Confira como a digitalização de arquivos reduz custos e otimiza tempo

Você já pensou em aplicar a digitalização de arquivos em sua empresa?

A organização de arquivos é fundamental para garantir a eficiência de um processo em uma empresa, principalmente quando feito de forma digital.

Se os documentos estiverem disponíveis somente em formato físico, a localização pode demandar mais tempo aos colaboradores. Além disso, um erro no manuseio de um documento pode até mesmo causar a perda de material importante.

O procedimento de digitalização ainda garante toda a segurança que informações importantes exigem, já que as empresas de armazenamento em nuvem estão cada vez mais preocupadas em desenvolver sistemas de segurança de dados.

Neste artigo, você saberá como funciona a digitalização de documentos, como esse serviço é na prática, quais são os três passos para executar esse procedimento com o padrão de qualidade necessário e os principais benefícios desse método, além de conhecer a melhor ferramenta para digitalizar os documentos da sua empresa.

Boa leitura!

Como funciona a digitalização de arquivos?

A digitalização de arquivos é o processo de transformação de documentos físicos em arquivos digitalizados.

Essa técnica de conversão é executada a partir do scanner, e esses documentos, em geral, ficam armazenados em um computador ou em dados na nuvem. 

Quais são as etapas da digitalização de arquivos?

A digitalização de documentos envolve três etapas que garantem a qualidade do resultado com a segurança necessária para o procedimento.

Inicialmente, é necessário preparar os arquivos, para só depois passar pela técnica de escaneamento. Por fim, a digitalização é finalizada.

Confira mais detalhes de todas as etapas e como fazer a digitalização:

1. Preparação

Você sabe como estão atualmente os documentos físicos da sua empresa? Certamente, a fim de facilitar a organização, os arquivos podem ter sido presos a clipes e grampos, usados para unir as páginas de papel.

Se os documentos continuarem ligados a objetos deste tipo e passarem por um scanner para fazer a digitalização, a presença das peças nos arquivos pode prejudicar o processo.

Por conta disso, a primeira fase para digitalizar um documento envolve a higienização. É necessário tornar o arquivo o mais adequado possível para ser convertido digitalmente. Assim, o documento passará por uma limpeza, que irá retirar qualquer objeto que pode atrapalhar o acesso ao papel pela ferramenta de escaneamento.  

2. Escaneamento

Após a higienização de todo o material que será digitalizado, com a retirada de grampos e clipes, por exemplo, os arquivos deverão passar pelo processo de escaneamento.

Para executar essa etapa, os documentos serão tratados e ordenados por lote, conforme os parâmetros determinados.

3. Digitalização

Depois de finalizadas as etapas de preparação e escaneamento dos arquivos, a digitalização pode ser concluída. A última fase permite que as imagens e os dados convertidos digitalmente fiquem disponíveis em um software para que sejam acessados quando for necessário.

É aqui também que existe a conversão e classificação de dados.

Em alguns softwares ainda existe uma quarta etapa, a de processamento e extração de dados, o que é feito por meio da inteligência artificial. Assim, além da organização de documentos, é possível extrair métricas e padrões.A Stoque, por exemplo, é uma empresa focada nesse tipo de serviço, alinhando praticidade e visão inteligente na obtenção de dados.

Quais são os benefícios da digitalização de arquivos para uma empresa?

A conversão de documentos físicos em digitais é uma necessidade crescente para as empresas.

Inclusive, o procedimento se tornou uma imposição para algumas organizações. No caso de Instituições de Ensino Superior (IES), o Ministério da Educação editou normas que determinam a necessidade da digitalização do acervo acadêmico dentro de um prazo fixado.

Além de ter se tornado uma exigência do Poder Público para algumas instituições, a digitalização de arquivos também se estabelece como uma ferramenta indispensável para garantir determinadas vantagens às empresas, a exemplo da liberação de espaço físico. 

A digitalização também oferece a possibilidade de organizar os arquivos de maneira mais ágil. A facilidade do manuseio dos documentos digitalizados ainda permite a otimização de tempo em um negócio. Confira abaixo os três principais motivos para promover a digitalização de documentos em sua empresa.

Liberação de espaço físico 

A digitalização de arquivos pode proporcionar a liberação do espaço físico que antes era ocupado por depósitos de papéis em uma empresa. Providenciar a conversão do material físico em documentos digitalizados também resolve os problemas causados pelo acúmulo de arquivos físicos sem a organização adequada.

Outro ponto é que arquivos físicos estão sujeitos a danos, como mofo e água.

Acesso à consulta facilitado

O ordenamento de documentos em espaços físicos pode ser trabalhoso e, com isso, um colaborador de uma empresa pode acabar empenhando muito tempo apenas para localizar um arquivo.

Além disso, se não forem tomados os cuidados necessários para a manutenção e o armazenamento dos documentos, algum material ainda pode ser perdido no processo. 

A digitalização de documentos soluciona esse obstáculo por conta da simplicidade no acesso aos arquivos.

Ademais, os documentos digitalizados podem ser organizados e classificados de acordo com os diferentes setores de uma empresa. Com isso, a localização e o acesso a um documento podem ser feitos de maneira mais rápida do que com arquivos físicos.

Otimização de tempo

Devido à facilidade para consultar um documento, a digitalização possibilita o aumento da eficiência dos processos em uma instituição. Quando for preciso acessar um arquivo, o procedimento será feito de maneira mais simples e mais rápida. Com isso, o serviço também garantirá a otimização de tempo em uma empresa.

Conte com o Ábaris para digitalizar o seu negócio!

A leitura deste artigo já fez você entender todos os benefícios que promover a digitalização de documentos pode produzir em uma empresa. Neste momento, você pode estar pensando em qual é a melhor opção para efetivar esse procedimento em seu negócio para que sua organização seja beneficiada com todas essas vantagens. 

Conte com o Ábaris se você tiver interesse em usufruir dos benefícios de redução de custos, da facilidade de acesso à consulta, da liberação de espaço físico e da otimização de tempo com uma empresa de digitalização. O Ábaris oferece a solução mais adequada aos serviços de automação e gestão do seu negócio.

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