Gestão de contratos online: confira benefícios e ferramentas

A gestão de contratos online pode oferecer mais rapidez e segurança à empresas que precisam administrar um grande fluxo de documentos e de processos. Também é possível garantir um maior controle das informações e compartilhar facilmente os dados com os integrantes de toda a equipe.

Neste artigo, você entenderá as principais vantagens de implementar a gestão online de contratos, assim como os primeiros passos para chegar a esse objetivo. Explicaremos também como escolher uma empresa para auxiliar a sua organização a aplicar essa modalidade com segurança. Confira!

Importância da gestão de contratos online dentro da operação

Gerir contratos, também conhecidos como convênios, é uma maneira de gerir todos os fatores envolvidos em um acordo. O processo envolve desde a criação do documento digital, o acompanhamento da sua vigência, a conclusão ou uma eventual renovação. 

Por isso, essa estratégia é importante para otimizar o desempenho financeiro e operacional das companhias que buscam crescimento. A gestão eletrônica de contratos auxilia a função de acompanhar as variações orçamentárias que podem surgir nos convênios, a fim de reduzir os custos.

Devido à complexidade e ao volume crescente de documentos nas organizações, as empresas necessitam ter atenção com as várias condições e exigências que envolvem a legalidade e segurança do documento. O controle proporciona que todas as partes aproveitem as vantagens de planejar esse acordo de maneira estratégica. 

A gerência dos contratos ainda facilita o cumprimento de obrigações e pode evitar a falta de controle sobre o vencimento dos documentos. O gerenciamento online também permite que as empresas aumentem o poder de negociação e tenham mais chance de não aceitar preços e condições impostas pelos fornecedores, parceiros e clientes. 

Benefícios da gestão de contratos online

Entre as vantagens de adotar a gestão online para contratos, estão a agilidade, o maior controle e o uso de ferramentas específicas que são as formas com que é possível implementar a gestão de contratos online. A seguir, detalharemos alguns desses benefícios que podem favorecer a sua empresa:

Rapidez no gerenciamento

Com a gestão de contratos online, é possível aumentar a comunicação e o armazenamento de dados compartilhados entre grupos de funcionários de diferentes setores. Isso pode ser feito por meio de recursos de automatização, como as assinaturas digitais. 

Essa estratégia ainda facilita a localização de arquivos, que estarão disponíveis para serem acessados de qualquer lugar, por meio de um computador conectado à internet. Outro recurso disponível é a emissão de documentos de maneira automática via compartilhamento na nuvem. 

Maior controle de dados

O gerenciamento eletrônico possibilita um controle efetivo dos acordos firmados entre a sua organização e os seus fornecedores. O acompanhamento pode ser feito desde o início até o fim do processo.

Com isso, deverá englobar tanto a proposta comercial como o recebimento dos convênios. Os gestores de contratos podem ter mais clareza sobre a situação dos acordos em negociação e do que já estão em andamento.

Ferramentas próprias para rotina de gerenciamento

A plataforma online para gerenciar contratos permite o encaminhamento de propostas e orçamentos para o cliente cadastrado de forma direta e individualizada, com a marca e a razão social da sua empresa.

Essa solução também é um dos fatores que auxiliam no ganho de tempo do gestor de contratos, porque um modelo ficará disponível para ser enviado e não será necessário executar esse retrabalho. 

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Personalização de dados

Essa ferramenta de gerenciamento ainda permite que seja mantido o registro de reduções e de aumento de preços que foram concedidos a clientes específicos. Desse modo, é possível personalizar o relacionamento e fidelizar os compradores, devido à compreensão do que foi oferecido e do que pode ser ofertado como oportunidade. 

Segurança digital

A segurança das informações é uma das principais preocupações das empresas, que não desejam correr risco de vazamento de dados e prejuízos. A gestão de contratos online pode ser feita com a segurança que a sua organização precisa.

Informação compartilhada com toda a equipe

O sistema de gestão digital facilita a integração entre as informações que fazem parte de um mesmo projeto e envolvem uma equipe, já que esse recurso viabiliza o acesso aos dados por meio de diferentes dispositivos. 

Facilitação da auditoria

A ferramenta de gerenciamento de contratos online ainda permite que os dados sejam auditados de maneira mais rápida e fácil, porque as informações estarão disponíveis por meio de um sistema de uso descomplicado.

Quais os primeiros passos para implementar a gestão de contratos online

Para desfrutar de todos os benefícios citados acima, a sua empresa deverá ter atenção com algumas etapas do processo de implantação da gestão de contratos online. Acompanhe os passos abaixo:

Entender as suas necessidades na gestão de contratos online

A primeira tarefa que você deverá executar é a avaliação das necessidades do seu negócio. Analise quais são os setores internos da sua empresa envolvidos e as partes relacionadas.

Isso facilitará o entendimento sobre quem deverá ter acesso aos documentos e quais serão os diferentes tipos de acordos.  

Mapear as etapas do seu fluxo de contratos

Outro passo necessário é a identificação dos estágios inseridos no fluxo de cada tipo de contrato. O gestor deve listar todas as etapas envolvidas que garantem a formalização correta desses acordos entre empresas e parceiros. 

Fazer a equipe entender a importância da digitalização para o fluxo de trabalho

Também é importante que os integrantes das equipes envolvidas estejam a par das mudanças e entendam porque as alterações serão implementadas. Essa medida deverá evitar falhas e confusões durante a assinatura e gerenciamento dos contratos. 

Contratar uma plataforma de gestão de contratos

Antes de adotar um sistema de gestão de contratos, a sua organização deverá observar alguns pontos. Inicialmente, faça uma pesquisa e verifique se a empresa que fornecerá a plataforma realmente tem experiência nesse setor. 

Outra questão importante é avaliar se a organização que você deseja contratar para esse serviço conta com reconhecimento dos clientes. Essa iniciativa fará com que selecione uma plataforma mais adequada ao que você procura.  

Se você está pensando em investir na gestão de contratos online, fale com um consultor e entenda como tornar a sua empresa cada vez mais digital! 

O Ábaris é uma solução capacitada e com experiência no serviço de gestão de documentos e automação de processos de negócio. Ao contratar o software, a sua organização terá a plataforma mais avançada e adaptável aos diferentes segmentos.

Dessa forma, toda a implementação da tecnologia é feita conforme as necessidades específicas de cada cliente, tendo em vista a preocupação com a simplicidade e a eficiência. Assim, é possível fazer todo o processo de captura, armazenamento e gestão de contratos online com segurança.

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