Implementação da Secretaria Acadêmica Digital: Entenda as etapas

O modelo de maturidade da SeAD é uma forma didática criada pela Stoque para demonstrar os passos que devem ser seguidos para criar a cultura de documentos digitais com a implementação da Secretaria Acadêmica Digital nas instituições.

A separação em níveis permite a implementação da Secretaria Acadêmica Digital e do uso de documentos digitais e digitalizados de forma assertiva na IES. Portanto, evita um impacto cultural muito forte, que pode gerar resistência ou até boicote da operação.

Confira os níveis de maturidade para Implementação da Secretaria Acadêmica Digital:

• 01 – Matrícula e arquivo digital
• 02 – Mais agilidade nos requerimentos dos alunos
• 03 – Diário de classe eletrônico de acordo com a legislação vigente
• 04 – Contratos educacionais virtuais com validade jurídica
• 05 – Virtualização de diplomas e certificados
• 06 – Gestão de processos e estratégias

Implementação da Secretaria Acadêmica Digital: Matrícula e Arquivo Digital

Primeiro nível de maturidade

Este nível, permite que a IES crie o conceito de documentos digitalizados, estancando a entrada de papéis no processo de matrícula. Com isso, a Instituição consegue, dentro da secretaria, criar a cultura de uso do documento digitalizado, tornando a operação e acesso à informação mais ágeis.

Dessa forma, é possível iniciar o trabalho de digitalização do legado e a eliminação de papéis desnecessários, o que resulta em mais espaço físico para atividades fim da IES.

Mais agilidade nos requerimentos dos alunos

Segundo nível de maturidade

Começa o trabalho de criação de documentos digitais. Nesse nível, há novamente eliminação de papéis, pois evita-se a geração deles, tratando os requerimentos dos alunos em ambiente virtual com certificação digital. Por isso, existe um grande ganho operacional, uma vez que suprime diversos passos de interação humana e gera expressiva agilidade no atendimento ao aluno, eliminando filas.

Implementação da Secretaria Acadêmica Digital: Diário de classe eletrônico de acordo com a legislação vigente

Terceiro nível

Outro grande ponto de geração de papéis é eliminado. A assinatura de diário de classe pelo professor passa a ser tratada digitalmente. Por meio de fluxos de negócio e distribuição de certificação digital aos professores, é possível que, de qualquer lugar, o docente realize a gestão do diário de classe, sem a necessidade de emissão física e com toda segurança e cumprimento das regras exigidas.

Diploma Digital: o que é, como funciona e as vantagens para as IES

Contratos educacionais virtuais com validade jurídica

Quarto nível

No quarto nível, a IES consegue avançar ainda mais no uso de documentos digitais, chegando ao patamar de permitir que os alunos assinem seus contratos de forma digital, com total respaldo legal nessa operação. Elimina-se, desta forma, um dos últimos pontos de entrada de papel do aluno.

Virtualização de Diplomas e certificados

Quinto nível

Todo o processo de registro e emissão de diploma passa a ser realizado digitalmente. Portanto, com toda a documentação digital, ganha-se agilidade nos processo de conferência e registro.

Implementação da Secretaria Acadêmica Digital: Gestão de processos e estratégias

Sexto e último nível

Todos os processos estão automatizados e digitais. Nesta etapa, a IES passa a ter total controle da sua operação e tem acesso a indicadores e à informação relevante para gestão e apontamento de melhorias, com aprimoramento constante do ciclo PDCA.

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