinze dias, contados da data de sua expedição;
• Publicar, no prazo de trinta dias, contados da data de recebimento do diploma devidamente registrado, o extrato de informações sobre o registro publicado pela IES registradora no DOU.

Já as IES registradoras — e com prerrogativa para registrar seus próprios diplomas — devem cumprir os seguintes compromissos:

• Registrar o diploma expedido no prazo máximo de sessenta dias, contados da data de sua expedição ou recebimento do diploma de uma IES não universitária;
• Publicar extrato das informações sobre o registro no DOU, no prazo máximo de trinta dias a partir da data do registro.

Como, então, otimizar o registro do diploma, especialmente em instituições que forma milhares de alunos todos os anos?

Ábaris SeAD: agilidade e segurança na expedição, registro e emissão de diploma digital

O Ábaris SeAD (Secretaria Acadêmica Digital) é a solução SaaS de automação da Stoque para IES. Homologada pela Consultoria de Assuntos Educacionais (CONSAE), a plataforma permite a gestão do acervo acadêmico e a emissão de diplomas digitais. 

O software atende a todos os requisitos legais, facilitando, assim, o trabalho dos seus colaboradores e a melhora na experiência dos seus alunos. Instituições que não registram diplomas também podem encontrar uma IES registradora com apoio da Stoque.

O Centro Universitário Volta Redonda – UniFOA, registra diploma em apenas 30 segundos desde que implantou o Ábaris SeAD — uma redução de 90% no tempo de registro de cada documento.

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