BPM: como escolher uma tecnologia de Business Process Management

Trabalhar através de um processo ágil, organizado e eficiente deve ser uma prioridade fundamental para as organizações. Essa priorização tem se tornado cada vez mais possível através de tecnologias de automação inteligente, tendo como destaque o Business Process Management, mais conhecido por sua sigla, BPM.

Além de auxiliar com tarefas repetitivas e otimizar processos, o BPM também auxilia na organização de documentos e em fatores como o mapeamento e padronização de processos, na redução de erros e na satisfação dos clientes.

Neste post, vamos abordar tudo o que você precisa saber sobre o BPM: o que é, quais as vantagens e como escolher uma tecnologia mais adequada ao seu negócio. Boa leitura!

Entenda os processos de negócios

Em resumo, os processos de negócios constituem um conjunto de atividades executadas por máquinas ou seres humanos, visando resultados que se concentram na entrega de valor para os clientes. Essas atividades inter-relacionadas são essenciais para resolver problemas específicos.

Existem diferentes tipos de processos de negócio, como:

• • Processos Primários ou Essenciais: São os mais cruciais, agregando valor diretamente ao cliente. Exemplos incluem processos de desenvolvimento de produtos e serviços pós-venda.
  • Processos de Suporte ou Apoio: Oferecem suporte aos processos primários ou a outros processos de suporte ou gerenciamento. Sem contato direto com o cliente, geram valor para outros processos. Exemplos englobam processos de admissão de novos funcionários e pagamento de funcionários.
  • Processos Administrativos ou de Gestão: Coordenam as atividades dos processos anteriores, buscando eficiência e eficácia. Focam em medição, monitoramento, controle e gestão do presente e do futuro do negócio. Geram valor para outros processos e não diretamente para o cliente. Exemplos incluem gestão de desempenho e feedback dos funcionários.

O que é BPM? Qual sua função?

BPM (Business Process Management), segundo o glossário do Gartner Group, é definido como “um conjunto de disciplinas combinadas com tecnologias que aprimoram a capacidade de uma pessoa ou sistema de fazer mudanças apropriadas e oportunas para responder às necessidades implícitas e explícitas do processo”, .

Em uma linguagem mais simples, BPM significa Gerenciamento de Processos de Negócio e consiste em uma tecnologia importante para empresas e organizações de diferentes áreas e tamanhos, unindo gestão organizacional e tecnologia, a fim de otimizar os processos. 

Ou seja, é uma tecnologia de gestão de documentos integrada à automação de processos, que busca melhorar os fluxos de informação e ações da empresa.

Quando surgiu o conceito BPM?

A primeira menção ao gerenciamento de processos foi em 1911, em um artigo publicado em por Frederick Taylor na “The Principles of Scientific Management”.

Neste artigo, o engenheiro mecânico observou como a produtividade poderia ser melhorada através do método científico. Seu argumento era de que a empresa poderia ter resultados mais efetivos se recompensasse monetariamente seus funcionários baseado na sua produtividade.

Entre os anos de 1950 e 1960 o BPM ganhou destaque com a implementação de metodologias de melhoria de gestão do trabalho. No entanto, foi apenas em 1980 que a tecnologia BPM passou a ser relacionada aos sistemas de gestão de fluxo de trabalho.

O termo Business Process Management Suite foi oficialmente firmado em 2000 pela consultoria Gartner, relacionando-o a softwares e aplicativos de gestão de processos.

Qual a diferença entre BPA e BPM?

É importante falarmos sobre a diferença entre BPA e BPM, duas siglas que apesar de similares, têm significados diferentes. Vamos entender mais sobre essa diferença?

O BPM em si não significa a tecnologia implementada para a automação de processos, mas sim, a disciplina. Não é à toa que hoje, o BPM é utilizado desde pequenos escritórios até grandes organizações. Essa abordagem ocorre através da análise, padronização e melhoria dos processos, de forma a auxiliar na redução de custos e na produtividade dos colaboradores.

Já o BPA é o passo seguinte para a aplicação de um BPM bem-sucedido, ou seja, refere-se ao uso de sistemas avançados que automatizam e otimizam processos que antes eram repetitivos e manuais. Através do BPA é possível formar uma base de conhecimento no que se refere aos processos documentados, assim como uma maior transparência em todas as etapas, maior controle administrativo e automação dos processos.

Vale ressaltar ainda que, além de atuar na motivação das equipes, a automação de demandas repetitivas gera redução de custos operacionais, uma vez que diminui erros humanos e prejuízos, acelera as entregas e aumenta a produtividade.

