Como montar um fluxograma da sua empresa: guia prático para otimizar processos!

Saber montar um fluxograma de trabalho é uma estratégia importante para empresas que têm um movimento intenso de documentos e processos. Para isso, é necessário conhecer as ferramentas que podem auxiliar na organização e, assim, lançar mão de mecanismos para automatizar os procedimentos.

A seguir, saiba o passo a passo como montar um fluxograma e conheça as vantagens de adotá-lo no seu negócio, além de quais ferramentas tecnológicas podem ajudar. Confira!  

Por que automatizar o fluxogramas de processos melhora a eficiência operacional?

Usar técnicas de automatização do fluxo de trabalho pode não só promover o ordenamento mas também aperfeiçoar os processos em uma empresa. A princípio, o fluxograma fará com que você conheça melhor qual o curso das atividades de um procedimento. Nesse sentido, é possível determinar com clareza de que maneira começa e como termina. 

Além disso, a ferramenta também reconhecerá fornecedores e usuários de um processo e identificará todas as áreas que se relacionam com esse procedimento. Desse modo, é possível ainda encontrar erros e obstáculos em potencial. Com isso, o gestor deve sugerir a reparação das falhas e a evolução de um processo. 

O que é um fluxograma de processos e como ele auxilia na automação?

O fluxograma de processos é uma representação gráfica com a finalidade de descrever cada etapa de um procedimento de forma clara e ordenada. Ele utiliza símbolos padronizados como, por exemplo, círculos, setas e retângulos, para indicar o início, o término e as atividades ao longo do fluxo de trabalho.

Principais benefícios de um fluxograma de processos

• Facilita a visualização e o entendimento do fluxo de trabalho;
• Identifica gargalos e oportunidades de melhoria;
• Promove a integração entre equipes e departamentos;
• Apoia a automação de processos, reduzindo retrabalhos e erros.

Principais tipos de fluxograma de processos

Há vários tipos de representação técnica de fluxo de trabalho que podem ser usados em empresas. Conheça os três tipos mais utilizados e com melhor aplicação:

1. Fluxograma vertical: conhecido como “Diagrama de Processo”, esse tipo de fluxograma usa colunas verticais para representar o curso das atividades. Nessa modalidade, é possível preencher facilmente os campos, que também podem ser visualizados com rapidez.
2. Diagrama de blocos: é um tipo mais simples e pode ser usado para definir a sequência de tarefas de um processo, sem relacionar os pontos de decisão envolvidos. Por isso, é mais utilizado quando há o objetivo de executar uma representação mais ampla. 
3. Fluxograma funcional: nessa modalidade, as atividades do processo aparecem em uma ordem que aponta também as áreas ou seções relacionadas. Desse modo, costuma ser aplicado em processos mais complexos, que envolvem diferentes setores de uma organização.

Quais são os principais símbolos utilizados no fluxograma de processos?

Com a leitura, você conhecerá os símbolos usados na notação Business Process Model and Notation (BPMN), que adota quatro categorias de símbolos. São eles: elementos de fluxo, conhecidos como “gateways”; raias em piscinas; conectores; e elementos de dados e artefatos. Saiba mais:

Símbolos de fluxo

Esses ícones indicam as etapas pelas quais passa um processo.

• Início: representado por um círculo com uma linha simples;
• Encerramento: círculo com uma linha dupla;
• Tarefas: retângulos que descrevem as atividades;
• Decisões: losangos que indicam escolhas ou desvios.

Raias e piscinas

• Piscinas representam o fluxo geral de um processo;
• Raias dividem as atividades entre equipes ou setores.

Conectores

• Setas lineares: indicam a sequência;
• Setas tracejadas: representam a comunicação entre as etapas.

Elementos de dados e artefatos

A simbologia que indica dados pretende apontar de que maneira eles devem ser usados durante um processo. Por outro lado, os símbolos que representam os chamados artefatos indicam as tarefas que precisam ser registradas em um procedimento, por meio de documentos ou notas.

