Conheça a origem do Programa 5S e as principais vantagens

Falta de organização no ambiente de trabalho prejudica os resultados no seu negócio. Nesse sentido, uma das metodologias para ajudar a pôr as coisas em ordem é o Programa 5S, desenvolvido no Japão. Implementar esse conceito na sua empresa requer alguns passos que serão detalhados a seguir.

Com a leitura, você entenderá melhor o que significa esse método, quais são as principais vantagens e como a gestão de documentos pode ajudar. Confira!

Índice

1. 1. O que é o o Programa 5S?
   2. Qual é a origem do Programa 5S?
   3. Quais são os 5 sensos do Programa 5S?
   4. Quais são os benefícios do Programa 5S para o negócio?
   5. Como implementar a Metodologia 5S?
   6. Gestão de documentos é fundamental para o sistema 5S de qualidade

O que é o Programa 5S?

O programa é uma filosofia de gestão que propõe rever hábitos em uma empresa. A partir desse conceito, é possível ter um local de trabalho mais limpo, saudável e ordenado. Os resultados obtidos serão mais adequados para implementar um sistema de gestão de qualidade em uma empresa. 

O esquema pretende oferecer ainda a valorização dos colaboradores e garantir o bem-estar de todos. O 5S é baseado em palavras japonesas, que determinam os “sensos” que devem ser observados em um negócio a fim de ordenar as atividades e impossibilitar eventuais desperdícios.

Qual é a origem do Programa 5S?

O Programa 5S nasceu no contexto histórico da reconstrução do Japão depois da Segunda Guerra Mundial. As empresas japonesas receberam diretrizes de especialistas dos EUA para o controle de qualidade. O aprendizado foi aperfeiçoado no Japão com a criação do sistema Total Quality Control (TQC), que comanda os processos para garantir o resultado de acordo com a expectativa do cliente.  

Por sua vez, a função do sistema 5S é estruturar a base do negócio, com o intuito de facilitar o treinamento e a prática das ferramentas de qualidade. Assim, o Programa 5S pretende abarcar o ambiente, os materiais e as pessoas envolvidas.

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Quais são os 5 sensos do Programa 5S?

Entenda quais são as expressões japonesas que baseiam o programa e como podem auxiliar o seu negócio. 

Seiri

O primeiro conceito é o Seiri, considerado o senso de organização e de uso dos materiais. Você deve se perguntar o que realmente tem utilidade no ambiente de trabalho. É necessário questionar o que pode ser descartado, o que pode ser mantido e o que pode ser utilizado de outra forma. 

Seiton

O segundo “S” é o Seiton, o chamado senso de ordem. Nesse ponto, é preciso arrumar os materiais que foram mantidos em seu negócio. O objetivo desse passo é dar mais espaço e aumentar o bem-estar entre os colaboradores.  

Seiso

Nesse item, é importante se preocupar com a manutenção da limpeza do espaço. Também cabe reformular os ambientes para que os móveis tenham uma disposição mais prática. Ainda é possível melhorar a iluminação do local e decorar com uma planta, por exemplo. 

Seiketsu

O quarto passo requer cuidar do senso de padronização, ao implementar regras de higiene. Essa etapa pretende tratar dos requisitos para promover a saúde física e mental dos trabalhadores.

Shitsuke

Por fim, o último “S” é o senso de autodisciplina. Os funcionários devem rever os hábitos para pôr os cinco sensos em prática. Para isso, é necessário que todos participem, em um processo contínuo.

Quais são os benefícios do Programa 5S para o negócio?

Executar o Programa 5S pode trazer diversos ganhos para a sua empresa. Detalhamos as principais vantagens a seguir:

Maior organização no ambiente de trabalho

Utilizar esse sistema japonês pode resolver o problema da desordem no espaço de trabalho. A bagunça do ambiente pode gerar transtornos para os trabalhadores, causar acidente e atrapalhar os resultados. Com o compromisso de todos, o programa pode mudar essa perspectiva em sua empresa. 

Otimização do tempo de trabalho

Em um ambiente mais organizado, os colaboradores têm acesso facilitado aos materiais úteis para as tarefas e deixam de gastar tempo em busca desses itens. Com isso, o ciclo de trabalho é aperfeiçoado.

Redução de despesas

A implementação do sistema também pode gerar economia para o seu negócio. Ao detectar falhas, é possível reduzir os custos da sua empresa.

Entrega de maior qualidade

Além de melhorar a qualidade de vida dos funcionários, implementar a metodologia 5S pode também aperfeiçoar o padrão de entrega dos serviços e produtos. 

Como implementar a Metodologia 5S?

Para executar o Projeto 5S de forma eficaz, você pode adotar algumas etapas. É preciso comunicar a mudança, implementar as alterações por setores e revisar os processos periodicamente. Saiba mais:

Converse com os funcionários da sua empresa

Nada funcionará bem se o seu time não for bem instruído sobre as novas normas do programa. Por isso, certifique-se de que a comunicação foi feita da maneira adequada, por meio de documentos, memorandos e conversas em reuniões.

Comece a implementar por setores

Divida a execução do plano conforme as seções da sua empresa. Verifique qual é o profissional mais adequado e que tem maior conhecimento do assunto para implementar as mudanças em cada um dos setores. Ao delegar as funções nos departamentos apropriados, o resultado completo será mais eficaz.

Faça a manutenção periódica

Para garantir o cumprimento das mudanças, é necessário verificar de que maneira as diretrizes são postas em prática no cotidiano da empresa. Por isso, examine se os cinco sensos são cumpridos pelos colaboradores, para que a sua empresa possa colher os frutos desse trabalho.

Gestão de documentos é fundamental para o sistema 5S de qualidade

A gestão de documentos em sua empresa é uma ferramenta importante para a implementação do 5S. Por meio dessa solução, é possível cuidar da organização dos arquivos e conquistar a eficiência da disposição das informações. O gerenciamento dos dados fará com que os funcionários tenham acesso a eles nos lugares certos, o que evita a perda de tempo.

O Programa 5S pode ser a solução que o seu negócio precisa para que as atividades passem a ser mais ordenadas. Ao adotar a ferramenta, a sua empresa consegue usufruir de todas as vantagens dessa metodologia japonesa, como a economia de despesas e a entrega com maior qualidade. 

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