Gestão de fornecedores: Como otimizar e simplificar esse processo

No mundo corporativo competitivo de hoje, a gestão de fornecedores desempenha um papel fundamental para empresas que buscam otimizar suas operações e garantir um fornecimento constante de insumos de alta qualidade. 

Esse processo, também conhecido como Supplier Relationship Management (SRM), vai muito além de apenas escolher os parceiros certos: envolve desde a definição das necessidades e seleção de fornecedores até a gestão de contratos e monitoramento contínuo do desempenho. 

Uma boa gestão de fornecedores não apenas contribui para a eficiência operacional e redução de custos, mas também fortalece a capacidade da empresa de responder a mudanças no mercado e atender às expectativas de seus clientes. 

Neste artigo, exploramos o que é a gestão de fornecedores, suas etapas, benefícios e os desafios que podem surgir, além de como a tecnologia pode transformar e facilitar esse processo estratégico.

Vamos lá?

O que é Gestão de fornecedores?

Segundo a Lei Nº 8.078 do Código de Defesa do Consumidor, o termo fornecedor engloba toda pessoa física ou jurídica que desenvolve atividade de produção, montagem, transformação, importação, exportação, distribuição ou comercialização de produtos e serviços.

A gestão de fornecedores é um processo essencial que envolve todas as ações de gerenciamento da base de fornecedores de uma empresa. Esse processo abrange desde o mapeamento de necessidades, avaliação, seleção, gestão de contratos, até a promoção do relacionamento e monitoramento das atividades dos fornecedores. 

Uma boa gestão permite que a empresa alcance maior eficiência operacional, reduza riscos e aumente a satisfação dos clientes, além de garantir o cumprimento de compliance.

Etapas do processos de gestão de fornecedores

Para alcançar uma gestão de fornecedores eficiente, é essencial seguir um conjunto estruturado de etapas que garantem a escolha dos parceiros certos e a manutenção de um relacionamento produtivo. 

Cada fase desse processo é essencial para garantir resultados positivos na gestão geral da empresa. De modo geral, a esse processos é dividida em quatro etapas principais:

1. Planejamento: envolve a análise da demanda e definição de orçamento, atividades realizadas internamente e terceirizadas.
2. Definição de políticas: inclui a definição de especificidades e políticas que os fornecedores devem seguir.
3. Levantamento de fornecedores: processo de pesquisa de mercado e capacitação dos parceiros para seguir as diretrizes da empresa.
4. Monitoramento: verificação contínua do andamento das atividades para assegurar a qualidade dos serviços e produtos fornecidos.

Tipos de fornecedores

A variedade de fornecedores e suas respectivas especializações são amplas. Além disso, elas irão variar de acordo com o mercado em que a empresa está inserida, seu negócio e necessidades específicas. 

Entender cada necessidade e conhecer os diferentes tipos de fornecedores contribui para  escolhas mais assertivas para cada tipo de demanda da empresa. Conheça a seguir os diferentes tipos de fornecedores que podem atender seu negócio. 

• Fornecedores de serviços: oferecem mão de obra especializada para o cumprimento de tarefas específicas.
• Fornecedores manufaturados: responsáveis pela fabricação dos produtos a serem vendidos ou distribuídos.
• Fornecedores atacadistas: distribuem produtos em grande volume, oferecendo preços de atacado.
• Fornecedores independentes: produzem seus próprios produtos, geralmente com menor capacidade de fabricação.
• Fornecedores importadores: adquirem produtos em outros países para vendê-los localmente.

Diferença entre gestão de fornecedores e gestão logística

Embora estejam interligados, gestão de fornecedores e gestão logística possuem focos distintos. A gestão de fornecedores concentra-se na relação da empresa com os seus fornecedores, desde a seleção até a manutenção de contratos.

Já a gestão logística é responsável pelo fluxo de materiais e informações desde o fornecedor até o cliente final.

Em uma cadeia de suprimentos eficiente, esses processos trabalham em conjunto para otimizar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos. A integração entre ambas proporciona maior agilidade e redução de custos, aumentando a capacidade de resposta da empresa às demandas do mercado.

Quais os benefícios desse processo?

Os benefícios de uma gestão bem estruturada de fornecedores vão além da economia de custos e da melhoria da qualidade. A seguir exploraremos alguns deles:

1. Competitividade no mercado: a relação com fornecedores qualificados possibilita o acesso a inovações e práticas modernas.
2. Redução de custos: estratégias como a negociação de prazos e a escolha de fornecedores confiáveis podem reduzir gastos significativos.
3. Minimização de riscos: uma boa gestão antecipa possíveis problemas e reduz a dependência de fornecedores específicos.
4. Cumprimento de compliance: a gestão de fornecedores ajuda a garantir que todos os parceiros sigam normas e regulamentações.
5. Melhoria da experiência do cliente: uma cadeia de suprimentos ágil e eficaz reflete diretamente na satisfação do cliente final.

