Gestão inteligente de conteúdo: saiba como acessar de forma fluida todas as informações do seu negócio

Digitalização de processos e transformação digital são dois fatores que caminham lado a lado. O arquivo digital permite uma maior praticidade ao auxiliar em ações como armazenamento, acesso e compartilhamento de informações. Muito além desses benefícios, a digitalização de processos também faz toda a diferença quando o assunto é gestão inteligente de conteúdo.

Neste post, saiba como o Ábaris, solução em nuvem da Stoque, pode auxiliar na gestão inteligente de conteúdo, automação de fluxos (BPM), digitalização e assinatura digital de documentos eletrônicos. Acompanhe!

O que é o Ábaris?

Fomentar a transformação digital através da digitalização de processos e de documentos é algo que vai ao encontro das inovações vistas em empresas de diferentes segmentos. 

Pensando nessa demanda crescente por plataformas intuitivas que auxiliam na automação de processos, a Stoque desenvolveu o Ábaris, uma solução SaaS (Software as a Service) de gestão de conteúdo (ECM) e automação de fluxos (BPM) na nuvem.

Com uma solução pensada para facilitar a gestão e digitalização de documentos, o Ábaris pode ser acessado via web, sem a necessidade de instalá-lo no computa’dor. 

O que pode ser automatizado ou digitalizado via  Ábaris?

• Digitalização de documentos

Através do Ábaris é possível digitalizar, consultar, arquivar e editar documentos, além de fazer um gerenciamento de versões. 

• Gestão inteligente de conteúdo

O Ábaris é um plataforma de ECM (Content Services), ou seja, indicada para otimizar a administração de arquivos no ambiente digital. Assim, é possível realizar a captura, o  armazenamento, o gerenciamento, o compartilhamento e a consulta de conteúdo do seu negócio.

• Automatização de processos

A plataforma cria e monitora fluxos de trabalho e fornece visualizações de indicadores em tempo real em dashboards gerenciais.

Veja como o Grupo Pichilau automatizou os fluxos de trabalho financeiro e fiscal com o Ábaris e eliminou a necessidade de horas extras!

• Assinatura digital de documentos

É possível fazer a assinatura digital de documentos eletrônicos com validade jurídica, bem como acompanhar o status das assinaturas e o uso de diferentes tipos de certificados digitais.

E quais são as vantagens?

• Acesso a documentos e informações de forma ágil e organizada, de qualquer lugar, a qualquer momento;
• Centralização das informações, padronização de processos e redução de erros humanos: todos os documentos são centralizados em um único lugar, facilitando a padronização de processos e a redução de erros humanos. Além disso, com o controle de versões, é possível rastrear qualquer modificação nos arquivos;
• Redução de fraudes, perdas e extravio da informação: além disso, através da computação em nuvem é possível gerenciar permissões, dando acesso a documentos restritos somente para um grupo específico de pessoas;
• Agilidade na tomada de decisão: sempre disponíveis, os documentos podem ser acessados de modo ágil e organizado, a qualquer hora e em qualquer lugar;
• Redução no tempo de resposta e comunicação mais fluida e transparente: a comunicação interna e externa se torna mais ágil e transparente e vários colaboradores podem acessar o mesmo documento simultaneamente;

• Paperless: redução de custos com arquivos físicos e impressão.

Saiba mais sobre como o Ábaris pode auxiliar na gestão inteligente de conteúdo

• Ábaris Capture: pelo módulo de captura com OCR é possível transformar documentos e imagens em dado pesquisáveis;
• Mobilidade: acesso por dispositivos móveis;
• Digitalização em massa: velocidade na digitalização de grande volume de documentos em papel;

• Busca otimizada e personalizada: localização de documentos e informações relacionadas de forma fácil, pelo nome ou tipo de arquivo, palavras-chaves e conteúdo, ou por links entre documentos de um mesmo processo;

• Controle e segurança: criação e rastreio de versões, controle de permissões e níveis de acesso, além do acompanhamento do histórico do documento e registro de visualizações (check-in e check-out) em um repositório seguro;

•  Armazenamento ilimitado: com o armazenamento em nuvem, há muito mais espaço para armazenar seus documentos. A plataforma está preparada para absorver o volume de arquivos do seu negócio.

Conheça cases de sucesso da Ábaris

Brazil Hospitality Group (BHG): mais segurança na gestão de conteúdo

Ao implantar o Ábaris, o BHG passou a ter mais segurança no arquivamento, distribuição e gestão de documentos. O grupo também automatizou dezenas de processos internos e mais de 30 mil fluxos de trabalho, aumentando a eficiência e a produtividade dos seus colaboradores.

Além disso, a solução organizou todo o fluxo da informação, promoveu a interface dos setores sem a necessidade de impressão de papéis, e trouxe mais transparência para os acionistas, com visibilidade de todos os passos dos processos. 

O principal objetivo era encontrar uma ferramenta que possibilitasse um fluxo de informação e documentos eficiente entre as diversas áreas da empresa e das obras, uma vez que a equipe se encontra distribuída em diferentes cidades do Brasil. 

Além disso, os principais desafios enfrentados pela empresa eram: a falta de um fluxo de documentos eficiente que circulasse entre as diversas áreas da empresa e das obras; uma análise mais assertiva e transparente dos processos, com a geração de relatórios e indicadores de cada área; encontrar uma ferramenta de rápida implementação e de fácil manuseio para qualquer colaborador da organização. 

Quer saber mais? Acesse o case e confira os resultados da parceria BHG e Stoque.

Faculdade Multivix: 80% de redução no tempo de matrícula com o Ábaris

A Faculdade Multivix implantou o Ábaris SeAD (Secretaria Acadêmica Digital) para otimizar o processo de matrícula e deu um grande salto na transformação digital. Além de reduzir em 80% o prazo de matrícula, a instituição diminuiu os custos com locação de espaço e digitalizou mais de 60 mil pastas de alunos.

Confira o case completo.

O Ábaris é a solução completa para reduzir seus custos , aumentar a produtividade, minimizar o trabalho manual, diminuir o risco de erros e otimizar processos importantes para o negócio. 

Quer saber mais sobre essa solução? Fale com um de nossos especialistas.