Como a transformação digital pode melhorar a continuidade dos negócios

Estamos vivendo um cenário desafiador devido a pandemia do covid-19. Além dos impactos no sistema de saúde pública, a economia vem sendo amplamente afetada, principalmente por causa da necessidade de isolamento social que visa conter o avanço do novos vírus.

As consequências previstas pelo Fundo Monetário Internacional (FMI) são tão significativas, que poderão acarretar, apenas este ano, um recuo de pelo menos 3% na Economia Global, superando os danos da crise financeira de 2008.

Apesar desse recuo, no entanto, novas demandas de mercado estão sendo criadas ou evidenciadas, levando empresas de diversos segmentos a reavaliarem seus processos a fim de se reinventarem para passarem por esse momento, minimizando da melhor forma possível as consequências da pandemia.

Nesse cenário as empresas de tecnologia ganham destaque, porque passam a ser essenciais para garantir o fluxo de inúmeras operações, inclusive no que diz respeito à segurança da informação, já que muitas companhias estão trabalhando em regime de home office por tempo indeterminado.

Mas como conseguir adaptar processos e o planejamento de negócio em meio a um cenário que se mostra tão incerto? 

Transformação digital para superar os efeitos do Covid-19 nos negócios

Em meio ao isolamento social, que tem afetado inúmeras operações, dois grandes cenários se desenham: 

• o das operações nas quais a presença física sempre será um requisito, e por isso os impactos causados por essa crise estão sendo gigantescos;
• e o das empresas que estão conseguindo, através da transformação digital, encontrar oportunidades para otimizar seus processos e rotinas diárias, reduzindo, inclusive, custos da operação.

Em ambos os casos, a necessidade de investir em boas práticas, no que diz respeito à transformação digital, para melhorar a continuidade dos negócios, se torna crucial não apenas no atual momento, mas também no tocante à como o mercado se comportará num futuro próximo. 

O objetivo principal nesse momento é trazer tecnologia para processos que antes eram realizados de modo offline, visando manter a conexão tanto de clientes como de colaboradores, mesmo que a distância.

Nesse sentido, algumas práticas como a automatização de processos, o atendimento remoto, a interação em grupo por meio de videoconferências e plataformas de bate papo se mostram essenciais e devem ser adotadas de imediato para ajudar com a continuidade dos negócios.

Confira!

Automatização de Processos

Digitalizar e transformar um processo que envolve muitos documentos físicos e inúmeras etapas oferece um gama de benefícios. Entre eles, é possível citar:

• Transformação de documentos físicos em documentos digitais que além de economia, possibilitará uma maior segurança e disponibilidade imediata sempre que a consulta desses documentos se fizer necessária;  
• Redução de custos com utilização de serviços em nuvem e SLAs (Service Level Agreements – contratos por níveis de serviço) em vez de pessoas e ativos.
• Precisão e acuracidade com redução de perdas e maior aderência a regulações e normas de todo tipo;
• Gestão avançada de fluxos de trabalho e melhores possibilidades de análise de cenários para as tomadas de decisão.

Atendimento Remoto

O atendimento físico demanda em geral deslocamento do profissional até o cliente ou do cliente até o local onde será atendido. No atendimento remoto, a comunicação entre as duas pontas pode ser facilitada com o uso de tecnologias. 

Usando softwares de videoconferência, como Skype ou Hangouts, e até mesmo através de ligações por smartphones, todos os times podem prestar um atendimento de excelência ao cliente onde quer que ele esteja, se adequando, inclusive, com maior facilidade à agenda dele. 

Digitalização dos Processos

As empresas que investiram na ​digitalização dos processos acabaram por se estruturar, ainda que não com esse objetivo, para situações como a que enfrentamos nesse momento. 

Essas são as organizações que estão conseguindo de alguma forma performar e minimizar o impacto sofrido pelo mercado, mesmo que uma maneira aquém ao que foi planejado para este ano. 

Neste sentido, a digitalização de processos certamente contribuiu para dois pontos importantes nas organizações: a adaptação menos sofrida e mais rápida ao modelo de trabalho remoto, não comprometendo completamente as entregas, e a capacidade de se posicionar e entregar valor ao cliente mesmo que à distância. 

