Software de gestão de processos para IES: Veja o principal!

A gestão de processos em Instituições de Ensino Superior (IES) enfrenta desafios significativos, como a complexidade operacional, a necessidade de automação e a integração de processos. Soluções tecnológicas como, por exemplo, software de gestão de processos para IES, são essenciais para otimizar o funcionamento dessas instituições.

Neste contexto, o Ábaris, solução desenvolvido pela Stoque, que se destaca como um software de gestão de processos para IES inovador e eficiente. Este artigo detalhará os principais benefícios, funcionalidades e diferenciais, mostrando por que ele é a melhor escolha para Instituições de Ensino Superior que buscam otimizar suas operações, integrar sistemas e automatizar tarefas críticas.

Índice

1. 1. Desafios da gestão de processos em IES
   2. O que é o Ábaris?
   3. Benefícios do Ábaris para IES
   4. Exemplos de uso do Ábaris em IES
   5. Comparativo com outras soluções
   6. Portanto

Desafios da gestão de processos em IES

A gestão de processos em IES é extremamente complexa, pois envolve uma série de operações acadêmicas e administrativas que precisam ser coordenadas de forma eficiente. Esse cenário exige soluções robustas para lidar com os desafios específicos do setor.

Complexidade operacional

Muitas IES enfrentam desafios operacionais que vão desde a gestão de matrículas, controle financeiro, gestão acadêmica até a integração de departamentos. Quando esses processos não são bem coordenados, a eficiência operacional é afetada, ocasionando retrabalho, perda de tempo e aumento de custos operacionais, bem como impacto na qualidade dos serviços prestados aos alunos e colaboradores, devido a erros e inconsistências.

Integração de sistemas

Outro grande desafio é a integração entre os diferentes sistemas acadêmicos e administrativos. Muitas vezes, as IES utilizam sistemas desatualizados ou que não conversam entre si, o que gera inconsistências de dados e dificulta a troca eficiente de informações entre setores como o acadêmico, financeiro e administrativo, dificultando a tomada de decisões e a gestão de recursos.

Automação e redução de erros

A falta de automação também gera um volume elevado de erros manuais e retrabalho, afetando a qualidade dos serviços prestados e prejudicando a experiência de alunos e funcionários. Nesse sentido, a automação dos processos críticos de uma IES pode não apenas melhorar a eficiência, mas também reduzir drasticamente a ocorrência de erros e garantir que os fluxos de trabalho sigam um padrão estabelecido, melhorando a qualidade do ensino e dos serviços prestados.

O que é o Ábaris?

O Ábaris é solução SaaS (Software as a Service) de gestão de conteúdo (ECM) e automação de fluxos (BPM) em nuvem, com módulo de captura inteligente e assinatura digital nativos em uma plataforma única.

Ábaris SeAD

Especificamente para instituições de ensino, o Ábaris SeAD redefine o conceito e Secretaria Acadêmica Digital, automatizando e digitalizando integralmente os processos acadêmicos. O Ábaris SeAD é uma solução SaaS modulada para atender às necessidades específicas das IES, simplificando rotinas, garantindo segurança e impulsionando a transformação digital.

Principais funcionalidades

• Automação de fluxos de trabalho: O Ábaris automatiza processos administrativos e acadêmicos, desde o fluxo de matrículas e rematrículas até o gerenciamento financeiro e acadêmico, reduzindo a necessidade de intervenção manual e aumentando a eficiência.
• Integração com sistemas acadêmicos e financeiros: O software oferece integração total com sistemas existentes, inclusive com integrações via API, facilitando a troca de informações, a gestão integrada de processos, bem como permitindo que os setores acadêmicos, financeiro e administrativo possam se comunicar de forma eficaz. Com a integração, dados como financeiros, status de matrículas e acompanhamento acadêmico são centralizadas e acessíveis em tempo real.
• Monitoramento em tempo real: Com o Ábaris, gestores podem acompanhar cada etapa dos processos em andamento, identificar gargalos rapidamente e tomar decisões estratégicas, ou seja, exercer uma gestão proativa e a identificação rápida de problemas.
• Relatórios detalhados e inteligência de dados: O software gera relatórios detalhados e utiliza inteligência de dados que permitem às IES analisarem o desempenho dos processos, facilitando a identificação de melhoria contínua e a criação de estratégias mais assertivas para o futuro.
• Personalização e escalabilidade: Além disso, o Ábaris é altamente personalizável e escalável, o que significa que ele pode ser adaptado às necessidades específicas de cada IES.