>> Confira também – Webinar: Como a Gestão Eletrônica de documentos pode transformar a sua área financeira?

BPM, BPMN e BPMS: como diferenciar?

Novamente, temos siglas parecidas mas que se diferem entre si. Por mais que possa parecer confuso, nós te ajudamos a entender o que são cada uma dessas siglas a seguir. Acompanhe:

• BPM: Business Process Management é uma disciplina que visa organizar e estruturar os processos dentro de um negócio, de modo a melhorar e padronizar sua execução.
• BPMN (Business Process Modeling and Notation): essa é a terminação utilizada para descrever detalhadamente as etapas de um processo, as quais caracterizam-se por símbolos e ícones que facilitam a visualização dos fluxos desse processo;
• BPMS (Business Process Management Suite/System): é o software utilizado para implementar o BPM em uma empresa, através de itens como mapeamento, automatização e execução e monitoramento e análise dos resultados dos processos.

Tecnologia BPM

A tecnologia BPM emerge como uma plataforma simples, eficiente e poderosa na gestão de processos, proporcionando a modelagem, construção e otimização contínua das operações. Sua constante evolução a torna uma ferramenta inovadora e fundamental para empresas modernas. A seguir confira algumas características e recursos adotados nessa modelagem:

Características Destacadas

1. Automatização Abrangente: Permite a automação de uma variedade de processos, proporcionando eficiência e agilidade. Documenta integralmente os processos, garantindo rastreabilidade e transparência do início ao fim.
2. Visibilidade Aprimorada: Amplia a visibilidade do fluxo de trabalho, proporcionando insights valiosos para a tomada de decisões. Facilita a identificação de gargalos e oportunidades de melhoria.

Recursos:

1. 1. Modelagem Intuitiva: Utiliza o recurso “drag-and-drop” para uma modelagem de processos simplificada e acessível.
   2. Integração Versátil: Apresenta ampla capacidade de integração com outras ferramentas e plataformas, integrando-se perfeitamente ao stack de aplicativos da organização.
   3. Nativo da Nuvem: Sendo nativo da nuvem, potencializa operações, acesso e segurança, alinhando-se aos padrões mais recentes de tecnologia.
   4. Usabilidade Excepcional: Oferece uma interface simples e intuitiva, promovendo a adoção fácil por usuários de diversos níveis de habilidade. Apresenta excelente capacidade de resposta, otimizando a experiência do usuário.

A tecnologia BPM não apenas simplifica a gestão de processos, mas também impulsiona a inovação, permitindo que as organizações atinjam novos patamares de eficiência e competitividade.

Qual o papel do BPM?

O Business Process Management desempenha uma função vital nas empresas, buscando agilizar processos, promover eficiência estratégica e facilitar tomadas de decisão. Além disso, desempenha um papel crucial na competitividade ao viabilizar a digitalização, impulsionar a inovação e instigar uma nova mentalidade organizacional.

No contexto da automação e digitalização empresarial, o BPM atua como catalisador, permitindo:

• • Foco na Experiência do Cliente:Priorizando uma experiência positiva, o BPM contribui para a satisfação do cliente, fortalecendo laços e fidelidade.
  • Aumento da Produtividade: Ao otimizar processos, o BPM eleva a produtividade dos colaboradores, gerando resultados mais eficazes.
  • Redução de Custos:Identificando eficiências, o BPM contribui para a redução de custos operacionais, aumentando a rentabilidade.
  • Estrutura Omnichannel: Possibilita a adoção de uma estrutura omnichannel, facilitando o atendimento e a comunicação em todos os canais.

O BPM busca apoiar os objetivos e metas da empresa, abrangendo sistemas, funcionários, clientes e parceiros, tanto internos quanto externos. Sua aplicação exige estudo e monitoramento constante dos processos, permitindo a identificação de necessidades e a adaptação contínua para melhorar os resultados ao longo do tempo.

No âmbito da gestão empresarial, o BPM desempenha o papel de tornar claro o caminho para atingir metas. Simplifica o entendimento dos fluxos de trabalho, orientando sobre o que fazer, como fazer, por que fazer e para quem fazer. Capacita a gestão para iniciar uma jornada eficaz em direção à transformação digital, estimulando a inovação e enfrentando os desafios da era digital.

