Gestão eletrônica de documentos: entenda o que é e como economizar com esta solução

Milhares de empresas lutam todos os dias para ter uma organização de documentos eficaz em seus processos de negócio. No entanto, fazer isso de forma manual leva muito tempo, e manter um arquivo físico tem altos custos e riscos. Por isso, a gestão eletrônica de documentos tem se tornado uma solução muito benéfica para as empresas que desejam otimização.

Nesse contexto, a transformação digital, que impacta as práticas dos mais diversos mercados, trouxe a possibilidade de que documentos sejam geridos de forma mais rápida, com menor custo e mais facilidade de acesso e segurança.

Tudo isso agrega valor aos processos burocráticos das empresas e, em última instância, otimiza a entrega para os clientes, aumentando a satisfação desses clientes e os lucros.

Se você quer saber o que é gestão eletrônica de documentos e como as organizações podem se beneficiar desta solução, este post vai ajudar você!

O que é GED?

O gerenciamento ou a gestão eletrônica de documentos (GED) é uma solução tecnológica para a organização e o arquivamento sistemático de documentações de empresas e instituições, assegurando segurança, otimizando com automação e garantindo que as informações estejam dispostas de forma organizada e eficiente.

O objetivo central é garantir o acesso à informação no local certo, na hora certa, para as pessoas certas e gastando o mínimo possível. Vale lembrar que a gestão eletrônica de documentos abrange não apenas o formato papel, mas também arquivos de texto, planilhas eletrônicas, imagem, som, etc.

Além disso, o GED ocupa-se também do controle das informações em relação a check-in/check-out, versionamento, acesso, busca e segurança de dados. 

GED vs. ECM

Algumas pessoas ficam em dúvida, ao encontrar no mercado duas soluções iguais, mas com nomes diferentes: GED e ECM (Enterprise Content Management/Gerenciamento de Conteúdo Corporativo).

Embora haja muita discussão sobre qual seria o melhor nome, na prática, tanto um quanto o outro tem a mesma função de gerenciar informações e registros das transações corporativas em um ambiente digital. Portanto, não há diferença relevante, a única coisa que muda e deve receber atenção é o fornecedor.

Quais os objetivos da gestão eletrônica de documentos?

Os módulos da GED são organizados de maneira que uma empresa seja capaz de fazer uso de suas informações, sejam elas físicas ou digitais, de forma estratégica.

Dessa maneira, implementar esse tipo de solução em uma empresa impacta também em resultados positivos no negócio.

São objetivos da gestão eletrônica de documentos:

• possibilitar o acesso aos documentos e às informações de forma inteligente;
• agregar transparência às ações negociais e administrativas;
• assegurar economia, otimização e assertividade na administração;
• acelerar processos decisórios e resultados de negócios diversos;
• racionalizar a gestão documental;
• ter controle sobre o fluxo, o armazenamento, o versionamento e o compartilhamento de documentos; e
• preservar o legado documental considerado de guarda permanente de uma organização.

Como funciona o gerenciamento eletrônico de documentos?

Documentos geridos por GED passam, de forma resumida, por um processo de digitalização e arquivamento. Assim, planilhas, recibos, contratos, multas e demais informações corporativas documentadas passam a integrar um arquivo digital de forma sistematizada.

No entanto, vale ressaltar que são muitas as ferramentas que fazem parte da Gestão Eletrônica de Documentos. Vejamos:

Capture

Refere-se à captura de documentos dos processos de negócios para transformá-los em informações digitais, recuperáveis, em ambiente seguro e de fácil acesso. Com esta ação, os processos são acelerados e os dados podem ser integrados a todos os departamentos de um negócio.

Document Management

É a gestão de documentos propriamente dita. Refere-se à solução tecnológica que possibilita criar, editar, revisar e eliminar documentos digitais.

Além disso, nessas plataformas/sistemas é possível buscar os documentos com precisão.

BPM – Business Process Management

É uma abordagem que tem como foco a melhoria contínua de processos essenciais dentro de uma empresa.Por meio de princípios, tecnologia e automação, visa alcançar a excelência nos serviços e produtos. Dentro de seu escopo, está o workflow, normalmente realizado por meio de uma ferramenta que organiza a ação das pessoas, suas tarefas, prazos, documentos envolvidos no processo, etc.

Quais os benefícios do gerenciamento eletrônico de documentos?

Diariamente, as empresas lidam com transações que geram um grande volume de documentos e registros das relações negociais. Nesse cenário, o armazenamento físico acaba sendo um entrave para funcionários e para os resultados finais do negócio.

A adoção do sistema GED é benéfica em diversos pontos, confira alguns:

• Economia

Com a gestão eletrônica de documentos, as empresas estão conseguindo economizar tempo, espaço e recursos.

Manter alguns arquivos das relações negociais é uma prática comum e, às vezes, obrigatória para as instituições. No entanto, essa rotina manual pode gerar um arquivo volumoso e desorganizado ou pouco útil à cadência de processos da organização. 