Além disso, empresas com boas práticas de gestão de fornecedores costumam ter uma imagem mais positiva no mercado, associada à responsabilidade e transparência.

Desafios na gestão de fornecedores

Apesar dos benefícios, gerir fornecedores não é um processo isento de desafios. No dia a dia das empresas algumas situações podem gerar “crises” a partir de acontecimentos não esperados. Uma gestão de fornecedores bem estruturada ajuda a minimizarem os impactos de imprevistos.

Além disso, existem os desafios que a implementação dessa gestão enfrentam por si só. Entre eles temos a necessidade de garantir que todos os fornecedores estejam alinhados às regulamentações de qualidade, segurança e meio ambiente.

Outro importante desafio são os fatores externos como:

• Crises econômicas;
• Flutuações cambiais;
• Interrupções no fornecimento.

Tudo isso pode impactar na gestão de fornecedores e precisa ser considerado quando esta for planejada. 

O surgimento de novas tecnologias também pode gerar desafios nesse processo. A adaptação constante a essas inovações pode ser um desafio tanto para a empresa quanto para os fornecedores.

Superar esses desafios requer uma abordagem estratégica, com planos de contingência e uma avaliação contínua dos fornecedores.

Como é feita a gestão de fornecedores?

A gestão de fornecedores é uma atividade meticulosa que exige uma série de passos bem estruturados:

1. Mapeamento dos processos de compra: identificar todas as etapas do processo de aquisição e os requisitos de cada fornecedor.
2. Classificação dos fornecedores: definir categorias de fornecedores com base na importância e complexidade.
3. Definição de objetivos: estabelecer metas de curto, médio e longo prazo para a gestão de fornecedores.
4. Elaboração e execução de um plano de ação: garantir que todas as etapas sejam seguidas conforme o planejado.
5. Monitoramento contínuo: revisar e ajustar processos conforme necessário para manter a eficácia e o alinhamento com os objetivos da empresa.

Por que é importante ter uma boa gestão de fornecedores?

Investir em uma gestão de fornecedores estruturada é fundamental para o sucesso a longo prazo. Quando bem realizada, a empresa reduz custos, melhora a qualidade dos produtos e serviços e aumenta a satisfação dos clientes. Além disso, essa gestão colabora para evitar riscos e minimizar o impacto de crises, permitindo que a organização mantenha sua operação mesmo em cenários adversos.

Dados do Gartner apontam que uma boa gestão de fornecedores pode reduzir em até 40% os custos de aquisição, enquanto empresas que negligenciam esse aspecto enfrentam custos mais elevados e processos menos eficientes.

Como gerenciar melhor seus fornecedores 

Automatizar o processo de gestão de fornecedores pode ser um divisor de águas para as empresas, uma vez que a automatização dessa gestão permite a padronização de processos, o monitoramento em tempo real e a gestão mais efetiva de contratos e do compliance. 

Como resultado temos a facilitação da integração e do controle dos fluxos de trabalho, reduzindo a variação e os erros. Assim como a possibilidade de analisar o desempenho dos fornecedores de forma contínua identificando gargalos e pontos de melhoria.

Uma pesquisa da McKinsey mostrou que empresas que adotam automação nos seus processos de fornecedores conseguem aumentar a eficiência operacional em até 30%, refletindo diretamente na qualidade dos produtos e serviços oferecidos.

Como a Tecnologia pode auxiliar? 

A tecnologia é uma aliada valiosa na gestão de fornecedores. A automação simplifica a administração de processos repetitivos e permite uma visão estratégica da cadeia de suprimentos. 

Soluções como Robotic Process Automation (RPA) e Inteligência Artificial (IA) podem aprimorar os processos de aquisição e monitoramento.

Alguns dos benefícios da automação incluem:

• Redução de custos operacionais: estudos indicam que a automação pode reduzir o custo total em até 85%.
• Melhoria na tomada de decisão: a tecnologia oferece relatórios detalhados e análises preditivas que auxiliam na escolha dos melhores fornecedores.
• Integração de áreas: facilita a colaboração entre setores, como finanças, compras e compliance.

A automação de processos é o futuro da gestão de fornecedores, proporcionando uma cadeia de suprimentos mais rápida, eficiente e preparada para enfrentar os desafios do mercado.

Em resumo, a gestão de fornecedores é um pilar essencial para empresas que buscam eficiência, qualidade e competitividade. Investir em automação e boas práticas de relacionamento com fornecedores traz não só benefícios financeiros, mas também uma base sólida para enfrentar desafios e se destacar no mercado.

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