Emissão de Diploma Digital: Veja como se adequar as normas

A emissão de diploma digital chegou como uma forma de facilitar o processo dentro das Instituições de Ensino Superior (IES) favorecendo também os estudantes que desejam ter acesso ao documento com mais agilidade.

Com o objetivo de modernizar as IES e tornar a gestão acadêmica mais eficaz, o Ministério da Educação (MEC) elaborou diretrizes específicas para garantir a segurança e a validade do documento sem descaracterizar a legitimidade do diploma.

Por isso, para que a sua IES adote esse recurso, é importante conferir os detalhes necessários para a dar início a emissão de diploma digital e o que não pode faltar para inserir o novo formato de maneira válida seguindo os critérios do MEC. 

Fique atento e não perca o prazo!

Qual o prazo para a adequar a emissão do diploma digital?

O prazo determinado pelo MEC para que as IES implementem a emissão de diploma digital termina no dia 31 de dezembro de 2021.

O período foi estendido para que as instituições possam se adequar. Importante lembrar que há um longo caminho a percorrer e não é viável deixar para a última hora. Veja mais detalhes sobre essa implementação.

Em qual formato deve ser feita a emissão?

Essa é uma dúvida frequente entre as secretarias acadêmicas. Para que uma emissão de diploma digital seja reconhecida pelo MEC, o documento deve estar no formato Extensible Markup Language – XML, contendo a assinatura eletrônica avançada no padrão XML Advanced Electronic Signature – XAdES.

Outra informação importante sobre a emissão de diploma digital é que o documento deve ser emitido, registrado e preservado em ambiente digital que garanta a validação a qualquer tempo, equilíbrio entre sistemas, atualização tecnologia da segurança e possibilidade de múltiplas assinaturas em um mesmo documento.

Por fim, segundo o Portal do MEC, a IES deverá garantir por meio de procedimentos e recursos tecnológicos a verificação da validade jurídica em todo território nacional de forma permanente, além de validar a autenticidade, integridade, confiabilidade, disponibilidade, rastreabilidade, irretratabilidade, privacidade e interoperabilidade do arquivo.

O que é a assinatura digital e carimbo de tempo?

Com o mesmo objetivo de uma assinatura manual, a assinatura digital é uma maneira de identificar o responsável por um documento. Para a ICP-Brasil, o recurso digital é reconhecido para fins de validar a autenticidade, integridade, confiabilidade e o não-repúdio. Com isso, não é possível negar a responsabilidade do conteúdo assim que validado. 

Outra característica da assinatura utilizada na emissão de diploma digital é que se houver algum tipo de alteração no documento após a validação, a assinatura perde o seu valor, ou seja, ela garante a legitimidade do diploma, desde que não sofra modificações após emitido.

Outro recurso que garante a validade do processo de emissão de diploma digital é o carimbo de tempo. Por meio de um órgão certificador, fica comprovada a hora e a data em que um documento foi criado, ou que recebeu a assinatura digital. Desta forma, ganha validade legal por ter evidências incontestáveis de sua existência.

Diferente da assinatura digital que valida a legitimidade do diploma por meio de um responsável, o carimbo de tempo é usado para determinar a data e hora do registro do documento e não da criação do documento.

Quando usado no processo de emissão de diploma digital, o carimbo de tempo garante a segurança do documento por período indeterminado.

Como é feita a validação do diploma digital?

A validação, assim como a consulta do diploma digital, deve ficar sob responsabilidade da IES em um ambiente virtual próprio da instituição de ensino.

Segundo a portaria 554/19, “a IES deve disponibilizar em seu site, um local para a consulta de código de validação do diploma digital.”

Para que o aluno possa acessar seu diploma quando desejar, após a validação, a instituição deve disponibilizar o acesso a um ambiente virtual restrito para que seja possível fazer o download da versão visual e o  XML do diploma digital.

Após emissão de diploma digital: como deve ser o armazenamento

A emissão de diploma digital é um novo recurso validado pelo MEC, porém deve fazer parte do acervo acadêmico da IES. Dessa forma, o armazenamento deve seguir as diretrizes da Tabela de Temporalidade de Documentos.

A orientação é que o diploma digital seja de guarda permanente sem uma definição de período preciso. Para que a IES garanta a qualidade de seu acervo, é indicado que após a emissão de diploma digital, o documento fique acessível por tempo indeterminado para consulta, acessível sempre que houver necessidade das partes interessadas.

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