Tudo sobre digitalização de documentos para sua empresa

Liberar espaço físico, otimizar o tempo operacional e garantir a segurança das informações.  Essas são algumas das vantagens que a digitalização de documentos proporciona para a sua empresa e para os seus clientes. 

Mas não se engane, digitalizar documentos de maneira profissional demanda algumas etapas e o conhecimento da legislação vigente no país.  Por isso, não basta escanear uma papelada, convertê-la em PDF e salvar no computador.

A falta de conhecimento aprofundado pode levar a enganos que prejudicam a imagem da sua empresa e até mesmo a ser envolvida em processos legais, como na ocorrência de vazamentos de dados por falta de segurança.

Pensando nisso, nós da Stoque, usamos nossa especialidade no assunto e  elaboramos este guia sobre digitalização de documentos. Aqui serão esclarecidas dúvidas e listadas práticas para você que busca implantar esse processo de forma profissional na sua empresa.

Evite dores de cabeça, continue a leitura e veja como a ferramenta certa pode ajudar!

O que é digitalização de documentos para empresas?

Basicamente, a digitalização de documentos arquivos é o processo de transformação de arquivos físicos em digitais. Essa técnica de conversão é executada a partir de scanners ou outros dispositivos móveis como celulares, por exemplo.

Vale destacar que, no caso das empresas, não é comum usar dispositivos móveis. Dando sequência, após a conversão os documentos digitalizados ficarão organizados e armazenados em um computador ou em dados na nuvem (clouding computer).  

A organização de arquivos em nuvem é importante para garantir a eficiência operacional de um empreendimento. Caso os documentos estejam disponíveis somente em formato físico, a localização pode demandar mais tempo dos colaboradores. 

Além disso, um erro no manuseio de um documento, furtos no estabelecimento, acidentes ambientais como alagamentos e incêndios, por exemplo, podem ocasionar a perda de informações cruciais para o andamento do negócio.

Esperamos que isso nunca aconteça com você, porém, nesse sentido, o procedimento de digitalização garante toda a segurança que os dados importantes exigem. Isso porque as empresas de armazenamento em nuvem estão cada vez mais preocupadas em desenvolver sistemas de segurança de dados. 

Até aqui parece que é muito simples, na verdade, para quem sabe fazer não é um bicho de sete cabeças.  Por isso, é preciso encontrar o parceiro certo para explorar ao máximo os benefícios do método.

Qual a importância da digitalização de documentos? 

A digitalização de documentos contém aspectos importantes para o ecossistema dos negócios e o da sociedade.  Ou seja, ela é importante para a economia e finanças das empresas, facilita a vida das pessoas e ajuda na preservação do meio ambiente. Confira:  

• Preservação de documentos por períodos prolongados;
• Redução de custos operacionais;
• Integração com outros softwares;
• Redução de fraudes;
• Maior agilidade para atendimento ao cliente;
• Gestão sustentável.

Qual a diferença entre documento digital e documento digitalizado? 

Esses dois termos soam de maneira semelhante, mas o conceito de ambos é diferente. Como queremos que você termine essa leitura como um expert em digitalização de documentos e impressione os seus colegas pelo seu conhecimento, fique de olho na explicação: 

• Documento digital: É o documento que já nasceu eletrônico, só isso!
• Documento digitalizado: O documento digitalizado é aquele que foi gerado no modo tradicional de papel e que foi convertido para o formato eletrônico (digital).

Nos dois casos, o arquivamento é feito na nuvem, pois até o momento (risos) não há como manusear documentos digitais/digitalizados.

Benefícios de digitalizar documentos

Fazer a digitalização de documentos é algo que vai mudar bastante a rotina da sua empresa. Esse processo libera o espaço antes ocupado pelos documentos físicos, deixa a rotina corporativa mais organizada e melhora o acesso às informações. 

Se você ainda tem dúvidas de que vale a pena fazer esse procedimento, veja as vantagens a seguir:

Liberação de espaço físico 

Uma grande quantidade de arquivos em papel ocupa muito espaço. Com a digitalização, é possível liberar os locais antes ocupados pelos repositórios desses documentos e dar novos usos aos espaços, otimizando também a gestão de documentos.

Além de deixar o dia a dia mais fluido, a digitalização é uma prática sustentável, pois ajuda a controlar o desperdício de papéis impressos. Outra vantagem é a redução de custos, ao evitar  desperdícios de recursos em impressão e armazenamento.  

