7 problemas na gestão de registros acadêmicos e como superá-los

A gestão de registros acadêmicos requer muita organização para que os riscos sejam minimizados. As Instituições de Ensino Superior (IES) têm a obrigação de reter documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes, isto é, o acervo acadêmico. Comprovante de matrícula e histórico escolar, por exemplo, devem ser guardados com segurança.

Quando não há uma boa gestão do acervo acadêmico, as instituições gastam recursos excessivamente, perdem tempo buscando documentos e colocam em risco dados pessoais dos seus estudantes. Mas algo pode ser feito.

Neste artigo, conheça os 7 principais problemas na gestão de registros acadêmicos e saiba o que fazer para superá-los.

Importância da organização na gestão de registros acadêmicos

A gestão de registros acadêmicos está entre os processos mais importantes de uma IES. Conforme a Portaria MEC N° 315/2018, é obrigação dessas instituições manter, sob sua sua custódia, o acervo acadêmico, obedecendo às determinações do Código de Classificação de Documentos e Arquivos Relativos às Atividades-Fim e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das  IES. Em caso de não cumprimento das regras, a irregularidade administrativa — sem prejuízo dos efeitos da legislação civil e penal — é caracterizada.

A IES, no entanto, também deve organizar sua gestão para evitar outros problemas que afetam seus processos, recursos e credibilidade.

Saiba mais sobre digitalização do acervo acadêmico: veja o que sua IES precisa fazer para atender a portaria 332/2020

7 problemas na gestão do acervo acadêmico

Uma maneira de saber como está a sua gestão de registros acadêmicos, é avaliar quanto tempo leva para encontrar um documento. A ausência de agilidade e precisão, indica problemas. Mas há outros riscos em uma má gestão de documentos.

1. Perda de documentos

A perda de documentos está relacionada ao modelo adotado para armazenar a documentação. Se o seu acervo acadêmico possui materiais impressos, é preciso ter atenção redobrada. Acidentes podem causar danos permanentes e acessos não controlados aumentam as chances de extravio. Lembre-se de que dados pessoais sob responsabilidade da sua instituição devem ser tratados em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)

2. Duplicidade de documentos

Ter várias versões de um mesmo documento significa que mais espaço será ocupado, além de aumentar as chances de atualizações serem ignoradas. Se há duas cópias da ementa de uma disciplina, por exemplo, é preciso garantir que ambas estejam com os registros corretos.

3. Perda de prazos de retenção e destruição de registros

As IES devem  observar a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim para não perder prazos de retenção e destruição de documentos acadêmicos. A manutenção do acervo acadêmico não condizente aos prazos de guarda, destinações finais e especificações definidas na Portaria MEC N° 315/2018, pode configurar irregularidade administrativa.

4. Muito tempo dedicado a procurar e armazenar documentos

Se a cada semestre letivo mais alunos entram numa IES, fica fácil compreender que o acervo acadêmico também aumenta. Em acervos que fazem uso de armários e gavetas para armazenar papéis, o tempo para organizar e buscar os arquivos tende a ser maior, o que pode causar inconvenientes para os solicitantes e limitar a produtividade dos colaboradores.

5. Dificuldade de compliance

Uma má gestão de registros acadêmicos dificulta a conformidade legal. As IES são avaliadas pela Secretaria de Regulação e Supervisão da Educação Superior (SERES) e as irregularidades identificadas são alvo de processos administrativos de supervisão, podendo resultar na aplicação de medidas cautelares e em procedimento saneador ou sancionador. Acervos acadêmicos físicos também são um desafio a compliance com a LGPD.

6. Gastos excessivos

Um modelo ineficiente de gestão de acervo acadêmico geralmente resulta em gastos excessivos. São necessários recursos para imprimir documentos, adquirir materiais para armazená-los, expandir ou adquirir espaços para aumentar a capacidade do acervo e custear a climatização, limpeza e manutenção do ambiente.

7. Insatisfação por parte dos alunos

Uma gestão eficiente deve garantir a entrega ágil dos documentos solicitados pelos alunos. Se há demora para atender aos pedidos, isso demonstra falta de organização, proteção aos arquivos e segurança de dados. A morosidade nesse processo se torna, portanto, inconveniente, prejudicando a credibilidade da instituição.

Como a tecnologia facilita a gestão de documentos

Muitos gestores resistem em investir em tecnologia porque acreditam que vão gastar mais. No entanto, quando um sistema digital de gestão de documentos é implantado, os custos diminuem.

Ao adquirir uma solução de gestão de conteúdo, gastos com impressões, pastas e cuidado do ambiente são reduzidos, processos são otimizados e a produtividade aumenta. Com soluções na nuvem os custos reduzem ainda mais, pois não é preciso sustentar uma infraestrutura.

Investir em uma tecnologia cloud é muito vantajoso para uma IES e contribui para atender aos requisitos legais específicos. Até abril de 2022 as IES devem substituir seus acervos acadêmicos físicos por acervos digitais.

Saiba mais: Como a tecnologia facilita a gestão de documentos acadêmicos

Ábaris SeAD: solução para o acervo acadêmico digital

O Ábaris SeAD (Secretaria Acadêmica Digital) é uma solução digital para gestão de registros acadêmicos, com recursos específicos para IES. Você pode promover a digitalização completa do seu acervo acadêmico, assim como controlar o acesso aos contratos educacionais, o fechamento de diários de classe e a emissão de diplomas digitais.

Confira alguns dos principais recursos do software:

• Armazenamento em nuvem;
• Solicitações e requerimentos online;
• Emissão de documentos com assinatura digital;
• Automação do processo de matrícula;
• Busca indexada por padrões pré-definidos pela IES.

Fale com um especialista em  Secretaria Acadêmica Digital e impulsione a digitalização do acervo acadêmico da sua instituição.