Acervo acadêmico: 5 dúvidas respondidas pela CONSAE

Atender as normativas do MEC é fundamental para que as IES estejam em conformidade com a legislação da educação brasileira. Esse é um dos motivos que levou as equipes da Stoque e da CONSAE a se unirem para responder às principais dúvidas sobre o acervo acadêmico digital. 

Editado e publicado em 15 de dezembro de 2017, o Decreto 9.235 incluiu ao Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) a obrigatoriedade de um projeto de acervo acadêmico digital, com o uso de tecnologias que garantam a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais.

Em abril de 2018 o Ministério da Educação publicou a Portaria 315 que revoga a Portaria 22 e reforça a exigência que as instituições de ensino virtualizem os bancos de informações, inclusive em caso de encerramento da oferta de cursos, até abril de 2020.

Em 18 de maio de 2022 foi criada a Portaria MEC n.º 360/2022, que dispõe sobre a conversão do acervo acadêmico para o meio digital.

E, para você, ficar por dentro de tudo isso, mantenha a sua instituição sempre informada. Não deixe de interagir com profissionais e adotar soluções de especialistas em gestão de documentos digitais para IES. Essa é uma ação fundamental para garantir a conformidade com a legislação.

Para nós da Stoque e da CONSAE é uma honra ajudar você a manter o compliance da sua IES. Acompanhe agora o esclarecimento das cinco principais dúvidas acerca do acervo acadêmico digital.

As principais dúvidas sobre acervo acadêmico digital

Antes de iniciarmos as respostas, devemos destacar que migrar o acervo acadêmico físico para o digital é uma obrigatoriedade para as Instituições de Ensino Superior. 

No entanto, é comum que esse processo de migração gere dúvidas para os gestores e para as secretarias das Instituições de Ensino Superior. E, este nosso conteúdo trará as respostas para as cinco dúvidas que consideramos como as principais. Confira. 

1. A IES deverá manter o arquivo físico, mesmo com toda documentação em formato digital?

Se você tiver todos os documentos citados no meio digital, certificados digitalmente, em pleno atendimento à MP 2.200-2/2001, não precisará ter acervo/arquivo físico.

Caso o arquivo/acervo físico seja mantido, é de responsabilidade da IES garantir que ele esteja no mesmo endereço do credenciamento da IES. 

Se você mantiver apenas o acervo/arquivo digital, não. Mas há outras normas, que não as educacionais, às quais os acervos/arquivos digitais devem estar submetidos.

Veja agora: um caso de sucesso da UniFOA ao implantar o processo digital.

2. Com a Portaria 360/2022 do MEC os documentos físicos deixam de ter validade?

Sim. Com a portaria 360/2022 do MEC os documentos físicos deixam de ter validade.  

3. Qual é o prazo atual para promover a digitalização do acervo acadêmico e quais os impactos de não cumpri-lo?

Conforme o Art. 2º da portaria 360/2022: Fica vedada a produção de novos documentos integrantes do acervo acadêmico em suporte físico a partir de 1º de agosto de 2022. 

A digitalização do acervo acadêmico físico deverá ser concluída nos seguintes prazos: 

• 12 meses, para o conjunto de documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes matriculados em cursos superiores ofertados pelas instituições de ensino superior;
• 24 meses, para o conjunto de documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes formados durante o período compreendido entre 1º de janeiro de 2016 e a data de publicação da Portaria (18 de maio de 2022);
• 36 meses, para o conjunto de documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes formados durante o período compreendido entre 1º de janeiro de 2001 e 31 de dezembro de 2015.

Os impactos de não cumprir os prazos são prejuízos, para os alunos e para as IES. Pois, certamente, não haverá a aceitação dos documentos físicos e com isso, os formados conseguiram a certificação para registro dos diplomas e dos históricos escolares.

Já para a IES, assim que começar a rejeição de documentos pelo MEC e as reclamações dos alunos haverá prejuízos como a perda da credibilidade na instituição.

4. Quais os requisitos que o sistema de gestão de documentos deve ter?

Um sistema de gestão de documentos para atender os requisitos do MEC deve:

• Adotar o padrão ICP-Brasil para que os documentos do acervo possam manter a integridade e validade do acervo acadêmico digital;
• Oferecer confiabilidade, 
• Manter a autenticidade, 
• Durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais.

5. Qual a melhor forma de implementar o acervo acadêmico digital?

Para garantir que o processo de implementação do acervo acadêmico digital seja feito com agilidade, segurança e compliance com as normas do MEC, é importante contar com equipe e soluções de tecnologia especializadas.

Como nós da Stoque somos especialistas em documentação digital para IES, recomendamos sem nenhuma dúvida que conheça a parceria entre a Stoque e CONSAE.

A Stoque e a CONSAE são especialistas em acervo acadêmico digital

A Stoque e a CONSAE são especialistas em acervo acadêmico digital.  Essa parceria tem ajudado centenas de IES a se manterem nas exigências da legislação do MEC e a reduzir custos operacionais.

Veja o que o Tiago Muriel, diretor de negócios CONSAE diz a respeito da união de forças entre CONSAE e Stoque: 

“O apoio da Stoque, com a atuação do Ábaris, tem sido de muita importância para o setor educacional brasileiro. Conduzir as Instituições de Ensino na virtualização de seus procedimentos, processos e documentos é um caminho que já percorremos juntos por diversas vezes e mesmo assim não deixou de ser desafiador.”

“Este é um projeto de muitos anos e que tenho o prazer de fazer parte. Ter bons parceiros, boa tecnologia e bons profissionais envolvidos facilita muito a vida e a jornada das IES.”

“Juntos com a Stoque já transformamos centenas de Instituições de ensino por todo o país e ainda temos muita estrada pela frente. Seguimos juntos na jornada de transformação digital do setor, confiantes de que podemos entregar importantes resultados com esta parceria.”

Conheça o Ábaris da Stoque

O Ábaris é um dos produtos de sucesso da Stoque. Tecnicamente, trata-se de uma plataforma SaaS de gestão de conteúdo (ECM) e automação de fluxos (BPM) em nuvem. 

Na prática, ele simplifica a forma como você trabalha. Possibilita que faça a gestão de toda a informação da IES e automatize fluxos de trabalho em uma única plataforma 100% digital.

Confira os principais recursos do Ábaris:

• Digitalização de documentos;
• Gestão inteligente de conteúdo;
• Automação de processos;
• Assinatura Digital.

Então, saiba que, mesmo que já conheça as respostas para as cinco principais dúvidas acerca do acervo digital, não é preciso trabalhar de maneira isolada. Perceba que empresas e organizações como a Stoque e CONSAE se unem para se manterem atualizadas com a legislação do MEC. Junte-se a nós.

Para isso, conheça com mais detalhes as soluções da Stoque para Instituições de Ensino Superior.