Abordagens Comuns em BPM:

No universo da gestão de processos de negócio (BPM), existem diferentes tipos de abordagem. Entre elas, destacam-se três abordagens principais, cada uma direcionada a objetivos específicos. São elas:

BPM com Foco na Integração

A abordagem com foco na integração concentra-se na sinergia entre os processos, especialmente na integração de sistemas existentes, como CRM e ERP. 

O objetivo é criar processos dinâmicos que se adaptem eficientemente às necessidades organizacionais. Essa orientação busca a harmonização e eficiência na interação de diferentes sistemas, visando aprimorar a eficácia global dos processos.

BPM Focado nas Pessoas

Na abordagem centrada nas pessoas, o BPM direciona sua atenção para os processos executados por indivíduos, geralmente compostos por vários estágios. 

Aqui, a prioridade é criar interfaces simples e intuitivas que acelerem a execução dos processos. O objetivo é otimizar a eficiência humana, buscando agilidade e usabilidade para garantir a execução eficaz dos procedimentos.

BPM com Foco em Documentos

Quando os documentos são a espinha dorsal dos processos, a abordagem com foco em documentos torna-se crucial. Essa orientação visa automatizar diversas tarefas dentro do fluxo de trabalho, reconhecendo a importância dos documentos no desencadeamento e na conclusão dos processos. O intuito é simplificar e acelerar a manipulação de documentos, aumentando a eficiência operacional.

Cada abordagem atende a necessidades específicas, refletindo a diversidade de processos existentes nas organizações. Ao compreender essas orientações, as empresas podem escolher a estratégia mais alinhada aos seus objetivos e estrutura, impulsionando a excelência na gestão de processos.

Como o BPM pode ser aplicado em uma empresa?

Sem um conhecimento teórico mais aprofundado e um sistema de tecnologia que auxilie na otimização e mapeamento de processos, podem surgir lacunas e falhas frequentes no dia a dia da empresa. Por isso, a tecnologia BPM é importante para auxiliar na automação e gestão desses processos.

Quando falamos em BPM, a implementação em uma empresa é feita através de quatro estágios principais:

• Mapeamento;

• Padronização;

• Melhoria;

• Otimização de processos.

Confira a seguir, mais detalhes sobre  cada um deles:

1. Mapeamento de processos

O mapeamento de processos deve ser sempre o estágio inicial de implementação do BP. Afinal, ele é o ponto de partida de cada etapa do processo, sejam eles macroprocessos, como definição de prazos e demandas dos colaboradores, até gargalos e pontos de melhoria a serem implementados.

Definir e mapear os processos é essencial para uma maior integração entre atividades e a conclusão do processo de forma consistente.

Vamos à um exemplo prático: supondo que seu negócio seja um e-commerce de vendas de produtos de escritório. Primeiro, a equipe de vendas recebe o pedido, em seguida os pedidos são enviados ao estoque e, assim, os produtos são embalados para envio, até chegarem, então, ao cliente.

De fato, provavelmente, também houveram outras ações internas durante o processo, as quais devem ser detalhadas e documentadas, para assim ser feito um devido mapeamento.

Sendo assim, através do mapeamento, tanto os gestores quanto os colaboradores passam a conhecer a fundo cada etapa do processo.

2. Padronização de processos

Ter um método definido é fundamental para uma boa estratégia de BPM. Afinal, pouco adianta ter uma boa estratégia definida se não há definido um método de execução dos processos, não é mesmo? Por isso, a padronização é essencial. 

Com uma padronização bem definida fica mais fácil conferir os indicadores de desempenho a cada mês, assim como medir a evolução dos processos e resultados. A partir disso, em casos de falhas e erros é possível mapear sua origem analisando os indicadores do seu negócio.

Como irá funcionar essa jornada é algo que será definido de acordo com a rotina, tipo e objetivos do seu negócio. Dessa forma, a decisão final de como irá funcionar esse processo cabe à empresa, escolhendo os objetivos e indicadores que fazem mais sentido para o negócio. 

3. Melhoria de processos

Lembra que até aqui vimos e reforçamos a importância de ter uma melhoria contínua? Assim, a otimização de resultados é um fator que deve estar sempre presente.

Essa etapa necessita de uma análise aprofundada de pontos de melhoria, assim como aqueles que tiveram bons resultados e desempenho, de forma a serem aprimorados. Através de um sistema de gestão como o BPM esse processo fica mais fácil, afinal, é possível documentar todos os processos da empresa e avaliá-los sempre que necessário. 

