Acervo acadêmico digital: tudo o que você precisa saber

O acervo acadêmico digital está cada vez mais presente nas Instituições de Ensino Superior (IES), incentivado pelo Ministério da Educação (MEC), que tem o objetivo de levar todas as vantagens da inovação para os estabelecimentos de ensino do país. 

Assim, o governo federal publicou normas — como o Decreto n° 9.235/2017 e as Portarias MEC n° 315/2018 e n° 332/2020 — estabelecendo critérios e prazos para a digitalização completa de processos e documentos acadêmicos.

Continue acompanhando este texto e entenda tudo sobre o acervo acadêmico digital. Veja sobre o que vamos abordar:

• O que é o acervo acadêmico digital
• Por que transformar o acervo acadêmico em digital?
• Quais instituições serão afetadas pelo acervo acadêmico digital?
• Entenda o decreto nº 9.235/17 e as Portarias MEC 315/18 e 332/20
• Como se preparar e fazer a transição para o digital
• Conheça o Ábaris SeAD: uma solução para para Instituições de Ensino Superior
• Parceria Stoque e CONSAE na digitalização do acervo acadêmico

Confira também >> Entenda a transformação digital nas IES

O que é o acervo acadêmico digital

Acervo acadêmico digital é a digitalização dos arquivos físicos das Instituições de Ensino Superior. Este processo foi impulsionado pelo Decreto nº 9.235/2017 e pelas Portaria MEC  nº 315/2018 e  nº 332/2020.

O objetivo desse processo de digitalização é automatizar os processos acadêmicos, tornando-os mais eficientes, agilizando as demandas e proporcionando maior segurança e controle dos documentos de alunos e professores.

O que é considerado um acervo acadêmico?

De acordo com o art. 37 da Portaria MEC nº 315, o acervo acadêmico é o “conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos”.  Estes devem permanecer sob custódia das IES, que precisam obedecer a prazos de guarda e destinações finais definidos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES).

Portanto, documentos como comprovante de matrícula e histórico escolar fazem parte do acervo digital, facilitando tanto o acesso dos estudantes a essa documentação como a gestão de informação da IES perante o MEC.

Ainda segundo a mesma Portaria, devem fazer parte do acervo acadêmico digital documentos referentes à concepção de ensino e aprendizagem dos cursos, planejamento e organização curricular, programas de pesquisa e outros previstos no Código de Classificação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das IFES.

Por que transformar o acervo acadêmico em digital?

A digitalização do acervo acadêmico digital, além de ser obrigatória para todas as IES, traz muitos benefícios para a Instituição, além de impactar positivamente a vida de alunos e colaboradores que irão lidar diretamente com o sistema digital.

Confira alguns dos benefícios do acervo acadêmico digital:

• Possibilidade de acesso instantâneo às informações;
• Eliminação do risco de extravio;
• Aumento da proteção de documentação dos alunos;
• Redução dos espaços físicos destinados ao armazenamento;
• Otimização dos processos, rotinas e recursos;
• Mobilidade para os colaboradores trabalharem em qualquer hora e lugar.

Quais instituições serão afetadas pelo acervo acadêmico digital?

A legislação determina que todas as IES pertencentes ao sistema federal de ensino — tanto públicas quanto privadas — devem migrar seus arquivos e processos para plataformas digitais. 

O acervo acadêmico digital pode ser averiguado a qualquer momento pelos órgãos e agentes públicos competentes, para fins de regulação, avaliação, supervisão e monitoramento. As instituições que não cumprirem com as normas podem ser acusadas de irregularidade administrativa, sendo passíveis dos efeitos da legislação civil e penal.

Entenda o decreto nº 9.235/17 e as Portarias MEC 315/18 e 332/20

É o Decreto nº 9.235, de 15 de dezembro de 2017, que  determina que as IES devem migrar seus processos e documentos para plataformas digitais. Segundo a norma, essa conversão deve ser realizada com uso de métodos que garantam a proteção das informações contidas nos documentos.

Confira o texto do Art. 104 do Decreto:

Art. 104. Os documentos que compõem o acervo acadêmico das IES na data de publicação deste Decreto serão convertidos para o meio digital, mediante a utilização de métodos que garantam a integridade e a autenticidade de todas as informações contidas nos documentos originais, nos termos da legislação. 

O Decreto também estabelece que os prazos e condições para as IES converterem seus acervos acadêmicos para o meio digital são definidos por regulamentos editados pelo MEC. É aí que ganha importância as portarias publicadas em 2018 e 2020.

Prazo para conversão do acervo acadêmico para o meio digital

A Portaria nº 332, de 14 de março de 2020, definiu o prazo para a virtualização do acervo acadêmico — em substituição ao estipulado na Portaria n° 315. As IES têm até abril de 2022 para migrarem seus documentos para uma plataforma digital.

