Saiba como implementar a otimização de processos e melhorar os resultados da sua gestão

Você sabe o que é a otimização de processos e como essa prática pode auxiliar na melhoria dos resultados da sua gestão?

Cada atividade dentro de uma organização representa um processo. Empreendedores e gestores estão sempre em busca de soluções para melhorar os resultados desses processos. Em alguns casos não conseguem justamente por não entenderem que essas tarefas são parte fundamental para o alcance dos objetivos.

Nesse sentido, a otimização de processos é um excelente caminho para alcançar melhorias e, consequentemente, ter resultados mais satisfatórios.

Por isso trouxemos para este artigo informações importantes sobre como melhorar a gestão por meio de uma boa otimização de processos.

Boa leitura!

O que é otimização de processos?

Otimização de processos é uma  forma de melhorar a execução das atividades em uma empresa; pode também ser chamada de processos de melhoria da produtividade. O propósito da otimização é a redução ou eliminação de desperdício de tempo e recursos, gastos desnecessários, gargalos e erros, atingindo o objetivo do processo.

Levando em consideração que um processo ineficiente não é um caminho que leva a bons resultados, a otimização pode ser vista como solução, visto que é uma estratégia valiosa para o alcance de resultados satisfatórios.

Por isso, entenda qual a importância da otimização de processos para uma companhia e como um processo ineficiente pode afetar os resultados da empresa.

Entenda a importância da otimização

A otimização de processos é importante porque auxilia a empresa na avaliação dos processos de maneira mais assertiva e estratégica. É muito interessante reservar momentos para pensar em formas melhores de realizar o trabalho da organização.

Mesmo com rotina diária e todas as demandas que a gestão precisa dar conta, é importante refletir sobre essa questão. Afinal, os processos são etapas decisivas na hora de entregar os melhores produtos e serviços para os clientes.

É pela otimização que a empresa pode adotar melhores práticas dos métodos de trabalho e da formalização, o que ocorre muitas vezes por meio de um documento que especifica como a atividade deve ser realizada, o tempo estimado e os recursos necessários para sua execução.

Com esse processo, as entregas se tornam mais confiáveis e a incidência de erros e dúvidas com relação ao processo é reduzida consideravelmente.

Além disso, otimizar processos tem como benefício a criação de soluções mais assertivas e maior agilidade na conclusão de tarefas, permitindo identificar quais atividades não agregam valor ao resultado final e eliminá-las.

A otimização de processos proporciona diversas vantagens que provocam um impacto positivo, além da redução de custos e melhorias na rotina de trabalho. Por meio da otimização é possível aumentar e melhorar a produtividade e ganhar mais tempo para focar em outras tarefas, produzindo mais e com qualidade.

Veja também: como melhorar processos dentro da empresa

Os três pilares para aperfeiçoar os processos são: identificar quais são os processos, apontar quais melhorias devem ser tomadas e aplicar as soluções preestabelecidas e planejadas, monitorando-as.

Para isso é interessante avaliar o uso de tecnologia para gestão estratégica desses processos, por meio de softwares de automação, que, além de agilizar as demandas feitas manualmente, reduzem os erros e melhoram os resultados das entregas.

Otimizar os procedimentos administrativos por meio de uma automação digital facilita o dia a dia de toda a equipe, além de melhorar a rotina do negócio, diminuindo o tempo para atingir os objetivos.

Entender qual o melhor tipo de automação para otimização de processos de que a sua empresa precisa é o primeiro passo. Assim, buscar no mercado as melhores tecnologias para suprir a demanda da sua equipe será uma jornada mais assertiva.

Conheça o passo a passo para garantir uma boa otimização de processos

Para aplicar o gerenciamento de processos em uma companhia é preciso seguir alguns passos. São eles que irão garantir a eficácia da otimização e possibilitar que a empresa possa realizar entregas mais eficientes no final de cada processo.