Como montar um fluxograma: passo a passo simplificado

Agora que você já conhece os principais símbolos usados para fazer um fluxograma, aprenderá de que forma ele pode ser desenhado, com o propósito de facilitar e otimizar os processos inteligentes no seu negócio. Veja em seguida como montar um fluxograma em cinco passos:

Passo 1: entenda quais são as suas necessidades

Antes de tudo, identifique quais são as funções envolvidas nos processos. Você usará as piscinas para indicar a totalidade de um processo e as raias para individualizar cada um dos grupos de funcionários relacionados às etapas. 

Por exemplo, nas raias, você pode representar os setores de Recursos Humanos (RH) e de gerência administrativa. Nesse ponto, é importante não apontar as pessoas e sim as equipes ou cargos correspondentes.

Passo 2: defina um início

Nesse estágio, você deve assinalar o começo do processo. Por exemplo, se a empresa for uma loja, o recebimento de um e-mail com um pedido de compra pode ser o início do procedimento de venda. Ou ainda, nesse caso, o processo pode ser iniciado manualmente por um vendedor que recebeu o pedido por telefone. 

Passo 3: organize o processo de trabalho

Após iniciado o processo, quais são as possíveis tarefas e os desvios que podem ocorrer? Nessa etapa, você deve identificar as possibilidades. No caso da venda de um produto, uma tarefa envolvida deve ser a verificação de estoque. Se o produto não for localizado, devem ser indicados desvios para a continuidade do processo de compra ou para realizar um pedido a um fornecedor.  

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Passo 4: defina outro símbolo para marcar o fim da atividade

Com a conclusão do processo, é necessário indicar no fluxograma que o encerramento ocorreu. Nesse ponto, você deve escolher o símbolo mais apropriado conforme a atividade. Sendo assim, o índice selecionado deve apontar qual a situação final do procedimento.

Passo 5: recapitule o fluxograma 

Após a execução dos os quatro passos citados, revise todos os estágios antes de montar um fluxograma de processo. Reveja, principalmente, cada um dos símbolos usados, as tarefas detalhadas e as equipes envolvidas. Confira se há algum erro ou alguma maneira de o processo ser aperfeiçoado.

Ferramentas que auxiliam a montar um fluxograma

Para tirar as dúvidas de como montar um fluxograma de forma simples na sua empresa, saiba que é possível utilizar algumas ferramentas disponíveis digitalmente. Listamos abaixo o Word e o Visio, que podem ser acessados facilmente por meio de computadores e dispositivos móveis. 

Word

O programa Word, da Microsoft, oferece a possibilidade de montar fluxogramas facilmente, por meio de uma ferramenta chamada Smart Art. Sendo assim, é possível criar layouts diferentes para indicar os estágios de um processo da sua organização, com o uso de imagens.

Visio

O Visio é um aplicativo da Microsoft que organiza ideias complexas visualmente, por meio de fluxogramas e linhas do tempo. A ferramenta auxilia a conexão entre imagens e textos para relacionar as informações. Além disso, é possível personalizar a aparência, com uso de planos de fundos e temas. O aplicativo ainda permite que os fluxogramas sejam salvos em nuvem e compartilhados com facilidade.

Agora que você entendeu como montar um fluxograma de trabalho bem estruturado para organizar e aperfeiçoar os processos do seu negócio, aprendeu também que a ferramenta é necessária para auxiliar empresas que têm um fluxo alto de dados e de procedimentos.

A representação das etapas deve ser feita por meio de símbolos e pode contar com auxílio de aplicativos digitais, que permitem a personalização dos elementos gráficos.

Você também conheceu neste artigo as vantagens que o fluxograma pode trazer em relação à economia de tempo e de dinheiro para as organizações. Além disso, por meio dos fluxos de processos, os negócios se tornam mais eficientes, e seus processos, mais bem definidos. 

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FAQ sobre fluxogramas de processos

Quais são os símbolos básicos de um fluxograma?

Os símbolos básicos incluem círculos (início e fim), retângulos (tarefas) e losangos (decisões).

Qual é a diferença entre um fluxograma funcional e um diagrama de blocos?

O fluxograma funcional detalha as responsabilidades de diferentes áreas, enquanto o diagrama de blocos apresenta a sequência geral de tarefas.

Por que usar as ferramentas digitais para criar fluxogramas?

Ferramentas como Word e Visio ajudam fluxogramas de maneira rápida e profissional, com opções de personalização.