Quer entender melhor? Confira o episódio piloto do nosso podcast o Ábaris.Pod sobre Digitalização e Automação de Processos: PodCast #1 – Ábaris.Pod

Interações em grupo por conferência online

Em tempos de quarentena, as reuniões presenciais e interações entre colaboradores podem ser substituídas por calls ou videoconferências. Até mesmo apresentações ou fechamento de propostas podem ser realizadas por chamadas de vídeo. 

Ferramentas como Google Meet, Hangouts, Skype e Zoom permitem compartilhamento de telas para apresentação de slides e até mesmo integração com outras plataformas como Outlook. 

Outros aplicativos, como é o Skype, o WhatsApp e o Signal, permitem interações mais rápidas e objetivas, além do compartilhamento de arquivos e da possibilidade de realização de follow-up após distribuição de demandas entre os times ou apresentação para clientes. 

Compartilhamento de tarefas entre clientes e equipe

Alguns projetos possuem necessidade de trabalho em equipe associado a participação ativa do cliente em tempo real, e com o afastamento social a execução deste tipo de tarefa pode parecer mais complicado do que deveria. 

Para suprir essa necessidade e dar seguimento aos projetos é possível utilizar plataformas de colaboração online como Microsoft Team, SharePoint, MLabs entre outras. Com elas é possível dividir tarefas e acompanhar a execução do projeto em equipe.

Mover serviços e dados para nuvem

Quando arquivos, serviços e dados estão armazenados em computadores localizados na sede da empresa, geralmente a manutenção de TI e os hardwares dependem da presença física na unidade comercial. Isso pode ser solucionado ao mover os serviços e arquivos para a nuvem (cloud), fornecendo maior acessibilidade e segurança.

Utilizar serviços em nuvem também requer auxílio de profissionais de TI especializados, mas não demanda a necessidade de trabalho in loco e tudo pode ser feito remotamente. Isso garante que seus documentos estejam seguros e que ao mesmo tempo sejam acessíveis por gestores e colaboradores a distância.

Controle de produtividade e cumprimento de tarefas

Uma das principais dificuldades encontradas para gerir um negócio a distância é o controle de produtividade e cumprimento de tarefas por parte de colaboradores. Geralmente esse acompanhamento é feito através de controle de ponto e de trocas de relatórios entre as equipes.

No entanto existem ferramentas virtuais eficientes para controle de horas gastas em atividades, relatório de produtividade e tarefas realizadas. Runrun.it, Evernote e Tangerino são algumas das ferramentas que podem ajudar a automatizar esses processos.

Engajamento de pessoas

Um grande desafio nesse momento, além do controle de produtividade, é conseguir estabelecer um elo de confiança e credibilidade com todo o time. Por isso, definir regras de condutas e em quais cenários elas poderão ser aplicadas se torna fundamental.

Além disso, é necessário pensar em ações que visem fortalecer a inteligência emocional do time durante esse momento tão delicado. Humanizar a relação, através de ações que visem auxiliar no bem-estar das pessoas é fundamental para garantir o engajamento e produtividade dos colaboradores.

Outro ponto importante é a proximidade da gestão durante o home office. Por isso, é importante usar a tecnologia para criar canais de comunicações eficientes. 

Conscientizar o time sobre a importância e a melhor forma de utilizar esse canais, além de disponibilizar uma tempo na agenda para ajudar na organização das demandas do time ou de algum colaborador que demanda uma atenção maior. 

Este momento será crucial não apenas para a manutenção da relação empresa x colaborador, mas para a forma como a companhia será vista futuramente por futuros talentos.

Quer se aprofundar no assunto? Então confira nosso PodCast #03 – Futuro do trabalho: por que as empresas estão investindo em employer branding? e saiba mais!

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No atual cenário corporativo, as empresas que se destacam são aquelas que utilizam ferramentas inovadoras para otimizar o fluxo de trabalho e entregar a melhor experiência ao cliente.

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