Com um sistema de gestão de conteúdo (ECM) e automação de fluxos como o Ábaris, por exemplo, é possível promover maior integração entre os setores e diversas funções de uma empresa.

4. Otimização do processo

O último passo mas, não menos importante, envolve a otimização do processo. O que isso significa na prática? Que após realizar a devida análise dos indicadores e aplicar as devidas melhorias, é necessário otimizar os resultados.

Essa é uma boa forma de se manter por dentro das entregas dos funcionários e seu andamento no que diz respeito às metas do negócio. 

Além disso,  é uma boa forma de se manter informado no que diz respeito às entregas e prazos acordados.

>> Confira um dos cases de sucesso da Stoque em automação de processos: Case de Sucesso Ábaris e BHG (Brazil Hospitality Group).

Quais as vantagens de investir em BPM? 

Como vimos até aqui, o Business Process Management traz diversas vantagens para um negócio. Para que você entenda como essa modelagem pode fazer a diferença, detalhamos esses benefícios:

Redução de custos

A sobrecarga de trabalho normalmente ocasionada por altas demandas e processos burocráticos ou desorganizados, podem prejudicar a qualidade dos resultados. 

Portanto, além de agilizar os processos, o BPM também permite que as empresas reduzam seus custos, eliminando desperdícios de recursos e demais prejuízos.

Mais transparência

Gerenciar processos e negócios é um processo que deve essencialmente ter transparência. Através do BPM é possível monitorar as métricas de desempenho da empresa em tempo real, assim como modificar estruturas e processos de maneira eficiente.

Maior produtividade

Através do BPM é possível mudar e otimizar processos sempre que necessário, a partir da análise de dados e indicadores. Alterar esses fluxos de trabalho, assim como personalizá-los permite que os processos sejam melhor definidos e também aprimorados com base na performance. Além disso, a partir da gestão à vista, cria-se uma pressão positiva na empresa e uma mentalidade voltada para resultados, gerando  maior produtividade na execução das tarefas e também, mais excelência nos resultados.

Maior segurança e controle

Como vimos, um dos principais objetivos do BPM é o controle dos processos. Através dele é muito mais fácil obter uma melhor visualização do dia a dia do seu negócio, assim como receber e acessar relatórios automatizados que ajudam na tomada de decisão..

Além disso, o BPM também auxilia na segurança interna de informações e dados, evitando possíveis riscos e prejuízos à imagem e ao bolso da empresa.

Maior integração

O BPM apenas irá funcionar de maneira adequada se toda a empresa estiver integrada. A tecnologia atual permite uma maior integração dos setores através de sistemas, softwares e aplicativos.

Essa é uma excelente forma de saber como estão funcionando os processos dentro da organização.

Automação

A automação de processos é uma forma de auxiliar na padronização dos mesmos, e na execução automática de tarefas, dependendo menos das pessoas e otimizando tempo e recursos. Além disso, a automação agrega valor às entregas e também promove mais agilidade na operação.

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BPM nas Instituições de Ensino: Otimizando Processos para uma Educação Eficiente

A aplicação do BPM em instituições de ensino desempenha um papel fundamental na busca por eficiência e qualidade educacional. Ao integrar metodologias de gestão de processos, as instituições podem aprimorar diversos aspectos, desde a administração interna até a experiência do aluno. Vamos explorar como o BPM contribui para a otimização dos processos educacionais.

Eficiência Administrativa:

A implementação do BPM em instituições de ensino visa aprimorar a eficiência administrativa, simplificando fluxos de trabalho burocráticos. Processos como matrículas, gestão de documentos e gerenciamento de recursos podem ser otimizados, reduzindo o tempo gasto em tarefas administrativas e permitindo que a equipe se concentre em atividades mais estratégicas.

Melhoria da Experiência do Aluno:

Ao integrar o BPM, as instituições de ensino podem oferecer uma experiência mais fluida aos alunos. Processos como inscrições, acompanhamento acadêmico e solicitações de serviços podem ser simplificados, proporcionando aos estudantes uma jornada mais eficiente e satisfatória durante sua trajetória educacional.

Tomada de Decisões Baseada em Dados:

O BPM possibilita a coleta e análise de dados relacionados aos processos educacionais. Isso permite que gestores e administradores tomem decisões mais informadas, identifiquem áreas de melhoria e ajustem estratégias com base em informações concretas. A análise de métricas de desempenho contribui para uma gestão mais eficaz.

