Veja benefícios e aplicações da utilização da tecnologia OCR para a sua empresa

A utilização da tecnologia OCR pode facilitar a rotina de empresas que precisam extrair informações de documentos e imagens. A ferramenta ainda pode ser útil para otimizar processos e facilitar o compartilhamento de dados na sua organização. 

A seguir, explicaremos o que significa essa sigla e quais são os principais benefícios do uso dessa tecnologia para o seu negócio. Também detalharemos as situações práticas em que o OCR pode ser aplicado nas atividades da sua empresa.

Confira abaixo três dicas para utilizar essa ferramenta e quais são os cuidados que devem ser adotados durante o seu uso. Acompanhe!

O que é OCR?

A tecnologia OCR, ou Reconhecimento Óptico de Caracteres, vem da sigla em inglês Optical Character Recognition e permite a conversão de diferentes tipos de documentos digitalizados em dados que podem ser editados e pesquisados.

Para entender como essa tecnologia funciona na prática, imagine que você precisa digitalizar as páginas de um livro, por exemplo. Um scanner pode ser útil para realizar essa tarefa, ou até mesmo a câmera de um smartphone. Depois de digitalizadas, essas imagens podem ser “lidas” por várias pessoas.

Vantagens do OCR em seu negócio

Além de favorecer a acessibilidade, o uso do OCR possibilita outras vantagens para a rotina das empresas. Ao transferir páginas impressas para um formato editável, é possível aplicar as informações mais facilmente, fazer buscas por palavras-chave, alterar o conteúdo ou retirar trechos dele para usar em outro documento. 

Com isso, a tecnologia OCR pode fazer com que o arquivo seja guardado em formato de texto e ocupe menos espaço de armazenamento, além de promover a otimização de processos e mais organização.

Outro benefício dessa ferramenta é a redução da chance de perda e extravio das informações contidas nos documentos. A tecnologia também facilita o compartilhamento dos dados e a tomada de decisão com base nessas informações e pode ser usada em diversos setores, como construtoras, seguradoras e escritórios de advocacia. 

Confira 3 dicas para o uso do OCR

Valide a qualidade da imagem

Inicialmente, é importante pontuar que extrair informações de uma imagem de maior qualidade pode reduzir a chance de erros. Nitidez, luminosidade e resolução são fatores que devem ser levados em conta pela sua empresa ao utilizar o Reconhecimento Óptico de Caracteres.

Além disso, já que o OCR foi desenvolvido para extrair informações de arquivos em preto e branco, é importante converter a imagem para essas cores a fim de conseguir um resultado mais satisfatório.

Prepare os documentos

É importante avaliar a qualidade dos documentos antes de digitalizá-los, pois, caso eles não estejam em boas condições, podem atrasar o processo de digitalização. 

Então confira se os papéis contêm clipes e grampos, ordene-os pelo tamanho da folha, caso haja formatos diferentes. Desamasse os papéis e confira se eles não estão umedecidos.

Verifique os recursos computacionais

Outro ponto fundamental para a sua empresa avaliar são os recursos computacionais disponíveis. É preciso analisar se a estrutura está adequada à demanda requerida para a utilização do Reconhecimento Óptico de Caracteres.

A fim de garantir melhores respostas, é recomendado apostar em uma estrutura mais flexível, tanto para armazenamento quanto para processamento de dados. 

Em quais situações o OCR pode ser utilizado?

Como já explicamos, uma das maneiras de usar o Reconhecimento Óptico de Caracteres é converter um documento inteiro em texto. Além disso, também é possível extrair informações específicas de uma imagem, como o número do documento de identidade (RG). Essa funcionalidade pode ser útil para cadastrar dados dos seus clientes mais rapidamente. 

Você pode informar ao conversor OCR onde exatamente encontrará o número de identidade, já que os documentos seguem um padrão. Desse modo, a ferramenta pode extrair a informação escrita na imagem. 

A tecnologia ainda torna possível processar um grande volume de formulários que precisam ter as informações “lidas” para que sejam usadas pela sua empresa. Por meio do OCR, é possível fazer o Forms processing, que é a leitura de diversos documentos para indicar as informações contidas nele. 

Essa ferramenta pode ser vantajosa para empresas que lidam com um grande fluxo de documentos, a fim de facilitar o acesso aos dados contidos nos arquivos e otimizar o tempo para a conclusão de atividades. 

Com as informações extraídas com a tecnologia de OCR, podemos classificar a informação automaticamente e classificar os diferentes tipos de documentos digitais.

Cuidados necessários na utilização do OCR

Ao utilizar o OCR, é necessário compreender que a ferramenta pode não realizar o procedimento de forma correta por conta de algumas condições. 

Além da baixa resolução, que já citamos, também pode haver erros se houver imagens de fundo ou se o tamanho da fonte for muito pequeno.

Caso o documento tenha fontes cursivas, itálicas ou decoradas, a ferramenta pode trocar caracteres. Por isso, é importante que o arquivo seja revisado antes de ser transformado em texto por meio do Reconhecimento Óptico de Caracteres. 

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