Acesso à consulta facilitado

Organização é a palavra-chave em qualquer processo empresarial. Você costuma demorar para localizar um arquivo e acaba perdendo tempo para outras atividades da sua empresa? A digitalização de documentos ajuda a solucionar esse problema, garantindo a agilidade nas buscas e o acesso facilitado sempre que necessário.

Em plataformas digitais, os arquivos ficam disponíveis online para os usuários autorizados. Assim, por meio de login e senha, os colaboradores da empresa poderão acessar os documentos sem precisar se deslocar até um depósito de arquivos. Com isso, as equipes ganham tempo e autonomia.

Otimização de tempo 

A praticidade é outra palavra de ordem quando falamos em digitalização de documentos. Com a facilidade de localizar e consultar documentos, a instituição ganha mais eficiência e rapidez nos processos. 

Precisamos lembrar ainda que os arquivos físicos podem ser difíceis de categorizar, devido ao volume de informações em questão. Ao digitalizar os documentos, fica mais fácil ordenar todos os dados importantes e categorizá-los conforme as suas especificações. 

Segurança da informação 

Uma das maiores vantagens do procedimento de digitalização é a segurança dos dados, especialmente no caso de informações sensíveis e sigilosas. As empresas que oferecem esse serviço de armazenamento em nuvem estão cientes dessa necessidade e, por isso, preocupam-se cada vez mais em desenvolver sistemas completos de segurança de dados.

Integração de dados 

O processo de digitalização de documentos centraliza a base de dados ativos e antigos para fins de comparação com mais agilidade. Bastam alguns toques no teclado para localizar de imediato aquelas informações que você precisa. Já no caso de um arquivo de documentos físicos esse processo demandaria uma busca extensa e exaustiva.

Como fazer a digitalização de documentos? 

Para digitalizar documentos é necessário um scanner ligado a um computador que contenha o software de preferência da empresa ou exigido pelo órgão onde ele será apresentado.

O procedimento em si, é muito simples. Basta inserir o documento na máquina (scanner), esperar que ela faça a leitura e transforme as imagens e textos em arquivos digitais. Em seguida arquiva-se esse documento em um computador físico local ou na nuvem. 

Para o documento digitalizado ser armazenado na nuvem é necessário o uso da internet, pois é por meio dela que os documentos são encaminhados para os servidores.  Esses servidores são computadores potentes instalados em locais denominados como data centers, que se encontram espalhados em várias partes do mundo. 

Vamos explicar com mais detalhes as etapas para a digitalização de documentos, mas antes disso, falaremos a respeito da lei de digitalização e da certificação digital. 

Entenda a Lei de Digitalização de Documentos Públicos ou Privados 

Os documentos com certificação digital devem ser emitidos por instituições credenciadas junto ao Instituto de Tecnologia da Informação (ITI), conforme as normas da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Como vimos, é isso que atesta a validade jurídica do documento.

Após a digitalização, que funciona como uma identidade virtual, o documento com a assinatura digital poderá ficar armazenado em um servidor ou em um dispositivo. Segundo a Lei n° 14.063, de 23 de setembro de 2020, as assinaturas eletrônicas passam a ser divididas em três espécies: simples, avançada e qualificada.

As assinaturas digitais se enquadram na categoria qualificada, podendo ser consideradas o tipo de assinatura eletrônica mais segura nos dias de hoje. É por isso que diversos órgãos públicos aceitam apenas essa modalidade de assinatura.

Vale lembrar ainda que documentos assinados à mão e escaneados em formato que permite a certificação digital também têm sua validade jurídica atestada, desde que cumpram os requisitos de integridade, autenticidade e registro.

Para que esse processo ocorra de forma rápida, prática e segura, o ideal é contar com um software de automação que permita certificar as assinaturas dentro da própria ferramenta. Dessa forma, a digitalização de documentos ganha máxima agilidade e transparência, evitando falhas e otimizando a rotina no escritório.

Digitalização de documentos com certificação digital 

Os documentos com certificação digital são aqueles que constam com assinaturas digitais certificadas por uma Autoridade Certificadora (AC). É esse processo que atesta a validade do documento. Para que a assinatura seja considerada legítima, ela deve preencher os requisitos de integridade, autoria e não repúdio – este último impede que o autor rejeite a autenticidade do documento.

A integridade e a autoria são asseguradas por uma chave criptográfica, isto é, uma ferramenta que codifica uma informação para que apenas o emissor e o receptor possam compreendê-la. Assim, qualquer alteração feita no documento original cancela a validade do documento. Por isso, a digitalização desse tipo de documento requer cuidados extras.