Adaptação a Mudanças no Setor Educacional:

O setor educacional está em constante evolução, e o BPM oferece flexibilidade para que as instituições se adaptem rapidamente a mudanças. Seja na implementação de novas políticas, na integração de tecnologias educacionais ou na resposta a requisitos regulatórios, o BPM permite uma adaptação ágil sem comprometer a eficiência operacional.

Garantia de Qualidade e Conformidade:

A gestão eficaz de processos no ambiente educacional contribui para a garantia de qualidade e conformidade com padrões educacionais. Através do BPM, as instituições podem criar protocolos padronizados, assegurando que os processos atendam aos requisitos regulatórios e promovam a excelência acadêmica.

Em resumo, a implementação do BPM em instituições de ensino representa uma estratégia eficaz para promover a eficiência operacional, melhorar a experiência do aluno e manter a qualidade educacional em sintonia com as demandas em constante evolução do cenário educacional.

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Como escolher um software BPM? O que uma boa ferramenta deve ter?

Para garantir as diversas vantagens que o BPM pode trazer, é fundamental que a empresa escolha a ferramenta mais completa possível e que seja compatível com a empresa, atendendo a todos seus objetivos. 

A seguir preparamos algumas dicas que podem te ajudar a escolher o software BPM mais adequado para o seu negócio:

Dicas para Escolher um Software BPM:

1. Fácil Conexão entre Processos: Garanta que a ferramenta ofereça uma fácil integração entre os diferentes processos, promovendo a fluidez e eficiência operacional.

2. Integração com Ferramentas Existentes:Verifique se o software se integra facilmente com as ferramentas já em uso na empresa, como CRM e ERP, para uma transição suave.

3. Relatórios e Dashboards Completos: Uma boa ferramenta deve fornecer relatórios e dashboards abrangentes, oferecendo insights valiosos para a tomada de decisões informadas.

4. Automações de Configuração Fácil: A capacidade de configurar automações de maneira fácil é crucial para adaptar a ferramenta às necessidades específicas da empresa.

5. Templates de Workflow Prontos e Customizáveis: A presença de templates de workflow prontos e a capacidade de personalização são essenciais para agilizar a implementação e adaptação aos processos específicos da organização.

6. Suporte Completo: Certifique-se de que a ferramenta oferece suporte completo, garantindo que a empresa aproveite ao máximo os recursos da solução.

Além disso, a ferramenta deve incorporar todos os componentes do BPMS, incluindo a importação de arquivos de sistemas legados, controle de visibilidade e integração com outros módulos. 

Principais etapas para implementar o BPM

Assim que a empresa escolhe qual será o software, normalmente há uma série de etapas para que ocorra a implementação de fato. Confira as principais delas a seguir.

1. Análise

Primeiramente, é fundamental analisar as necessidades e objetivos da empresa, identificando os processos necessários para que isso ocorra de maneira bem sucedida na prática. Isso irá auxiliar a construir uma base de BPM eficaz.

2. Design dos processos

Depois de analisar os processos, o próximo passo é fazer uma projeção de forma a atender de maneira personalizada as necessidades do negócio.

3. Modelagem

A modelagem permite construir uma espécie de visualização e representação de como os processos se encaixam. Assim, é possível identificar recursos importantes e mapear a integração dos processos.

4. Execução

Após analisar, projetar e modelar os processos, chegou a hora de pôr em ação tudo que foi planejado em cada etapa dos processos.

5. Monitoramento

Coletar dados é fundamental para ter sucesso na implementação da prática do BPM, desde o tempo de produção até os tipos de recursos exigidos na execução dos processos.

6. Otimização

Os dados coletados permitem identificar possíveis gargalos, assim como pontos de melhoria que podem ser implementados nos processos.

Conheça o Ábaris

O Ábaris é uma solução SaaS de gestão de conteúdo (ECM) e automação de fluxos (BPM) em nuvem desenvolvida pela Stoque, com módulo de captura inteligente e assinatura digital nativos em uma única plataforma. 

Através da automação de fluxos (BPM) do Ábaris, é possível melhorar diversos fatores como:

• Produtividade e eficiência;
• Gestão e segurança;
• Desenho de processos utilizando BPMN 2.0;
• Integrações com APIs internas e externas, no-code ou low-code;
• Criação de formulários eletrônicos low-code para captura de informações do processo;
• Interface intuitiva e no-code.

Agora que você já sabe como o BPM pode fazer a diferença na automação dos processos digitais da sua empresa, lembre-se sempre de buscar uma empresa séria para atender às necessidades da sua equipe!

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