Ábaris SeAD: solução customizada para atender às necessidades das Instituições de Ensino Superior

A transformação digital causa impactos na sociedade como um todo, sobretudo nas Instituições de Ensino Superior (IES), que estão a todo momento sendo repensadas para oferecer cursos atualizados e que deem conta de demandas dinâmicas e exigentes.

A gestão dos processos educacionais compreende a administração de diversas atividades, tanto no âmbito administrativo quanto pedagógico, que vão desde a organização dos cursos até a relação com os estudantes.

O grau de complexidade é alto, e quando as atividades são realizadas de forma manual e sem integralização elas ficam passíveis de erros que podem prejudicar o desempenho da IES como um todo.

Uma das soluções mais assertivas para que seja construída uma gestão eficiente é a utilização de ferramentas de gestão que promovam a transformação digital em sua instituição de ensino.

Pensando em tudo isso, o Ábaris desenvolveu uma solução específica para a otimização dos processos das IES: o Ábaris SeAD, um sistema inteligente para a automação de processos e gestão de documentos acadêmicos.

Acompanhe nosso artigo para entender como a automatização de processos e a gestão de conteúdo, por meio da implementação do Ábaris SeAD, pode transformar a sua IES.

Como a transformação digital está auxiliando instituições de ensino

Os estudantes de uma IES já estão conectados a diversas plataformas digitais que facilitam vários processos de suas vidas durante a realização das atividades cotidianas.

É necessário que as instituições de ensino desenvolvam soluções virtuais e práticas que facilitem o acesso a documentos, matrículas e rematrículas, solicitação de certificados, expedição de diplomas e demais atividades.

Contar com uma solução especializada nas práticas do setor educacional organiza os procedimentos administrativos e burocráticos de uma IES, fazendo com que as equipes de atendimento e os gestores realizem as suas atividades de forma mais rápida.

Em cenários de crise, que impossibilitam a realização de aulas e atendimentos presenciais, por exemplo, as IES que contam com plataformas virtuais podem sair na frente. A gestão passa a ser realizada de forma mais assertiva, por meio do compartilhamento de acesso e envio de documentos, coleta de informações, entre outras ações.

Benefícios da automação de processos e gestão de documentos em instituições de ensino

Um dos principais desafios da área educacional é o atendimento ao estudante. Quanto mais a instituição vai crescendo, mais a gestão do atendimento se torna complexa.

Com isso, as semanas de matrícula, os prazos para solicitação de disciplinas e trancamentos, os recebimentos de pagamento no setor financeiro, entre outros processos, podem se tornar um grande problema, tanto para os estudantes quanto para os colaboradores da IES.

Usar um sistema moderno, com tecnologia de ponta e que possibilite a transformação digital de sua IES pode simplesmente fazer com que todas as situações problemáticas citadas sejam reduzidas ou, até mesmo, eliminadas.

Saiba como o Ábaris SeAD auxilia instituições de ensino a ter processos operacionais mais ágeis

O Ábaris SeAD promove uma transformação tecnológica na IES, principalmente quanto ao gerenciamento de documentos. A primeira etapa é digitalizar todos os documentos físicos que existem nas instituições. Quando essa fase é concluída, todos os documentos passam a ser criados originalmente de forma virtual dentro do próprio sistema.

O primeiro impacto positivo é a redução do uso de papel e de impressões, o que gera uma economia significativa e libera o espaço físico onde esses documentos eram armazenados.

A equipe responsável por imprimir, receber, consultar, organizar e armazenar esse material passa a fazer tudo isso de forma muito mais prática, com apenas alguns cliques e comandos dentro da plataforma. Confira, a seguir, outras vantagens do Ábaris SeAD.

Integração com ERP acadêmico

A solução do Ábaris vai funcionar em harmonia com o ERP acadêmico já utilizado pela IES, fazendo com que os processos estejam interligados. Por isso, as atividades podem ser realizadas de forma mais prática e segura.

Atualização automática da pasta do aluno

O uso da Secretaria Acadêmica Digital possibilita que qualquer alteração, novo documento ou solicitação atualize automaticamente a pasta do aluno no sistema. Isso ocorre por meio do projeto de acervo digital desenvolvido para cada IES, pelo qual todos os documentos são digitalizados.

Processos automatizados de matrícula

Longas filas de espera e demorados processos de matrícula, muito comuns para muitas IES que não fazem uso de um sistema, deixam de existir. Isso ocorre porque a plataforma garante um ganho expressivo de agilidade no trâmite de documentos e cadastro de informações durante os processos internos.

Plataforma de fácil utilização

O sistema foi desenvolvido para tornar as atividades burocráticas mais simples. Por isso, a sua utilização é prática, o que simplifica todos os processos da secretaria da IES. A tecnologia pela qual o sistema é desenvolvido possibilita rápido acesso a documentos e requerimentos online.

Celeridade de atividades operacionais

Muitas vezes, estudantes têm problemas com a secretaria da instituição de ensino justamente por causa da demora no atendimento. O tempo de espera na execução de tarefas dentro do Ábaris SeAD é reduzido, porque a plataforma foi construída para garantir que os processos sejam realizados de forma ágil e prática, a fim de eliminar entraves durante o atendimento.

Case de sucesso: saiba como instituições de ensino se beneficiaram com as soluções do Ábaris

Muitos gestores acreditam que não é necessário fazer o investimento de um bom sistema de gestão. Entretanto, as Instituições de Ensino Superior estão diariamente caminhando em busca de soluções mais práticas.

Veja logo a seguir como duas instituições otimizaram os seus processos internos com o Ábaris SeAD.

Grupo Multivix

Este grupo tem mais de 18 anos de experiência no setor educacional no estado do Espírito Santo. As faculdades do Grupo Multivix estão presentes em oito municípios e, juntas, contam com mais de 25 mil estudantes em cursos de extensão, graduação e pós-graduação.

Apesar de ter sido um grande desafio transformar a estrutura do Grupo Multivix de forma virtual, a transição foi realizada com sucesso. Por meio do Ábaris SeAD, o acervo acadêmico de todas as unidades foi virtualizado, e as secretarias passaram a operacionalizar as suas atividades de forma digital.

Hoje todo o Grupo Multivix conta com processos acadêmicos muito mais eficientes, práticos e seguros, garantindo o bom funcionamento da instituição e formação de excelência.

Faculdade Santa Marcelina

Instituição fundada em 1927, tem sede em São Paulo e uma unidade em Muriaé (MG). O Ábaris SeAD realizou a virtualização dos documentos físicos, criando as pastas virtuais dos estudantes que compõem o acervo acadêmico digital da IES, e em seguida possibilitou que todos os trâmites passassem a ser realizados de forma digital.

Em apenas nove meses, mais de 3 mil pastas de estudantes foram digitalizadas, promovendo a redução de custos com material impresso e com espaço físico para armazenamento de impressões.

Tudo isso impacta positivamente a gestão da IES, garantindo mais celeridade e segurança durante a realização das atividades.

Então, ainda tem dúvidas se deve adquirir a solução Ábaris SeAD para a sua instituição? Fale com os nossos consultores ou acesse o nosso site para mais informações.

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