Descarte de documentos: entenda as regras do decreto 10.278/2020

Como você realiza o descarte de documentos da sua empresa?

Se você respondeu que apenas exclui os arquivos ou joga fora os papéis, você está fazendo errado! 

O descarte de documentos precisa ser feito de maneira correta, afinal nem todos os arquivos digitalizados podem ser destruídos. O governo federal estabelece normas específicas que devem ser seguidas por pessoas, empresas e organizações.

Portanto, é preciso entender todas as regras determinadas pelas autoridades antes de fazer a destruição segura de documentos.

Neste artigo, você saberá quais são as diretrizes do Decreto nº 10.278/2020, que regulamenta o descarte de documentos.

Você também terá conhecimento da preparação que deve ser adotada pelas empresas e dos motivos para fazer a destruição de arquivos de forma correta. Confira!

O que é o Decreto nº 10.278/2020?

Os padrões para a destruição de documentos são regulamentados pelo Decreto nº 10.278/2020, assinado pelo presidente da República, Jair Bolsonaro, e publicado no Diário Oficial da União de 19 de março de 2020. 

O texto do decreto estabelece “a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais”.

Em outras palavras, a norma determina o que é necessário fazer antes de descartar arquivos físicos para que tenham a mesma validade dos originais. Essas regras devem ser seguidas por pessoas comuns, jurídicas e pelo governo (Estado, município, União, autarquias).

O texto ainda lista seis tipos de documentos que não se enquadram nas regras dispostas pelo decreto. São eles:

1. Documentos nato digitais, ou seja, produzidos originalmente em formato digital, a exemplo da Carteira Nacional de Habilitação (CNH) Digital;
2. Documentos referentes a operações e transações feitas no sistema financeiro nacional;
3. Documentos em mídia de armazenamento do tipo microfilme;
4. Documentação audiovisuais;
5. Documentos de identificação; e
6. Documentos de porte obrigatório.

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A resolução também define quatro termos que serão usados na disposição das regras:

1. Documento digitalizado: representante digital do processo de digitalização do documento físico e seus metadados;
2. Metadados: dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos;
3. Documento público: documentos produzidos ou recebidos por pessoas jurídicas de direito público interno ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos; e
4. Integridade: estado dos documentos que não foram corrompidos ou alterados de forma não autorizada.

No terceiro termo, estão a União, os Estados, o Distrito Federal e os territórios, os municípios, as autarquias, inclusive as associações públicas, e as demais entidades de caráter público criadas por lei.

Como as empresas devem se preparar para o Decreto nº 10.278/2020?

O decreto detalha quais são os preceitos básicos que as empresas devem garantir no processo de digitalização dos documentos. Cinco diretrizes devem ser asseguradas pelas organizações.

Veja agora quais são elas e suas garantias.

1. Integridade e confiabilidade do documento digitalizado

O arquivo digitalizado precisa ser idêntico ao original. Para garantir a integridade e a confiabilidade, é necessário que o documento seja assinado digitalmente com certificado ICP-Brasil. 

De acordo com o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), esse certificado funciona como “uma identidade virtual que permite a identificação segura e inequívoca do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos, como a web”.

• Rastreabilidade e “auditabilidade” dos procedimentos empregados

O decreto quer dizer que o sistema empregado para digitalização e armazenamento dos documentos digitalizados deve informar quais os procedimentos executados e o histórico dos materiais digitalizados.

Os dados são necessários principalmente em situações jurídicas, que exigem o conhecimento da trilha de auditoria do documento, com informações detalhadas, a exemplo de quando o arquivo foi digitalizado e por meio de qual equipamento.

• Emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado

Esse ponto determina que os equipamentos usados para digitalizar os arquivos devem estar em conformidade com as normas técnicas, que estabelecem regras como o padrão de cores e a escala de cinza. 

• Confidencialidade, quando aplicável

O sistema de armazenamento dos documentos digitais deve abranger perfis diversos de acesso, de acordo com os parâmetros de confidencialidade ou de abertura de dados. Com isso, os arquivos sigilosos somente serão acessados com permissão.

• Interoperabilidade entre sistemas informatizados

A interoperabilidade entre sistemas informatizados significa que o sistema deve salvar o arquivo digitalizado em um formato aberto, a exemplo do PDF/A. Isso deve assegurar que esse documento possa ser acessado em qualquer outro sistema.

Como realizar o descarte de documentos de forma adequada?

O artigo 9 do decreto estabelece que, após o processo de digitalização feito de maneira correta, o documento físico poderá ser descartado, “ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico”. 

Para saber se um documento tem ou não valor histórico, é preciso conhecer o seu segmento e suas atividades. É necessário ter informações do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), a fim de determinar o plano de retenção documental de um setor. Também é preciso conhecer as regulamentações específicas que podem existir, a exemplo das que abrangem instituições financeiras e da saúde.

Por que fazer o descarte de documentos de forma correta é importante?

A destruição de arquivos de maneira adequada, em conformidade com o Decreto nº 10.278/2020, é um passo significativo para a transformação digital. Apenas com o descarte correto dos documentos é possível interromper a gestão de papel e gerenciar somente as informações nas empresas e organizações. 

Além disso, o descarte de documentos gera redução de custos, por conta da diminuição das despesas com a manutenção de arquivos físicos.

Os documentos digitalizados ainda oferecem o benefício da segurança, sem o risco de perda de arquivos importantes devido ao manuseio incorreto.

E agora, como você vai passar a fazer o descarte de documentos?

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