Digitalização: entenda motivos para adotar na sua empresa hoje

A digitalização de documentos pode ser útil para vários tipos de empresas, desde as que buscam ter maior controle de acesso até as que necessitam economizar tempo e espaço de armazenamento.

A seguir, explicaremos o que é a digitalização, as suas fases e como escolher um equipamento apropriado para isso. Também detalharemos os principais efeitos positivos que essa medida deve causar na sua empresa. Confira!

O que é digitalização?

A digitalização de documentos é a transformação de arquivos físicos em dados digitais organizados e de fácil acesso. Os serviços de digitalização são oferecidos com variedade de preços e podem atender a diversos portes de empresas, das pequenas às grandes.

Nesse processo, documentos físicos são digitalizados, geralmente através de scanners,para que  sejam transformados em arquivo digital e armazenados com segurança na plataforma de destino ou em um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conhecido como GED. Com isso, será possível acessar todos os documentos em um software de gestão de acesso online.

Conheça as etapas da digitalização de documentos

A seguir, explicaremos como funciona o processo de digitalização de documentos, com todas as etapas envolvidas: preparação, captura e indexação. Continue a leitura!

Preparação

Antes de começar o processo de escaneamento dos arquivos, é necessário fazer uma vistoria, para que os documentos e as máquinas não sofram danos. Cada folha deve ser observada, para saber se há grampos, clipes ou qualquer outro objeto que possa atrapalhar a digitalização.

Depois da retirada desses materiais e da higienização dos documentos, eles estarão prontos para o próximo estágio: captura.

Captura

A captura acontece por meio do uso de scanners capazes de registrar imagens com detalhes e alta resolução. Os arquivos passam por tratamentos digitais que deixam o resultado com máxima qualidade. Depois disso, os documentos digitalizados são transformados em formatos, como PDF e JPG.

Indexação

O estágio de indexação consiste na organização dos documentos de acordo com as recomendações necessárias. Os arquivos podem ser enviados para um software de gestão em nuvem, que pode ser acessado por qualquer pessoa que tenha um dispositivo móvel ou computador conectado à internet.

Por meio desse software, também é possível sistematizar os arquivos conforme o padrão da empresa. Algumas ferramentas do mercado, possuem ainda a funcionalidade de  assinatura digital permitindo assinar digitalmente os documentos e garantindo mais integridade e segurança.

Em alguns softwares, existe a quarta etapa, a de processamento e extração de dados, feitos por meio da inteligência artificial. Desse modo, além da organização de documentos, é possível extrair métricas e padrões.

A Stoque é um exemplo de empresa que atende a  digitalização de documentos com qualidade e segurança total de dados, com o início da jornada de transformação do negócio, o que permite à empresa alinhar praticidade e visão estratégica na gestão de documentos e processos. 

Quais são os benefícios da digitalização de documentos para empresas?

A digitalização oferece vantagens como o acesso facilitado, a liberação de espaço físico e o controle e segurança ao acesso de documentos. Conheça mais sobre cada um dos benefícios a seguir.

Liberação de espaço físico 

Um dos principais pontos que motivam empresas a adotar a digitalização de arquivos é a liberação de espaço físico. Todo o material em papel que antes precisava ocupar depósitos pode ser convertido em cópias digitais. Com isso, a empresa não precisa reservar mais espaço para armazenamento e pode liberar o ambiente para outras atividades.

Além disso, é mais difícil manter a organização de arquivos físicos do que de documentos digitais. Os papéis também estão mais sujeitos à deterioração do tempo ao serem expostos ao mofo e à umidade.

Acesso facilitado

Os documentos físicos podem dar mais trabalho para ser localizados e, dessa maneira, um colaborador de uma empresa pode empenhar muito tempo nessa tarefa. Ainda há o risco de perder materiais se os cuidados para armazenamento e manutenção não forem tomados.

A digitalização é uma solução para esses problemas, porque o acesso aos documentos passa a funcionar de forma descomplicada. Se os documentos digitalizados forem classificados conforme os diferentes setores de uma empresa, por exemplo, a localização pode ser muito mais rápida do que em arquivos físicos.

