Mantenha a gestão em ordem: como a automação do processo de negócio possibilita alcançar bons resultados

Para agilizar as demandas e melhorar os resultados, o processo de negócio precisa ser bem definido e claro dentro de uma organização.

Como forma de mostrar melhor como funcionam estas metodologias, trouxemos este conteúdo por meio do qual você irá entender a importância e as etapas e vantagens em ter processos bem estruturados e automatizados.

Boa leitura!

O que é um processo de negócio

Um processo de negócio é uma sequência de ações criadas a partir de uma demanda, com o objetivo de entregar algum resultado estimado previamente.

Segundo a Professora Dra. Elisa Yumi Nakagawa da USP, um processo de negócio é:

“Um conjunto de tarefas estruturadas relacionadas que produzem um serviço ou produto específico para seus clientes ou para um cliente particular”. 

Dentro dos processos de negócios existem divisões que foram pensadas para auxiliar os profissionais em suas rotinas.

Para melhor executar um processo de negócio, existem diferentes metodologias que direcionam de forma estruturada a ação do gestor. Cada uma delas traz ferramentas e maneiras diferentes de executar o gerenciamento, seguindo aproximadamente os mesmos passos:

• mapeamento da situação atual dos processos;
• identificação dos pontos de melhoria principais;
• desenvolvimento das ações necessárias para alcançar melhores resultados;
• implementação das mudanças planejadas; e
• acompanhamento dos resultados obtidos.

O gerenciamento de processos de negócio é essencial e indispensável para qualquer empresa que busca se destacar no mercado.Hoje em dia, e segundo o guia BPM (Business Process Management), o processo de negócio pode ser dividido em três partes: primários, de suporte e gerenciais.

Mas, antes de falarmos das etapas da análise e mapeamento de processos de negócios, é importante entender o que é a análise de processos.

Para mensurar a qualidade de cada processo, é preciso analisar e avaliar a qualidade de execução, o tempo levado e, principalmente, o resultado obtido em cada etapa de um processo de negócio.

Algumas etapas da análise de processos de negócios devem ser seguidas para que se possa promover a melhoria contínua. Confira:

• identificar os processos;
• estabelecer as equipes;
• criar uma modelagem para este processo;
• revisão e análise das etapas; e
• ajustes e melhorias.

A análise de um processo de negócio deve ser contínua e melhorada a cada ciclo. Somente a partir de análises e ajustes as etapas do processo podem ser concluídas com êxito.

Conheça agora quais são as três etapas de um processo de negócio e como atuar em cada uma delas.

Conheça os tipos e as etapas de um processo de negócio

Como já dissemos, são três as etapas do processo: primários, de suporte e gerenciais. Os processos primários, que também podem ser chamados de “finalísticos”, representam todas as atividades que uma empresa concentra para cumprir sua missão.

Por exemplo, as ações referentes à venda, divulgação e comercialização de produtos ou serviços são consideradas um processo de negócio primário.

Os processos de suporte consistem, como o próprio termo já demonstra, em oferecer suporte aos processos primários. As áreas de RH e tecnologia, por exemplo, são bons exemplos de processos de suporte.

Já os processos gerenciais correspondem ao gerenciamento dos processos primários e de suporte. São os processos gerenciais que garantem a boa execução e o planejamento das demais etapas.

O melhor exemplo para entender o que é gestão de processos de negócios, ou processo de negócio gerencial, é a própria atividade de gestão empresarial e suas atribuições.

No mercado existem algumas ferramentas e técnicas específicas para modelagem, gerenciamento e execução dos processos. Podemos destacar as metodologias BPM, BPMN e Scrum.

 

BPM

A abordagem do BPM (Business Process Management em inglês) tem a finalidade de executar um  gerenciamento adaptável, desenvolvido com a finalidade de sistematizar e facilitar processos organizacionais individuais complexos, dentro e fora das empresas.

Tem o enfoque na melhoria contínua dos processos de negócio, por meio de controle, análise e monitoramento de cada etapa.

 

BPMN

Dentro do gerenciamento de processos de negócio, existe a metodologia de anotação e registro dessas etapas.

A notação BPMN (Business Process Model and Notation) trata do registro visual do processo BPM de uma maneira simples e clara, pensada tanto para gerentes quanto para profissionais técnicos, analistas, desenvolvedores e funcionários em geral.

Esse registro foi idealizado para melhorar a comunicação entre as áreas e internamente nos respectivos times, já que estrutura e mostra o processo e suas fases.

No entanto, ela faz muito mais que isso, permitindo a ilustração do processo de maneira nunca vista antes.

Visualmente, o método BPMN registra uma série de códigos e símbolos para representar uma ação, etapa ou processo que deve ser executado conforme o planejamento do gerenciamento de negócios.

 

Scrum

Já a metodologia Scrum é específica para planejamento e modelagem de projetos de softwares. Nela, os projetos são divididos em ciclos (tipicamente mensais), chamados sprints. O sprint representa um time box dentro do qual um conjunto de atividades deve ser executado.

Essa metodologia é ágil e muito específica para esta área; porém, a sua essência em gerar valor a cada entrega pode ser absorvida por outras áreas da gestão de processo de negócio.

Quais as vantagens em ter um processo de negócio bem definido e automatizado

Como foi visto ao longo do nosso artigo, a organização de um processo de negócio é a base para uma gestão estratégica e eficiente. É por meio dessa organização que a empresa poderá obter resultados mais satisfatórios e melhorias nas etapas de produção.

A automação, sistema de controle pelo qual os mecanismos verificam seu próprio funcionamento, efetuando medições e introduzindo correções, sem a necessidade da interferência do homem, o processo de negócio obtém diversos benefícios.

Dentre as inúmeras vantagens de ter um processo de negócio bem definido estão:

• eliminação de gargalos processuais;
• aumento da produtividade;
• redução de custos;
• mapeamento e diagnósticos mais assertivos de problemas e suas respectivas melhorias;
• integração de setores;
• capacitação de profissionais;
• flexibilização das rotinas de trabalho; e
• melhorias constantes.

Quando esses processos não estão bem definidos, podem pôr em risco tanto a eficiência quanto a eficácia da organização, por meio dos produtos e serviços disponibilizados, gerando perdas de capital e até mesmo de valor de marca.

Agora que você já sabe a importância de um processo de negócio bem estruturado, é importante buscar tecnologias para otimizar estas funções e alcançar resultados mais assertivos conforme esperado.

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