Veja como o mapeamento de processos pode resolver gargalos em sua empresa

Independentemente do porte de uma empresa, fazer o mapeamento de processos é importante para garantir a padronização das tarefas e otimizar as atividades. Essa iniciativa também permite que os procedimentos passem por transformações para tornar as organizações mais eficientes e competitivas. 

A estruturação dos processos deve ser feita em algumas etapas e pode contar com o auxílio de algumas ferramentas de mapeamento de processos.

Neste artigo, você vai entender melhor quais são as vantagens do mapeamento de processos, seus objetivos e como pode ser posto em prática.

Boa leitura!

O que é mapeamento de processos?

Antes de definir o que é mapeamento de processos, é preciso entender o que é um processo. Um processo é uma ordem específica de tarefas que devem ser realizadas em um período de tempo determinado. Sendo assim, essa definição engloba todos os passos para atingir um resultado, uma matéria-prima envolvida e um produto ou serviço. 

O mapeamento, por sua vez, busca compreender todas as etapas de um processo, com a descrição de cada uma delas. Também é preciso fazer a relação com cada uma das pessoas da equipe envolvidas, além dos materiais necessários e dos produtos ou dos serviços que serão resultados desse procedimento.

Qual é o objetivo do mapeamento de processos e por que é tão importante para o negócio?

A esquematização de processos pode ser feita para atingir diferentes objetivos em uma empresa. Por meio desse mapeamento, é possível compreender como o processo funciona de maneira aplicada e fazer melhorias, já que é mais fácil identificar erros e realizar reparos que podem ser adicionados ao procedimento.

A prática de mapear processos em um negócio ainda é capaz de produzir a padronização, o que garante que as atividades sejam otimizadas e entregues com o mesmo padrão de qualidade. 

Outra vantagem da estruturação dos procedimentos é a possibilidade de executar mudanças profundas em uma empresa por meio da remodelação.

O mapeamento é importante porque é eficaz como ferramenta de identificação de gargalos em uma empresa. É possível delimitar qual é o ponto do processo que não flui bem e atrapalha o andamento de uma atividade. A ordenação dos processos facilita o reconhecimento desses gargalos para que o procedimento alcance melhor resultado. 

O detalhamento do processo também possibilita estimar os custos dos procedimentos e prever uma eventual disparidade no custo-benefício. Um processo pode ser tão caro que não vale a pena ser executado, por exemplo. Ao conhecer esses gastos, a empresa pode desenvolver melhorias para otimizar esse procedimento e, assim, diminuir as despesas.

Mapeamento dos fluxos de processos: como fazer

O mapeamento de processos pode ser posto em prática por meio de cinco passos. Confira mais detalhes sobre cada uma dessas etapas.

• Defina quais processos devem ser mapeados

É necessário identificar um ponto crítico, ainda que em potencial, que precisa passar por uma intervenção, para que não provoque prejuízos a uma empresa. Um exemplo é a exigência de diminuir os gastos em uma organização, a fim de ter melhores resultados em relação ao seu concorrente. 

Também é possível reconhecer a necessidade de resolver problemas de comunicação em um negócio. Ainda pode ser importante delimitar em quais atividades existe retrabalho e onde há improdutividade.

É indispensável ter clareza de qual questão precisa ser solucionada para depois ser reparada.

Com o ponto crítico definido, é possível identificar qual será o processo que está mais bem relacionado a ele. Para uma empresa que tem o objetivo de se posicionar acima dos concorrentes, por exemplo, será importante fazer o mapeamento do processo de vendas.

• Selecionar uma equipe apropriada ao objetivo

No momento de formar o time, selecione as pessoas que já têm uma compreensão detalhada do processo. Também é necessário escolher quem sabe trabalhar bem em grupo e valoriza a oportunidade de atuar no projeto.

Não é indicado formar uma equipe sem chamar os colaboradores que estão envolvidos ou sem ao menos comunicá-los sobre o mapeamento. Informá-los é essencial para que não seja formada uma resistência na equipe, o que pode prejudicar o resultado.

• Faça um mapa do que será feito

Após selecionar os processos que serão estruturados e o time de pessoas que vai integrá-los, é necessário fazer um mapa. Esse esquema representa graficamente a sequência de fases do procedimento: a entrada, o processamento e a saída. 

Esse desenho deve apontar, por exemplo, quais são os insumos, as atividades envolvidas e o produto final. Ainda devem ser incluídas nesse mapa as informações envolvidas no processo e as pessoas que fazem parte da construção dele, bem como suas funções.

• Organize como o planejamento será aplicado

É necessário ter cautela para diminuir a possibilidade de erros que podem ser comuns quando uma equipe está envolvida no projeto e também promover a capacitação desses profissionais, caso seja preciso. 

Também é possível considerar o treinamento dos funcionários para que entendam a relação de interdependência que existe em um negócio. Os processos integram uma rede complexa e, por conta disso, uma falha em um procedimento pode provocar uma reação em cadeia.

• Defina indicadores de resultados e monitore o andamento do processo

A última etapa do mapeamento de processos deve ser o acompanhamento constante dos resultados. Para isso, é possível contar com o sistema de Key Performance Indicators (KPIs), termo em inglês que pode ser traduzido como indicadores-chave de desempenho. Com os indicadores definidos e sob controle, faça os ajustes que julgar necessários.

Técnicas mais utilizadas no mapeamento de processos

O mapeamento de processos pode ser feito com auxílio de plataformas que podem otimizar o trabalho do analista, porque contam com um sistema mais intuitivo e menos burocrático. Uma dessas ferramentas é o bpmn.io, editor online indicado para entender o mapeamento do fluxo de processos.  

Outra plataforma que ajuda a pôr o mapeamento em prática é o Cawemo. Esse modelador do processo permite que várias pessoas possam trabalhar no mesmo fluxo simultaneamente. Assim, a tarefa pode ser otimizada e o gerenciamento do projeto, melhorado. 

Agora que você já sabe como executar o mapeamento de processos, pode identificar quais são os gargalos que existem na sua empresa e as mudanças de processos que precisam ser feitas para garantir melhores resultados.

Escolha uma ferramenta mais adequada ao seu negócio e ponha em prática o que aprendeu.

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