Tudo o que você precisa saber sobre assinatura eletrônica de documentos

Você já precisou enviar por e-mail algum documento no qual deveria constar uma assinatura e por um momento pensou em como fazer? Em um ambiente administrativo, a assinatura eletrônica de documentos tem otimizado os processos internos em diversas organizações.

Neste artigo você irá entender o que é assinatura digital de documentos, quais as vantagens de utilizá-la e como investir nessa tecnologia de forma assertiva.

O que é a assinatura eletrônica de documentos

Assinatura eletrônica de documentos é a ação de digitalizar uma assinatura em um documento por meio digital. Essa ferramenta possui validade jurídica e tem a mesma equivalência de uma assinatura física em papel, de próprio punho.

Essa tecnologia utiliza a criptografia, o que garante a segurança do documento e vincula uma certificação de equivalência ao documento assinado manualmente, dando ao processo autenticidade e praticidade.

Por meio da assinatura eletrônica digital, a empresa elimina muitos processos manuais na coleta de dados e acelera o processo burocrático e a gestão de documentos.

Além disso, a assinatura digital permite ainda a redução de custos em remessas postais e simplifica a formalização dessas certidões. A assinatura eletrônica de documentos possui ainda validade legal garantida pelo artigo 10 da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que estabelece a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil e declara veracidade jurídica em relação aos assinantes nas declarações que constam nos documentos em forma eletrônica.

Quais as vantagens da assinatura de documentos por meio digital

Dentro de uma empresa, é muito comum a necessidade de imprimir, assinar, autenticar e, muitas vezes, enviar esses documentos via Correios. Manter em arquivos centenas de certidões e contratos durante anos é algo corriqueiro.

Com a internet e o avanço tecnológico, essa passou a ser apenas uma opção, afinal pode-se escolher manter procedimentos manuais ou digitalizar e otimizar os processos internos.

Dessa forma, é possível guardar e compartilhar esses documentos todos na nuvem, de forma que você e seus clientes podem assinar direto no computador ou smartphone e armazenar tudo em segurança.

Por meio da tecnologia, é possível economizar financeiramente em papel, impressões e armários. Assim, os processos são assegurados com maior segurança e rapidez.

Saiba mais: como assinar digitalmente

Em empresas que não atuam com a assinatura digital é muito comum o processo de imprimir o documento, assinar, escanear e enviar por e-mail ou enviar pelos Correios. Mas qual o problema deste método tradicional?

Além de gastar muito dinheiro com impressão e reconhecimento legal das assinaturas, existe também o gasto com Correios. Imagine se essa organização atua com muitos contratos, ou muitas vias para signatários, quanto tempo e dinheiro seriam demandados para cada processo?

Com a assinatura eletrônica digital esse processo ficou obsoleto. Na plataforma é possível armazenar de forma segura os contratos, selecionar os e-mails dos futuros signatários e enviar o documento de forma segura.

No próximo passo cada signatário recebe um link único para assinar o documento. A assinatura pode ser feita por computador, celular ou tablet, de maneira muito simples e prática.

Em seguida, na própria plataforma existe uma tela onde é possível, de forma segura e legal, assinar digitalmente qualquer documento. Assim, economizando tempo e otimizando o processo, muitos contratos podem ser assinados em um curto espaço de tempo, diferentemente do modo tradicional.

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O Ábaris possui uma plataforma segura e rápida, permitindo que documentos sejam assinados com muita facilidade de qualquer dispositivo e sem qualquer preocupação.Unindo a gestão eletrônica de documentos à ferramenta de assinatura eletrônica digital, o Ábaris fornece a melhor opção do mercado em tecnologia de gestão em documentos, transformando os processos e facilitando o dia a dia de colaboradores e clientes.

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