Assinatura eletrônica: entenda o que é e como usar no setor jurídico

A assinatura eletrônica tem contribuído bastante para facilitar as questões enfrentadas pelo setor jurídico durante a pandemia do novo coronavírus. 

Muitas empresas encontraram nessa solução uma forma de “driblar” as consequências do isolamento social causado por essa nova realidade. 

Neste artigo, definiremos o que é uma assinatura eletrônica e as suas principais vantagens. 

Explicaremos também de que maneira é possível fazer uma assinatura desse tipo e como essa ferramenta impacta positivamente no setor, principalmente por conta do período de pandemia. Confira!

O que é a assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica está relacionada a qualquer tipo de autenticação que seja feita por meios computacionais. E o mais interessante é que a assinatura eletrônica tem validade jurídica.

É relevante distinguir esse conceito em relação a outro que também é amplamente usado, a assinatura digital. Embora os termos pareçam similares, algumas características os diferenciam.

A assinatura eletrônica é um conceito mais amplo e engloba mais de um tipo de confirmação de autoria. Um exemplo muito conhecido de assinatura eletrônica, que está presente no nosso cotidiano, é o acesso por meio de login e senha em plataformas bancárias. 

A autenticação por biometria, a firma digitalizada e o reconhecimento de IP (Internet Protocol) relacionado a e-mails também são tipos de assinatura eletrônica.

Já a assinatura digital é uma modalidade da assinatura eletrônica que precisa de confirmação por meio de uma tecnologia capaz de relacioná-la de forma única ao seu emissor.

O processo de validação da assinatura digital online é feito por meio de um certificado que deve ser emitido por uma Autoridade Certificadora (AC). Essa autorização deve ser feita pela estrutura que emite certificados no país, o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.

Em resumo, a assinatura eletrônica pode ser entendida como um conjunto, ao qual a assinatura digital pertence, do mesmo modo que os demais tipos de assinatura online.

Vantagens da assinatura eletrônica

Agora que ficou bem definido o conceito de assinatura eletrônica, detalharemos as principais vantagens atribuídas ao seu uso. Confira a seguir os quatro principais benefícios:

Praticidade

A assinatura eletrônica é útil para quem aprecia a comodidade de executar negócios de forma online. O recurso possibilita que os documentos sejam emitidos com mais facilidade. 

Dessa forma, as assinaturas podem ser coletadas rapidamente para que a sua empresa firme mais contratos de negócio.

Segurança

Esse tipo de assinatura ainda tem uma vantagem adicional quando comparada à assinaturas coletadas de forma física: a segurança.

A tecnologia usada para autenticação das assinaturas eletrônicas leva em conta a necessidade de proteção das informações das empresas e das pessoas envolvidas. 

Redução de custos

Por conta da otimização de processos relacionados a questões financeiras e à assinatura de documentos, os gastos de pessoal e de deslocamento para a coleta das assinaturas são eliminados.

Além disso, ainda é possível reduzir a utilização de papel nas rotinas empresariais. Desse modo, a empresa ganha em responsabilidade ambiental, devido à preocupação com a sustentabilidade. 

Validade legal

As assinaturas eletrônicas podem ser validadas juridicamente por meio de diversos certificados no país. Um exemplo é a inserção de login e senha em uma plataforma para fixação da rubrica. 

Como fazer uma assinatura eletrônica?

Para desfrutar dessas vantagens, a sua empresa pode começar a utilizar a assinatura eletrônica por meio de uma plataforma de system of agreement. Essa ferramenta pode ser integrada ao gerenciamento de documentos, para facilitar o encaminhamento e a assinatura de contratos. 

O envio dos arquivos pode ser feito com rapidez e de maneira simplificada. Inicialmente, deve ser feito o upload do documento e, depois, devem ser adicionadas as informações sobre os destinatários. 

Também devem ser incluídos os campos que precisam ser preenchidos, que ainda podem ser personalizados. 

É possível adicionar etiquetas que indiquem o local de assinatura aos signatários, assim como a data e as iniciais. Depois disso, o documento pode ser enviado aos interessados. 

Cada pessoa que receber o documento deve ter disponível um link para efetivar a assinatura. Após a conclusão do processo, o arquivo é armazenado com segurança e poderá ser facilmente localizado quando for necessário.

A interface das plataformas de system of agreement permite que os gestores emitam relatórios e façam auditorias pelo sistema. A ferramenta possibilita o agendamento de lembretes para que você seja notificado a cada estágio que o usuário avançar no ciclo de assinaturas.  

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Como as assinaturas eletrônicas contribuem para a resolução de conflitos judiciais? 

Diversos tipos de conflitos que poderiam ser levados à justiça podem ser resolvidos por meio de acordos de mediação online.

Devido à pandemia, foi registrado um aumento de demandas como a readequação de relações de trabalho e a renegociação do valor de locação de imóveis.

Nesse cenário, a assinatura eletrônica surge como uma alternativa bastante útil para as organizações. Sem a necessidade de encontro físico entre as partes, é possível assinar Termos de Acordo entre as pessoas e as empresas interessadas. 

Como já citamos, a assinatura eletrônica garante a validade jurídica desse compromisso. 

Qual o papel da assinatura eletrônica durante a pandemia?

Muitos serviços tiveram o funcionamento afetado pela pandemia do novo coronavírus, devido à imposição necessária do isolamento social.

Essa realidade obrigou muitas empresas a usar formas de autenticação eletrônica para pagamentos e contratos.  

Desse modo, podemos observar que a assinatura eletrônica ganhou ainda mais importância com a transformação digital impulsionada pela COVID-19.

Essa tendência ainda pode continuar no cenário de restabelecimento de serviços pós-pandemia, em virtude da comodidade de utilização dessa ferramenta no cotidiano.

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