Art. 1º Alterar o caput do art. 45 da Portaria nº 315, de 4 de abril de 2018, que passa a vigorar com a seguinte redação:

“Art. 45. Nos termos do art. 104 do Decreto nº 9.235, de 2017, os documentos e as informações que compõem o acervo acadêmico, independente da fase em que se encontrem ou de sua destinação final, conforme Código e Tabela aprovados pela Portaria AN/MJ nº 92, de 2011, deverão ser convertidos para o meio digital, no prazo de quarenta e oito meses, de modo que a conversão e preservação dos documentos obedeçam aos seguintes critérios:” (NR)

 

 

 

Imposições da Portaria MEC nº 315/2018

A Portaria MEC n° 315, de 4 de abril de 2018, confere certas imposições que vão desde a legalidade dos arquivos até os processos de digitalização. 

Aspectos legais 

O acervo acadêmico digital deve permitir acesso e consultas de forma rápida e segura — sendo disponibilizado no endereço para o qual a IES foi credenciada — e a sua manutenção é de responsabilidade do dirigente da IES e do representante legal da mantenedora. Em casos de identificação de irregularidades, este último deverá responder nos termos da legislação civil e penal.

Confira, na íntegra, os quatro parágrafos do art. 39, que versam sobre o tema: 

§ 1o O acervo acadêmico poderá ser averiguado a qualquer tempo pelos órgãos e agentes públicos, para fins de regulação, avaliação, supervisão e nas ações de monitoramento.

§ 2o Estará sujeita à avaliação institucional a adequada observância às normas previstas nesta Portaria.

§ 3o Os documentos em meio físico e em meio digital deverão estar disponíveis no endereço para o qual a IES foi credenciada.

§ 4o O representante legal da mantenedora responderá, nos termos da legislação civil e penal, pela guarda e manutenção do acervo acadêmico das instituições mantidas, inclusive nos casos de negligência ou de utilização fraudulenta.

Critérios para a digitalização e gestão do acervo acadêmico

O art. 45 da Portaria n° 315 traz os critérios de conversão e preservação dos documentos. Veja o que determina a norma:

• I – os métodos de digitalização devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais; e

• II – a IES deverá constituir comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico, conforme definido nesta Portaria, no Marco Legal da Educação Superior e, de maneira subsidiária, em suas normas institucionais.

Já o art. 46, define os requisitos mínimos do sistema a ser utilizado pela IES para o gerenciamento dos documentos eletrônicos:

I – capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;

II – forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;

III – método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação; e

IV – utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

Principais problemas de uma digitalização mal planejada 

Como visto anteriormente, a digitalização do acervo acadêmico digital é um processo complexo e delicado, que requer um planejamento meticuloso e a execução precisa. Qualquer falha nesse processo pode acarretar sérios problemas legais e operacionais para as Instituições de Ensino Superior (IES). A seguir, destacamos os principais riscos associados a uma digitalização mal feita e as possíveis consequências legais.

Atraso na emissão de diplomas

Uma das consequências mais graves de uma digitalização mal planejada é, principalmente, o atraso na emissão de diplomas. Os diplomas são documentos essenciais que comprovam a conclusão de um curso superior. A falta de emissão tempestiva pode prejudicar significativamente a vida profissional dos alunos, impedindo-os de ingressar no mercado de trabalho ou prosseguir com estudos de pós-graduação. Em casos extremos, alunos podem acionar a instituição judicialmente, exigindo indenizações por danos morais e materiais devido ao atraso.

Atraso na emissão de notas e semestres acadêmicos

Outra consequência crítica é o atraso na emissão de notas, que pode comprometer todo o semestre acadêmico. Notas atrasadas podem impedir alunos de se matricularem em disciplinas subsequentes, atrasar a conclusão de cursos e causar transtornos no planejamento acadêmico. A Portaria MEC nº 315/2018 exige que as IES mantenham a integridade e a prontidão na disponibilidade de informações. Falhas nesse aspecto podem resultar em sanções administrativas e jurídicas.

Risco de extravio e perda de documentos

O Decreto nº 9.235/2017 e as Portarias MEC estabelecem que as IES são responsáveis pela integridade e preservação dos documentos digitais. Sendo assim, a má digitalização pode levar ao extravio ou à perda de documentos importantes como, por exemplo, históricos escolares, comprovantes de matrícula e certificados de conclusão. Como resultado, a instituição pode ter sua credibilidade afetada e, além disso, também correr riscos de ações judiciais por parte dos alunos prejudicados.

Estudos de Caso

Dados oficiais sobre processos judiciais envolvendo IES devido a falhas na digitalização ainda são escassos, mas casos de atrasos na emissão de diplomas e documentos acadêmicos são frequentemente noticiados na mídia e podem ser consultados em bases de dados de tribunais regionais e superiores. Estudos de caso, como o da Faculdade Santa Marcelina  e o Instituto Adventista de Tecnologia (IATec), mostram que a adoção de soluções robustas e bem planejadas, como o Ábaris SeAD, pode mitigar esses riscos e garantir a conformidade com as normas vigentes.

