Como a CNI otimizou o processo de prestação de contas e gestão documental com o Ábaris

A Confederação Nacional da Indústria (CNI) é a principal representante da indústria brasileira na defesa e na promoção de políticas públicas que favoreçam o empreendedorismo e a produção industrial, num setor que reúne quase 1,3 milhão de estabelecimentos no país.

Importante interlocutora no cenário nacional, a CNI, que tem sede em Brasília e um escritório de representação em São Paulo, representa 27 federações de indústrias e 1.250 sindicatos patronais, aos quais são filiadas quase 700 mil indústrias.

Além disso, administra diretamente o Serviço Social da Indústria (SESI), o Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial (SENAI) e o Instituto Euvaldo Lodi (IEL). Todos compõem o Sistema Indústria, que congrega ainda as federações estaduais de indústrias e os sindicatos patronais.

Desafios

• Necessidade de contratar uma solução eficiente que compreendesse todo o fluxo de informação gerada dentro da organização, e assim automatizasse os processos.

• Além disso, era importante encontrar uma ferramenta customizada que atendesse a demanda e fosse capaz de padronizar documentos e o compartilhamento de informações.

CNI e o Ábaris

Em 2011, a Stoque ganhou a licitação para implantar a solução Ábaris, que foi desenvolvida e customizada para a gestão de documentos da CNI. A solução desenvolvida e implantada agilizou o processo de digitalização, indexando as informações dos documentos, melhorando a busca documental e descentralizando as informações.

Atualmente, cerca de 540 pessoas utilizam o Ábaris dentro da instituição, sendo 400 pessoas na sede em Brasília e 140 nas demais regiões do país.

Os resultados

Antes da solução Ábaris a busca por documentos era morosa, dificultando o atendimento das demandas. Hoje, a CNI controla através da rastreabilidade todo o trâmite dos processos.

A CNI tem um grande número de fluxo de emissão de cartas. Essas cartas não eram padronizadas. Portanto, muitos colaboradores elaboravam as cartas na rede própria, sem compartilhar o documento com outras pessoas. Com a entrada e saída de funcionários, essas cartas eram perdidas ou dificilmente encontradas. Com a solução Ábaris, as cartas são geradas dentro da ferramenta, com padronização e arquivamento seguro.

Antes os comprovantes das prestações de contas dos setores eram enviados por correios, gerando custos, grande quantidade de documentação física, bem como menor agilidade nos trâmites internos da CNI. Atualmente, a prestação de contas é feita dentro da solução Ábaris. O que reduz o tempo de espera, o volume de documentos e os custos com envio.

O fluxo de gestão da informação era feito no Word e Excel e enviadas por e-mail. Cada processo tinha uma caixa separada para o arquivamento. Agora, o fluxo de arquivamento dos documentos é feito dentro do Ábaris, melhorando a comunicação entre as áreas demandantes e o setor de Arquivo. Isso proporciona controle do arquivamento da documentação e resulta em autonomia para os usuários e otimização do tempo do processo.

O que o cliente diz:

“Quando assinamos o contrato com a Stoque, não conhecíamos a empresa. Através de edital, ela ganhou a licitação e iniciamos a utilização da ferramenta. Já renovamos o contrato 4 vezes para customizar e atualizar as diferentes versões entre 2011 e 2020. Sem dúvida, a equipe da Stoque apoia bastante as nossas demandas, eles são atenciosos e muito dedicados. Como administradora eu sei como a ferramenta contribuiu e facilitou a vida dos colaboradores com os processos de gestão documental. ”

Patrícia Leite, Analista Administrativo

A solução Ábaris, é uma aplicação capaz de reduzir os custos operacionais, aperfeiçoar os processos da organização e aumentar a produtividade dos colaboradores.

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