Mapeamento

O mapeamento é muito útil para padronizar o trabalho e identificar oportunidades de melhorias nos processos de negócio de uma empresa. Além disso, o mapeamento de processos é uma ferramenta importante ao transformar um processo, permitindo o aprofundamento da mudança.

Para isso, ele pode ser feito para atingir diferentes objetivos, como:

• Compreender os processos: entender como o processo funciona na prática.
• Melhorar os processos: realizar reparos incrementais no processo.
• Documentar os processos: produzir documentação estruturada e coesa sobre o processo (muito utilizado para capacitar colaboradores).
• Padronizar os processos: garantir que um processo seja executado da melhor maneira possível.
• Transformar os processos: promover mudanças profundas em processos, remodelando-os.

Na prática, os processos devem ser ilustrados por mapas ou diagramas, para que fique visualmente claro para todos os colaboradores participantes desse mapeamento quais etapas deverão efetuar.

Confira alguns diagramas de processos trazidos do BPM CBOK®:

Representação simples de fluxo em BPMN.

Fluxo em baixo nível com raias BPMN.

A etapa de mapeamento é crucial para fazer as seguintes perguntas sobre o processo, para assim determinar qual é o foco e a abordagem a ser tomados, além dos itens que não podem mudar:

• Qual é o objetivo final deste processo? Qual deveria ser o resultado?
• Onde o processo começa e onde termina?
• Que atividades fazem parte do processo, levando-o adiante?
• Quais departamentos e funcionários estão envolvidos?
• Que informação viaja entre os passos?

As respostas a essas perguntas ajudam a compreender como o processo funciona e o que precisa ser melhorado.

Análise

O momento de análise é quando cada processo será julgado como necessário e eficiente ou não para o crescimento e a melhoria da organização.

É necessário ter uma micro e uma macrovisão. Cada detalhe é importante, desde a maneira como o documento é armazenado até a entrega do seu produto ou serviço ao cliente.

Durante a análise surgem outras perguntas, como: 

• Qual o objetivo deste processo?
• Existe uma maneira melhor de executá-lo?
• Quanto tempo este processo demora para ser realizado?
• Existe algum momento em que esse processo fica estagnado? Por quê?

Compare as respostas dessas perguntas com as do processo de mapeamento e será possível descobrir quais tarefas pareciam imprescindíveis.

Dessa forma, a análise permitirá que você tenha uma visão mais crítica sobre os processos atuais e consiga identificar falhas e pontos que devem ser melhorados.

Otimização

Após a identificação e a correção das falhas nos processos de gestão, também é possível melhorar pontos fortes. Esse aprimoramento aumenta o potencial das atividades e alavanca os resultados.

Após o levantamento dessas mudanças, é hora de praticá-las. Esta fase é a mais demorada, mas é a que garante que a otimização dos processos será mesmo benéfica para a empresa. 

Acompanhamento

Após todas as etapas e o plano de ação, é essencial acompanhar os resultados. A gestão e a otimização de processos devem ser um trabalho contínuo e, por isso, as etapas precisam ser vistas como um ciclo.

Portanto, é importante acompanhar o desempenho dos processos e, sempre que necessário, aplicar as melhorias estabelecidas anteriormente.

Com todos os indicadores, análises e relatos colecionados durante as etapas passadas, provavelmente surgirão ideias e soluções para transformar os processos. Portanto, use-as e ponha a otimização em prática.

Utilize tecnologia para a otimização de processos

Atualmente, a tecnologia de automação se consolidou como uma grande aliada da otimização de processos. Ferramentas modernas de gestão empresarial auxiliam na criação de processos de trabalho cada vez mais consistentes e organizados.

Ao planejar melhorias, é importante ter em mente que sistemas ultrapassados devem ser substituídos por soluções mais atuais e adaptadas ao perfil da empresa. Afinal, isso irá ajudar a elevar a produtividade dos colaboradores e reduzir o tempo gasto com cada operação.

Por isso, tenha sempre em mente que é importante contar com uma empresa líder em tecnologia, gestão e otimização de processos para auxiliar a sua empresa neste momento.

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