Documentos da gestão do acervo acadêmico

A gestão de acervo acadêmico abrange uma série de documentos essenciais para a operação das Instituições de Ensino Superior (IES). Esses documentos são fundamentais para o registro e acompanhamento da vida acadêmica dos alunos, bem como para a conformidade com as normas e regulamentos estabelecidos pelo Ministério da Educação (MEC). Entre os principais estão, por exemplo:

1. Histórico escolar;
2. Comprovante de matrícula;
3. Certificados e diplomas;
4. Boletins;
5. Programas de pesquisa;
6. Contratos educacionais;
7. Trabalhos de conclusão de curso;
8. Projeto político pedagógico;
9. Plano de ensino e aprendizagem;
10. Ementas.

A gestão eficiente desses documentos é essencial para garantir a integridade e a autenticidade das informações, além de facilitar o acesso e a recuperação dos dados sempre que necessário. A digitalização e a organização adequada desses registros contribuem para a agilidade nos processos internos da instituição e para a satisfação dos alunos e colaboradores.

Como se preparar e fazer a transição para o digital

Para realizar a migração para o acervo acadêmico digital é preciso contar com uma empresa que tenha experiência nesta área. Trata-se de uma demanda alta, que exige agilidade no processo de instalação e até mesmo treinamento dos profissionais que irão atuar com a plataforma.

Algumas etapas precisam ser cumpridas até concluir a conversa completa do seu acervo acadêmico para uma plataforma digital, por isso a necessidade de contar com parceiros de confiança.

1. Levantamento de toda documentação impressa da IES;
2. Digitalização dos documentos físicos inventariados;
3. Capacitação dos colaboradores para adquirir autonomia na criação e gestão de documentos digitais.

Leia também >> Automação de processos digitais: entenda e aplique em sua empresa

Conheça o Ábaris SeAD: uma solução para para Instituições de Ensino Superior

O Ábaris SeAD (Secretaria Acadêmica Digital) é uma solução para a digitalização e gestão de acervo acadêmico, que conta com recursos para atender as demandas específicas das IES. Assim, você pode gerir todos os documentos da vida acadêmica dos alunos, dos seus professores, coordenações de curso, da mantida e da mantenedora.

A solução também otimiza a organização e acesso aos contratos educacionais, o fechamento de diário de classes e a expedição do diploma digital — que deve ser obrigatoriamente emitido por todas as IES a partir de janeiro de 2022.

Conheça os principais recursos da solução Ábaris:

• Integração com ERP Acadêmico;
• Pasta do aluno e procedimentos virtualizados;
• Automação do processo de matrícula estudantil;
• Armazenamento na nuvem;
• Solicitações e requerimentos online;
• Emissão de documentos com assinatura digital.

Saiba mais >> Como funciona a emissão de diploma digital

Vantagens do Ábaris SeAD para instituições e alunos 

• Mais agilidade no processo de matrícula com a oferta da matrícula digital;
• Redução do uso de papel e do espaço necessário para armazenar documentos impressos;
• Busca indexada por padrões pré-definidos pela própria IES;
• Agilidade no acesso e emissão de documentos;
• Aumento da produtividade dos colaboradores;
• Facilidade de adequação a LGPD devido à sua infraestrutura em nuvem, muito mais segura e flexível que os sistemas legados;
• Mais praticidade e segurança com a certificação digital e assinatura eletrônica dos documentos acadêmicos.

Já os alunos aproveitam os seguintes benefícios:

• Consulta de documentos e informações online;
• Diminuição de custos com impressão de documentos; e
• Redução no tempo de espera por documentação e certificados.

IES que já atendem ao Decreto

A Faculdade Santa Marcelina, uma IES com sede em São Paulo/SP e unidade em Muriaé/MG, implantou o Ábaris SeAD para virtualizar seu acervo acadêmico e otimizar processos. Com isso, a instituição digitalizou mais de 3 mil pastas de alunos, elevou a satisfação do seu corpo docente e discente e muito mais. 

Ao adotar o Ábaris SeAD, a Faculdade Multivix, do Espírito Santo, digitalizou mais de 15 mil pastas de alunos para atender ao Decreto, conseguiu otimizar os processos de suas secretarias e oferecer a matrícula digital para seus estudantes.

Saiba mais sobre o Case Faculdade Multivix

O Instituto Adventista de Tecnologia (IATec) investiu no Ábaris SeAD para atender o crescimento de suas demandas de matrícula, emissão de certificados, manual do aluno e gestão de contrato de moradia na instituição. Os resultados superaram as expectativas. A agilidade na assinatura de contratos, por exemplo, triplicou. 

Confira o Case IATec

Parceria Stoque e CONSAE na digitalização do acervo acadêmico

O acervo acadêmico digital é um entendimento antigo da CONSAE (Consultoria em Assuntos Educacionais). Ou seja, esta técnica é foco de estudos e trabalhos realizados pelo escritório há quase 20 anos para mais de 100 IES em todas as regiões do país.

Atualmente, o Ábaris SeAD está presente em mais de 150 IES, de diferentes portes, em todo o Brasil, tendo suas funcionalidades aprovadas pela CONSAE e possibilitando a realização de provas de conceito antes de sua implantação.

Não perca tempo! Procure um de nossos especialistas para uma demonstração gratuita do processo de virtualização do acervo acadêmico da sua IES. 

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