Como digitalizar um documento? Aprenda a ter acesso rápido a informações com segurança e organização

Você tem dúvidas de como digitalizar um documento com segurança na sua empresa?

É importante conhecer algumas etapas que podem garantir melhores resultados. Também é possível saber quais erros podem ser evitados antes de implementar essa mudança no seu negócio.

Ao digitalizar um documento, é possível resolver problemas como a falta de ordem e de espaço livre nas organizações. Efetivar essa medida pode melhorar o acesso aos documentos e ainda assegurar maior agilidade aos processos.

Quer saber como digitalizar um documento? Continue a leitura e conheça melhor as vantagens e todo o processo para tornar os arquivos físicos em documentos digitais.

Como digitalizar um documento: conheça todas as etapas

É preciso respeitar o cumprimento de alguns passos para digitalizar um documento com qualidade. O administrador deve se certificar de organizar o processo e deve seguir as fases de preparação, digitalização, controle de qualidade, indexação e disposição desses arquivos em plataformas.

Entenda a seguir todos esses estágios.

Etapa 1: Organização 

Planeje como a digitalização será executada conforme as demandas da sua empresa. Você pode responder se os arquivos serão guardados na nuvem ou em servidores físicos. Também é possível definir como a entrada desses arquivos será feita e quem obterá permissão para acessar.

Etapa 2: Preparação dos documentos

Depois de planejar o processo de digitalização, o segundo passo é categorizar os documentos, de acordo com os diferentes setores. Isso deve facilitar a localização dos arquivos antes de passá-los pelo scanner. Antes de escanear os documentos, é preciso ainda fazer a limpeza dos papéis, para retirar grampos e clipes que podem estar presos aos arquivos.

Etapa 3: Digitalização

Os arquivos devem passar por escaneamento para criação das cópias digitais. Os gestores devem ficar atentos para que os equipamentos de scanner sejam adequados às necessidades de digitalização de cada arquivo. Por isso, é importante saber qual deve ser a resolução mais apropriada. 

Etapa 4: Controle de qualidade

Depois desses três primeiros passos, é necessário checar se a digitalização foi feita no padrão especificado. Mesmo depois de tomar os cuidados no processo, não deixe de verificar se os arquivos foram digitalizados sem erros e com boa definição.

Etapa 5: Indexação dos arquivos

Com a conclusão dessas fases, é possível começar o processo de indexação dos arquivos. A organização pode ser feita conforme os assuntos e índices relativos aos documentos. É indicado ainda salvar cópias dos registros de acordo com a data e o grau de relevância.

Etapa 6: Disposição dos arquivos em plataformas

Os documentos digitalizados ficarão disponíveis em plataformas com a finalização do processo. Os usuários devem ter autorização para abrir os arquivos, de forma que o acesso às pastas seja feito com segurança e rapidez. 

Saiba mais: Gestão eletrônica de documentos: entenda o que é e como economizar com esta solução

Como digitalizar um documento com segurança e quais erros devem ser evitados?

Para entender melhor como digitalizar um documento de forma segura, é preciso ter cuidado com possíveis falhas na hora de escanear os arquivos.

Não cometa estes erros!

Um dos erros que podem acontecer com um documento digitalizado é a ausência de clareza na classificação dos arquivos, que podem ter sido indexados em categorias desnecessárias.

A indexação inadequada dos arquivos no sistema pode fazer com que os funcionários passem muito tempo na localização de um documento, por exemplo. Para isso, crie um padrão para a classificação e a nomeação de todos os tipos de arquivos de documentos mais utilizados.

Também avalie as falhas que podem aparecer se você escolher executar a digitalização com recursos próprios, em vez de buscar uma empresa adequada para esse serviço.

Um parceiro pode ter os materiais mais apropriados para as necessidades de digitalização da sua empresa.

Por que você deve começar a utilizar documentos digitalizados agora mesmo

Tornar os arquivos digitais vai mudar bastante a rotina da sua empresa. Esse processo pode liberar espaço antes ocupado pelos documentos físicos, deixar o dia a dia mais organizado e aperfeiçoar a acessibilidade.

Ainda tem dúvida de como digitalizar um documento pode ser útil para sua empresa? Acompanhe alguns dos benefícios dessa gestão digital de documentos!

Organização

Os arquivos físicos podem ser difíceis de categorizar, devido ao volume de informação envolvido. Por outro lado, essa possibilidade permite ordenar os arquivos digitais mais facilmente, conforme as suas especificações. Assim, os usuários podem contar com uma esquematização criteriosa quando forem localizar um documento. 

Espaço livre

Uma grande quantidade de arquivos ocupa muito espaço, o que pode ser um desafio para a sua empresa. Com a digitalização, é possível liberar os locais antes ocupados pelos repositórios desses documentos e dar novos usos a esses espaços.

Acesso rápido

Você costuma demorar para localizar um arquivo e acaba perdendo tempo para outras atividades da sua empresa?

Os documentos digitalizados solucionam esse problema, porque garantem agilidade na busca. Os arquivos indexados devem ser encontrados mais rápido e você terá tempo para suas tarefas. 

Acessibilidade 

Além de mais ágil, o acesso aos documentos também fica mais fácil com a digitalização. Os arquivos ficam disponíveis online para os usuários autorizados. Por meio de login e senha, os colaboradores da sua empresa podem acessar documentos sem a necessidade de se deslocar até um depósito de arquivos.

Economia

Por fim, digitalizar os documentos da sua empresa ainda gera diminuição de custos. As despesas com impressão e papel podem ser eliminadas pela sua empresa por meio da digitalização.

Você também pode realocar funcionários que seriam responsáveis por cuidar desses arquivos físicos. 

Agora que você já entendeu como digitalizar um documento e todas as etapas para executar esse procedimento com qualidade e segurança, procure um parceiro que possa auxiliar no momento de digitalizar a sua empresa. 

Entre em contato com um de nossos especialistas para saber como podemos ajudar a tornar sua empresa cada vez mais digital.

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