Em março de 2020, foi promulgado o Decreto nº 10.278/2020, que define regras e requisitos técnicos para a digitalização de diferentes documentos, sejam eles públicos ou privados. Seguindo essas determinações, tanto empresas jurídicas quanto pessoas físicas podem otimizar o processo de gestão dos documentos, conferindo a eles a mesma validade jurídica da documentação física.

Etapas e tecnologias para digitalização de documentos 

Segue conforme prometemos as etapas e as tecnologias que fazem parte dos processos de digitalização de documentos nas empresas. Acompanhe:

• Organização;
• Preparação;
• Digitalização;
• Controle de qualidade;
• Indexação dos arquivos;
• Disposição dos arquivos em plataformas.

Vejamos com mais detalhes cada uma dessas etapas:

Organização 

Esta etapa envolve a coleta dos documentos que serão digitalizados. Planeje esse processo de acordo com as demandas da sua empresa. Você deve definir se os arquivos serão guardados na nuvem ou em servidores físicos, por exemplo. Também é preciso definir como a entrada desses arquivos será feita e quem obterá permissão para acessá-los na plataforma digital.

Preparação 

A preparação é uma etapa classificatória. Depois de planejar o processo de digitalização, o segundo passo é categorizar os documentos conforme os diferentes setores. Assim, fica mais fácil localizar os arquivos antes de passá-los pelo scanner. Lembre-se ainda de que, antes de escaneá-los, é preciso fazer a limpeza dos papéis, retirando grampos e clipes que possam estar presos aos arquivos.

Digitalização 

Esta etapa é composta pelo escaneamento em si. Os arquivos passam pelo scanner para a criação das cópias digitais. Os gestores devem ficar atentos para que os equipamentos de scanner sejam adequados às necessidades de digitalização de cada arquivo. Por isso, é importante saber qual deve ser a resolução mais apropriada.

Controle de qualidade 

Depois desses três primeiros passos, é necessário checar se a digitalização foi feita no padrão especificado. Mesmo tomando os devidos cuidados ao longo do processo, não confie na sorte. Para isso, faça uma checagem e verifique se os arquivos foram digitalizados sem erros e se estão legíveis com boa definição. 

Caso contrário, isso pode gerar reprovações, retrabalho, prejuízo e reclamações no futuro. Logo, o controle de qualidade é peça chave no processo de digitalizar documentos.

Indexação dos arquivos 

Concluídas as fases anteriores, é hora de começar o processo de indexação dos arquivos. Essa organização pode ser feita conforme os assuntos e índices relativos aos documentos. É indicado ainda salvar cópias dos registros de acordo com a data e o grau de relevância.

Disposição dos arquivos em plataformas 

Esta etapa serve para facilitar a consulta dos documentos posteriormente. Os documentos digitalizados ficarão disponíveis em plataformas ao fim do processo. Lembre-se de que os usuários precisam ter a devida autorização para abrir os arquivos, de forma que o acesso às pastas seja feito com segurança e rapidez.

Faça a digitalização de documentos em sua empresa com o Ábaris 

Até aqui, acreditamos que você já percebeu o quanto a digitalização de documentos é vantajosa para a sua empresa, aliando economia de recursos e melhor aproveitamento do tempo. Vimos também que estar assessorado por uma boa ferramenta de automação é fundamental para garantir a segurança nesse processo.

 O Ábaris da Stoque é imbatível nessa missão, representando a ferramenta ideal para a digitalização e gestão de documentos no seu negócio. 

Contando com a nossa plataforma de digitalização, você poderá usufruir dos benefícios de redução de custos, da facilidade de acesso à consulta, da liberação de espaço físico e da otimização de tempo com uma solução inteligente.

Essa plataforma de gerenciamento apoia as organizações que desejam acelerar os seus processos, eliminando a necessidade de papel e reduzindo o trabalho manual. Com o Ábaris, você pode trabalhar mais rápido, gerenciando um volume crescente de informações sem a necessidade de contratar novas equipes.

Então, você viu que não é qualquer pessoa ou empresa que tem os recursos tecnológicos necessários para providenciar a digitalização de documentos. Portanto, caso precise de apoio, nós da Stoque estamos a sua disposição com as nossas soluções.

Tem interesse na solução? Fale com um especialista Ábaris e automatize seus processos de forma inteligente!