Pode ocorrer também que o arquivo envolva altos custos de manutenção ou consuma muito tempo de busca quando você precisa de uma informação.

As soluções tecnológicas de GED possibilitam menos papel no dia a dia e mais facilidade para que colaboradores tenham sempre à mão as informações de que precisam com arquivos digitais, fáceis de rastrear.

• Produtividade

O gerenciamento eletrônico de documentos aumenta a produtividade, já que permite o acesso simultâneo e integrado a um documento, o que acelera os processos dentro dos times.

Além disso, acessando documentos com mais assertividade e agilidade, os funcionários podem investir mais tempo em outras atividades do workflow.

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• Segurança

Com o GED, os documentos podem ser armazenados em serviços de nuvem on-line (cloud) e ainda é possível ter cópias para eventuais problemas. Assim, as informações corporativas ficam livres de danos como poeira, mofo, chuva etc.

Além do mais, os sistemas GED permitem a criptografia de todos os arquivos, e, inclusive, o estabelecimento de níveis de acesso diferentes. Certamente, uma camada importante de proteção de dados.

A implementação da gestão eletrônica de documentos

Embora os benefícios da GED para o mundo corporativo sejam muitos, fazer a transição do legado documental para o meio digital envolve planejamento prévio, para garantir que o arquivamento seja adequado.

Vejamos alguns pontos básicos para a implementação da GED:

Documentos pré-digitalização

Antes de tudo, as empresas devem realizar uma triagem de documentos a fim de verificar o que é essencial e o que pode ser descartado antes do escaneamento.

Os documentos a ser capturados para o sistema devem estar limpos, organizados e a informação já em formato digital deve ter dados com integralidade e catalogação em dia.

Escolha da solução

Ao realizar uma triagem inicial, as empresas podem entender melhor a demanda dos seus processos e buscar a solução mais adequada.

É crucial avaliar as opções de ferramentas de GED e verificar a reputação da empresa fornecedora da solução.

Vale lembrar também que empresas fornecedoras de GED são especialistas nesse processo e podem orientar com mais assertividade essa transição.

Mobilização do time

A cultura organizacional da empresa muda quando ela começa a se orientar em função da transformação digital, por isso, na aplicação da GED, essas pessoas são essenciais.

Assim, é importante separar times para digitalização e catalogação, além de ofertar treinamentos. A Gestão Eletrônica de Documentos facilita muito a rotina dos colaboradores e é preciso fomentar essa lógica para haver engajamento. 

Categorização

Estabelecer critérios para catalogar a informação dos processos de negócio potencializa ainda mais a rastreabilidade desses dados. 

Portanto, datas, assuntos, departamentos e grau de confidencialidade são alguns dos critérios que podem fazer parte dessa operação, caso sejam relevantes para o segmento de negócio. 

Níveis de acesso

Falando em grau de confidencialidade, usar a Gestão Eletrônica de Documentos permite criar níveis hierárquicos de acesso a esses dados digitais.

Em tempos de Lei Geral de Proteção aos Dados, hierarquia de acesso é uma boa solução para integrar o pacote de medidas previsto na legislação.

O gerenciamento eletrônico de documentos substitui tudo?

O GED altera a forma como a empresa realiza suas transações, agilizando processos ao transferi-los para ambientes virtuais, reduzindo a circulação de documentos físicos etc. No entanto, alguns processos, como a autenticação de vias e assinaturas, por exemplo, ainda precisam ser executados em cartório.

Ábaris: solução em gestão eletrônica de documentos

A tecnologia chegou ao mundo dos negócios como aliada da gestão. Ao fazer as escolhas certas sobre as ferramentas, os gestores conseguem mais inteligência nas operações e mais economia.

Pensando nisso, a Stoque criou o Ábaris, uma solução de ECM/BPM completa, com plataforma 100% digital, de fácil manuseio, com armazenamento em nuvem e que gera uma economia de até 75% em custos com espaço físico e processos. 

Para conferir tudo o que esta solução pode fazer por seu negócio, entre em contato conosco. Será um prazer responder às suas dúvidas!

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No atual cenário corporativo, as empresas que se destacam são aquelas que utilizam ferramentas inovadoras para otimizar o fluxo de trabalho e entregar a melhor experiência ao cliente.

Oferecemos soluções tecnológicas customizadas de acordo com o seu segmento para automatizar processos complexos e garantir mais agilidade.

Nossa plataforma de serviços de conteúdo apoia as organizações que desejam acelerar os seus processos, eliminando a necessidade de papel e reduzindo o trabalho manual. Com ela, você pode trabalhar mais rápido, gerenciando um volume crescente de informações sem a necessidade de contratar equipes.

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Agora que você já sabe como é importante manter a automação dos processos digitais com alta tecnologia, lembre-se sempre de buscar uma empresa séria para atender às necessidades da sua equipe.