Entenda qual o nível de maturidade digital da sua empresa para automação de processos

A automação de processos é a principal dificuldade das empresas brasileiras em relação à maturidade digital. Esse foi o fator que apresentou o pior índice de avaliação em uma pesquisa sobre o preparo para a transformação digital dos negócios, realizada pela consultoria IDC Brasil.

Por outro lado, segundo a Forbes, um estudo feito pela consultoria internacional Bip em 2020, mostrou que em uma escala de 1 a 5, a média obtida pelas grandes empresas nacionais foi 2,7, o que significa um nível intermediário de maturidade digital. 

Empresas com a maturidade digital avançada apresentam um maior desempenho e crescimento elevado comparado à concorrência, o que impacta positivamente nos resultados do negócio. 

As organizações mais maduras digitalmente são definidas pelas suas estratégias claras de transformação digital, o que inclui a automação de processos, o investimento em inovação e capacitação dos colaboradores, entre outras. 

Mas afinal, o que é maturidade digital? E no que ela se difere da transformação digital? É o que você vai ver agora.

O que é maturidade digital

A maturidade digital consiste em um alto nível de entendimento e integração das tecnologias na rotina da empresa. Essa é uma fase mais avançada, que acontece logo após o processo de transformação digital. 

É quando uma empresa alcança um nível elevado de maturidade no uso de ferramentas tecnológicas e trabalha de forma consolidada com  processos digitais em seu dia a dia que melhoram o desempenho do negócio. 

Nesse estágio, as organizações aplicam as ferramentas tecnológicas no seu campo de atuação. Além disso, adquirem a capacidade de aproveitar as oportunidades geradas pelo uso desses recursos para promover o desenvolvimento dos negócios.

Transformação digital x maturidade digital

É comum haver confusão a respeito desses dois conceitos. A transformação digital diz respeito à inclusão de ferramentas tecnológicas em uma organização para começar a digitalização dos processos.

Já a maturidade digital corresponde a um estágio em que o andamento está mais consolidado, assim como integrado a essa nova realidade.

Nesse sentido, as equipes buscam tornar as vantagens da transformação digital parte da cultura organizacional da empresa.

Portanto: transformação digital é quando uma empresa utiliza ferramentas digitais e maturidade digital é quando a transformação digital faz parte da cultura do negócio.

Conheça os níveis de maturidade digital para automação de processos segundo a BCG

Segundo a BCG (The Boston Consulting Group), são 4 níveis de maturidade digital que uma empresa pode alcançar. Entenda quais são, a seguir:

1. Nascentes

Consiste no nível básico da digitalização. 

Nessa etapa, as empresas não se preocupam com o resultado das suas estratégias para fundamentar as suas decisões, apesar de terem presença digital, como site, redes sociais e e-commerce. De modo geral, suas ações são baseadas em dados de terceiros e não calculam o retorno sobre o investimento.

Na automação de processos, esta empresa ainda prefere o papel e arquivamento físico de documentos. Nos casos do armazenamento dos arquivos na nuvem, há falta de integração e dificuldade para localizar os documentos necessários. Além disso, é comum a companhia não contar com políticas de privacidade e os documentos podem ser acessados e compartilhados de forma livre.

2. Emergentes

Esse nível dispõe de processo de armazenamento e tratamento de dados, utilizando-os nas suas estratégias operacionais. Contudo, as informações obtidas não são utilizadas no cruzamento de resultados, o que mostra a falta de governança sobre esses dados.

A tecnologia, neste estágio, é um pouco mais avançada e a empresa já conta com processos definidos sobre armazenamento dos documentos. No entanto, a organização dos arquivos ainda é precária, o que dificulta o trabalho dos colaboradores, deixa os dados sem segurança e propensos a ataques de hackers e roubo de informações. 

3. Conectados

As empresas, nesse estágio, monitoram, analisam e interligam os dados e informações multicanais. Além disso, a organização consegue conectar os resultados nas estratégias de venda, estudar o retorno sobre o investimento e prever cenários por meio dos dados obtidos.

Em relação à automação de processos, a empresa conta com armazenamento em nuvem de forma organizada e segura, limitando algumas informações para os profissionais, mas facilitando o dia a dia nas funções do trabalho. Contudo, a companhia ainda destina recursos para a realização de funções que poderiam ser facilitadas com o uso de tecnologias.

4. Multimomento

Nesse  nível, a partir da integração de dados e de canais de comunicação, as empresas conseguem personalizar e proporcionar experiências excepcionais baseadas nos resultados individuais de cada cliente.

A digitalização de documentos está estabelecida nesse nível. Sendo assim, a automação de processos, proteção de dados, armazenamento na nuvem, pesquisa e análise de dados, entre outros recursos, são projetados para facilitar o dia a dia na empresa, promovendo mais produtividade e proporcionando mais resultados significativos para o negócio. 

