Eficiência operacional com o Smart Process Applications

Smart Process Applications (SPA), de acordo com a Forrester é: uma nova categoria de aplicações desenhadas para ajudar CIOs e suas empresas a melhorarem a performance e qualidade nas atividades altamente dependentes de recursos humanos.

Em outras palavras, essa aplicação suporta os esforços de gerenciamento de processos de negócios (BPM) de uma organização de maneira colaborativa.

SPA utiliza inteligência artificial para extrair informações relevantes a respeito do contexto do conteúdo. Em seguida utiliza esses dados para selecionar, modificar ou redirecionar as próximas etapas do fluxo.

Esta próxima geração de aplicações encapsulará as melhores práticas desses processos de negócios e também permitirá que a aplicação reflita as melhorias contínuas. Portanto, trará constantemente as evoluções na colaboração desse processo de negócio.

SPA na prática

O AIIM (Association for Information and Image Management) realizou uma pesquisa sobre SPA e, portanto, chegou a algumas conclusões:

• Na pesquisa, 7% das empresas responderam que possuem processos inteligentes e adaptativos em produção, 12% estão ainda experimentando esse tipo de processo, 45% estão usando processos estáticos e 36% possuem poucos processos automatizados.

• Desses que estão utilizando Smart Process Applications, 41% chegaram a resultados de sucesso e 52% acreditam que os resultados são promissores, mas ainda estão imaturos.

• O maior benefício apontado na pesquisa é a redução no tempo de execução dos processos e uma resposta mais consistente da equipe de execução do processo. Além disso, a equipe citou como benéfica a flexibilidade e os sistemas adaptativos, tornando mais simples atender a requisitos regulatórios.

Uma aplicação SPA consiste em:

Captura inteligente:

É o processo de identificar e extrair informações críticas de documentos físicos ou eletrônicos, sem a intervenção manual do usuário.

Quando usada em conjunto com gestão de conteúdo ou automação de processos, essas informações extraídas podem ser usadas para roteamento ou entrega de informações ou processos críticos.

Automação:

Os processos de negócio devem ser mapeados e otimizados de forma que possam tornar mais prático a operação da empresa, com a automação de processos.

Além disso, o mapeamento e registro dos processos de negócio trarão dados e informações que propiciarão análises sobre a operação e demonstração dos seus gargalos. Isso permite ações de curto, médio e longo prazo.

Integração:

A integração entre sistemas e processos permite que exista assim a automação das operações, ganhando em produtividade e eficiência.

As tecnologias atualmente disponíveis permitem amplas possibilidades de integrações tornando o processo e a operação mais fluida e intuitiva. Além disso, essas tecnologias minimizam os erros operacionais e tornam mais seguro e ágil o processo.

Análise:

Tendo todos os dados disponíveis e todos os processos e operações registradas, é possível realizar toda uma análise sobre o ambiente organizacional. Essa análise, portanto, pode revelar situações que podem alavancar o negócio ou até pivotar alguma inovação que vem sendo desenvolvida.

Além disso, a análise e transformação dos dados em informação, permitirá que em cada vez menos tempo seja possível identificar situações de ajuste ou de alavancagem.

Mobile:

Todos os passos aqui descritos não farão tanto sentido se não for possível realizá-los de forma distribuída e remota. Temos um mercado cada vez mais ágil e mutável, sendo que a mobilidade se tornou imprescindível para que seja possível acompanhar todas essas mudanças.

Atualmente os recursos disponíveis para mobilidade permitem que a distância deixe de ser um problema e possa ser uma aliada na agilidade da execução da operação. Por meio da mobilidade estamos sempre acessíveis e disponível para resolução de situações.

Benefícios do uso da captura inteligente

1. Redução do retrabalho e aumento da eficiência: a captura inteligente faz com que colaboradores, que antes realizavam trabalhos manuais para tratamento da informação, fiquem disponíveis para realização de atividades mais críticas aos processos de negócio.
2. Aumentar a colaboração entre colaboradores remotos: a captura inteligente reduz significativamente as dificuldades de entrada e acesso as informações em localidades distribuídas aumentando a interação entre os colaboradores.
3. Aumento da segurança: a captura inteligente garante que o conteúdo que foi capturado seja direcionado exatamente para o local correto, dando acesso a informação somente as pessoas que realmente podem tê-lo. Da mesma forma, provê também um maior compliance as regras de segurança corporativa.
4. Compliance: a captura inteligente cria toda uma trilha de auditoria da informação capturada e extraída, mantendo o compliance com a regulações governamentais e a precisa retenção e tratamento de dados sensíveis.

Dicas para aplicar Smart Process Applications no seu negócio

A partir deste gráfico conseguimos verificar que o retorno dado pelo SPA tem crescido substancialmente ano após ano.

Baseado nisso, observamos que a maior parte do retorno ainda acontece a partir das aplicações que já existem na organização, o que é natural dado o tempo de maturidade que é necessário para que uma plataforma se estabilize e passe a operar de forma cada vez mais eficiente.

Mas é importante verificar que os retornos das aplicações de BPM (Business Process Management) e aplicações especializadas tiveram um percentual muito mais significativo de crescimento.

Isso mostra, portanto, o quanto as organizações estão investindo no mapeamento e otimização de seus processos e agindo de forma específica para cada situação com aplicações especializadas.

Como resultado, pode-se concluir que o processo de implantação de SPA nas organizações passa pelo conhecimento do ecossistema atual de tecnologia, levando o mesmo ao máximo de otimização e uso.

A partir disso, os processos podem ser mapeados para que sejam tratados ou pelo ecossistema atual de tecnologia ou através de aplicações especializadas. O que torna o ecossistema mais amplo, sem inserir grandes riscos a estabilidade.

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