Controle de acesso

Uma das principais preocupações das pessoas e das empresas atualmente é a segurança das informações. As organizações buscam investir em soluções que garantam a preservação e o cuidado com os dados. A  digitalização dos documentos permite que seja feito o controle de acesso.

Por meio de um software onde os documentos ficam armazenados, é possível determinar diferentes níveis de acesso. Desse modo, é possível definir quem deverá apenas ler ou quem poderá fazer alterações nos documentos, da mesma forma que é controlado o usuário que irá imprimir e até mesmo a quantidade de cópias feitas.

Entenda a relação com GED

A digitalização está relacionada com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou a Gestão Eletrônica de Documentos, conhecida pela sigla GED. Essa área da administração atua nos fundamentos de economia e eficácia na produção e utilização de documentos.

Trata-se de um conjunto de ferramentas tecnológicas que busca garantir que a informação esteja disponível com o menor custo possível, no lugar e no momento apropriados e para as pessoas determinadas. Entre os objetivos estão dar mais rapidez aos processos de decisão, controlar a organização e o fluxo de arquivos e normatizar a classificação, o armazenamento e o descarte dos documentos.

A GED também se concentra em fazer com que o acesso às informações seja assertivo, racionalizar a produção documental e auxiliar na preservação dos documentos que devem ter guarda permanente.

Digitalização e automação dos processos de negócios

A digitalização de documentos e a automação de processos  podem oferecer diversos benefícios. É possível ter a oportunidade de avaliar o desempenho por meio de dados consistentes, e não apenas por suposições. Desse modo, a medida promove a melhoria estrutural dos processos. Também é possível obter visibilidade e conhecimento dos processos de negócio com mais detalhamento. O procedimento de digitalização e automação ainda permite tornar mais simples e baratos os custos de auditoria.

Quais cuidados devem ser tomados com digitalização de documentos?

A execução do processo de digitalização depende da garantia de qualidade do arquivo escaneado, além da organização desses documentos para que sejam facilmente acessados.

Além disso, é importante garantir o controle das informações, para que seja mantida a confidencialidade dos dados. Assim, é necessário investir em segurança, a fim de que as informações sejam acessadas apenas por pessoas autorizadas.

É recomendado, portanto, escolher uma empresa que já tenha expertise nessa atividade. A digitalizadora deverá ter os equipamentos e as técnicas necessárias para executar o serviço com qualidade.

Como escolher o melhor equipamento para sua necessidade 

Para escolher o melhor equipamento, é preciso conhecer as demandas às quais a sua organização deve atender. A depender das necessidades, você pode selecionar um scanner profissional de maior volume ou um equipamento multifuncional.

Conte com o suporte de um consultor técnico especializado da Stoque para auxiliar sua empresa a escolher os melhores equipamentos de acordo com a demanda.

É necessário saber qual a quantidade de documentos que devem ser digitalizados no dia a dia. Também é necessário conhecer quais devem ser os formatos de arquivos e a velocidade de digitalização. A disponibilidade dos equipamentos para uso em redes é outro ponto importante.

A Stoque oferece soluções de Intelligent Information Management (IIM) e Managed Print Services (MPS) que podem atender a todas as etapas do ciclo de informação corporativa. Com isso, é possível fazer captura, digitalização, armazenamento, gerenciamento e impressão de arquivos.

Conheça o Ábaris  e como ele pode auxiliar o seu processo de digitalização

A solução Ábaris deixa a sua empresa mais eficiente e mais rápida, sem a necessidade de contratar mais funcionários. Com a digitalização de documentos corporativos, você pode diminuir em até 75% os custos com armazenamento em espaço físico e tempo de busca.

Nós oferecemos a captura de documentos multicanal com extração automática de dados. Ainda ofertamos a gestão digital da informação com total segurança, a gestão de processos com geração de indicadores em tempo real, além de ferramenta de certificação e assinatura digital.

Fale com um especialista em gestão documental e entenda como empresas se tornaram mais competitivas e ágeis e reduziram custos operacionais utilizando o Ábaris.

Gostou do nosso artigo? Confira também:

• Reconhecimento facial: conheça recursos de segurança e comodidade
• Robotização de processos: por que adotar na sua empresa
• Era digital: conheça a importância das mudanças para a sua organização.