Como a McKinsey mensura a maturidade digital das empresas:

Para a McKinsey, além de envolver seus clientes digitalmente, o processo consiste em melhorar o desempenho financeiro em quatro áreas: estratégia, capacidades, organização e cultura. Veja a seguir:

1. Estratégia 

O primeiro ponto analisado no diagnóstico de maturidade é o quanto a estratégia digital está conectada com a estratégia global da empresa. Empresas líderes têm uma vinculação clara entre o digital e a estratégia do negócio, enquanto que as menos maduras, apresentam um conjunto disperso de iniciativas e não possuem um plano de transformação claramente definido, implicando em grandes desafios para a execução. Segundo a Mckinsey,  digital e analytics são um “potencializador” da estratégia e não constituem uma estratégia por si só.  O mais interessante é que, no diagnóstico das empresas brasileiras, mesmo entre as companhias líderes, apenas uma pequena parcela consegue ir além e articular a estratégia digital em múltiplas dimensões do negócio (back office e recursos humanos, por exemplo).

2. Capacidades

Além da estratégia, é fundamental que as empresas desenvolvam capacidades de sustentação da mudança, investindo em gestão de dados e informações para definição e acompanhamento estratégico; ferramentas que promovam a geração de insights sobre o negócio e melhorem a tomada de decisão; automações que aumentem a eficiência e a produtividade; preocupação e entendimento da experiência do cliente na sua jornada e capacidade para torná-la melhor; assim como investimentos para aumentar o engajamento digital dos stakeholders por meio do posicionamento de marca nos meios digitais. 

Um dos pontos chave dessa fase é a identificação de ferramentas que geram insights para melhorar a gestão do negócio a partir de dados, que são administrados de forma organizada e sistematizada.

3. Organização

Nesse ponto, a Mckinsey avalia se a estrutura de digital e analytics da empresa estimula a colaboração entre unidades de negócio. Outro ponto que entra na avaliação é se existem KPIs claros, se os mesmos estão relacionados às prioridades estratégicas e, se eles são monitorados de forma sistemática e regular pela instituição.

Além disso, as empresas são avaliadas pela habilidade de atrair, desenvolver e reter talentos de alto nível em digital e analytics, e pela existência e proficiência de funções críticas que promovam a comunicação e o entendimento entre as funções de especialistas de tecnologia e do negócio. Vale ressaltar que o nível de governança dentro da empresa também é analisada aqui. 

4. Cultura

Embora ter capacidades fortes seja importante, as empresas conseguem, de certa maneira, equilibrar as faltas quando constroem culturas ágeis, flexíveis, sob orientação externa e com forte abertura para aprender. Sabemos que a cultura é primordial para a geração de valor em empresas que buscam por uma transformação digital, mas a verdade é que a maioria das companhias brasileiras enfrentam desafios nesta dimensão. 

Essa cultura que se mostra disponível para fazer testes e aprender de maneira ágil, incorpora iniciativas de automação, monitoramento constante, compartilhamento com a comunidade (orientação externa) e colaboração, para combinar funções e processos – antes isolados – em uma cultura orientada ao produto, que se move velozmente. Ambientes que se estruturam dessa forma, compartilham dados, minimizam a complexidade, facilitam a rápida realocação de recursos e permitem sistemas de TI reutilizáveis, modulares e interoperáveis.

Leia também: A transformação digital nas organizações de serviços financeiros

Quais são os benefícios da maturidade digital para as empresas?

O investimento em avançar a maturidade digital na sua empresa proporciona vantagens competitivas para o negócio. 

O fato de realizar diversas tarefas ao mesmo tempo de forma automatizada garante diversos benefícios para a companhia. Conheça os principais benefícios que a maturidade digital pode oferecer:

• Aumento na produtividade: a otimização de processos ajuda na automação das rotinas internas, promovendo mais produtividade nas funções que anteriormente levavam muito tempo para realizar;
• Redução de custos: de acordo com a BCG, os negócios que se encaixam no multimomento tendem a ter um aumento de 20% nas receitas e uma redução de cerca de 30% nos gastos;
• Competitividade no mercado: no Brasil, o grau de maturidade das empresas ainda é considerado intermediário, o que mostra uma oportunidade dos negócios em aproveitar o momento para sair na frente da concorrência. 

Portanto, a maturidade digital é um assunto que será muito abordado nos próximos anos.  A tendência é que as empresas alcancem cada vez mais altos níveis para conseguirem se diferenciar e acompanhar o mercado. Por isso, é fundamental entender em qual deles o seu negócio se enquadra e direcionar os seus investimentos para essa área, além de manter um acompanhamento dos avanços alcançados. 

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