Benefícios do Ábaris para IES

O uso de um software de gestão de processos para IES como o Ábaris traz uma série de benefícios diretos para as instituições, que impactam desde a eficiência operacional até a segurança dos dados e a qualidade na tomada de decisões.

Eficiência operacional

A automação de processos elimina grande parte das tarefas manuais, reduzindo o retrabalho, assim como aumenta a agilidade e a eficiência operacional. Além disso, a automação das tarefas rotineiras permite que os colaboradores se concentrem em atividades estratégicas, melhorando a qualidade dos serviços prestados.

Integração de setores

O Ábaris facilita a comunicação entre áreas acadêmicas, financeiras e administrativas, promovendo uma gestão integrada e mais eficiente. Desse modo, a integração de dados entre os diferentes departamentos permite uma visão holísticas dos processos, melhorando a coordenação, a colaboração e a transparência dentro da IES.

Melhoria na tomada de decisão

Com dados em tempo real e relatórios detalhados, os gestores das IES podem tomar decisões de acordo com informações precisas e atualizadas sobre o desempenho dos processos, ajudando-os a identificar gargalos e oportunidades de melhoria contínua.

Compliance e segurança

O Ábaris também garante que todas as atividades da IES estejam em conformidade com as regulamentações educacionais e de proteção de dados sensíveis. Além disso, o software ajuda as instituições a adotarem as melhores práticas de segurança da informação, como confidencialidade, integridade e disponibilidade dos dados. Como resultado, ajuda a evitar penalidades legais e preservar a confiança dos alunos e funcionários.

Redução de custos

Com a redução do uso de papel e a impressão de arquivos físicos, consequentemente, acaba havendo uma redução de custos.

Centralização das informações

Todos os documentos são centralizados em um único lugar, facilitando a padronização de processos e a redução de erros humanos. Além disso, com o controle de versões, é possível rastrear qualquer modificação nos arquivos.

Transparência e monitoramento de processos

A possibilidade de monitorar todos os processos em tempo real traz mais transparência e controle para a gestão da instituição. Isso significa que os gestores podem acompanhar o progresso de cada etapa, prever problemas e agir rapidamente para solucioná-los antes que afetem o desempenho geral.

Exemplos de uso do Ábaris em IES

A adoção do Ábaris em instituições de ensino superior já mostrou resultados expressivos em diversas áreas operacionais, proporcionando melhorias significativas em vários processos.

Gestão de matrículas

Como mencionando anteriormente, o Ábaris facilita o processo de matrícula e rematrícula, deixando-o completamente automatizado. Dessa forma, os gestores conseguem acompanhar cada etapa em tempo real, reduzindo a carga de trabalho e eliminando erros manuais que podem comprometer a experiência do aluno.

Controle financeiro

O software também auxilia na gestão financeira da instituição, desde o acompanhamento de pagamentos e cobranças até a emissão de relatórios financeiros detalhados, reduzindo a incidência de erros contábeis.

Gestão acadêmica

Na gestão acadêmica, o Ábaris automatiza aprovações de disciplinas, o gerenciamento de documentos acadêmicos e a geração de relatórios personalizados, agilizando o trabalho dos coordenadores e facilita o acesso dos alunos e professores às informações relevantes.

Comparativo com outras soluções

Embora haja outras opções de soluções de software de gestão de processos para IES no mercado, a maioria está limitada em termos de personalização, ou ainda, exige altos custos de implementação.

Por outro lado, o Ábaris oferece:

• Mobilidade: acesso por dispositivos móveis;
• Digitalização em massa: velocidade na digitalização de grande volume de documentos em papel;
• Busca otimizada e personalizada: localização de documentos e informações relacionadas de forma fácil, pelo nome ou tipo de arquivo, palavras-chaves e conteúdo, ou por links entre documentos de um mesmo processo;
• Controle e segurança: criação e rastreio de versões, controle de permissões e níveis de acesso, além do acompanhamento do histórico do documento e registro de visualizações (check-in e check-out) em um repositório seguro;
• Armazenamento ilimitado: com o armazenamento em nuvem, há muito mais espaço para armazenar seus documentos. A plataforma está preparada para absorver o volume de arquivos do seu negócio.

Portanto

Em outras palavras, o Ábaris oferece uma combinação entre flexibilidade, personalização e escalabilidade, e é ideal para instituições de ensino superior que buscam melhorar a eficiência das suas operações.

O Ábaris é a solução completa para reduzir seus custos , aumentar a produtividade, minimizar o trabalho manual, diminuir o risco de erros e otimizar processos importantes para o negócio.

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