Gestão estratégica da informação: o que é, vantagens e como fazer

Problemas relacionados à gestão estratégica da informação são comuns para muitas empresas. Isto porque, muitas organizações não possuem o conhecimento adequado sobre armazenamento e gestão das informações, o que torna o volume de dados e o seu gerenciamento algo bastante complexo e impreciso.

Entre as maiores barreiras, está a dificuldade em definir quais dados são prioritários, a quem direcioná-los, como armazená-los de forma segura, como expô-los para determinados públicos ou, ainda, como realizar a gestão completa do ciclo da informação corporativa.

Boa parte desses problemas é resultado da sobrecarga de informações a qual muitas empresas, em sua maioria de pequeno e médio porte, estão submetidas. No entanto, essa sobrecarga é positiva, porque acaba por evidenciar a necessidade de trabalhar com dados e informações de maneira organizada e segura através de processos automatizados.

Na automatização dos processos, o objetivo deve ser direcionado para o aspecto gerencial do estoque de informação, tanto no que diz respeito aos dados internos quanto aos externos.

Nesse sentido, algumas soluções foram criadas com o objetivo de aprimorar o ciclo gerencial, reduzir custos e otimizar os recursos de forma que, realizando uma boa gestão estratégica da informação, as empresas consigam consolidar esses dados, armazená-los de forma segura e utilizá-los para concorrer em ambientes que são cada vez mais competitivos.

Interessante, não é?

Neste artigo, você irá entender não apenas como uma gestão estratégica da informação pode auxiliar na gestão organizacional, mas como ela é fundamental para empresas que visam crescer e se destacar no mercado.

Confira!

O que é gestão estratégica?

A gestão estratégica é descrita como um conjunto de técnicas de gestão, práticas de avaliação e utilização de ferramentas, definidas para auxiliar na concepção de táticas que envolvem toda estrutura organizacional e que têm o objetivo de assegurar assertividade na tomada de decisões de alto impacto para o negócio. 

O ciclo de implementação da gestão estratégica tem início a partir de uma análise de todos os processos, passando também pelo entendimento da cadeia produtiva de dados e informações. Assim, é possível entender quais são os gargalos, definir níveis de prioridade e cronograma de implementação das melhorias que devem ser feitas.

A partir desse ponto, a gestão estratégica da informação se torna crucial, porque para desenvolver um planejamento estratégico coerente, é necessário elencar todos os dados e informações (internas e externas) que são relevantes e que podem auxiliar no direcionamento do negócio a curto, médio e longo prazo.

Além disso, é importante definir quem terá acesso ao planejamento estratégico e demais informações da organização, em qual nível, e de que forma isso ocorrerá. 

O que é gestão estratégica da informação?

A gestão da informação engloba a aquisição, o processamento, o armazenamento, a identificação, a classificação e o compartilhamento de dados com públicos internos ou externos, através de formatos físicos ou digitais. 

A gestão da informação também diz respeito à correta disposição desses dados, que podem ser arquivados ou eliminados de acordo com a necessidade e política da organização.

O objetivo principal da gestão estratégica da informação é garantir que todos os dados sejam armazenados com segurança e catalogados de maneira a otimizar o processo, de forma que possam ser encontrados com facilidade e distribuídos aos destinatários corretos, sem o risco de problemas de integridade com a informação.

Quem deve ser responsável pela gestão da informação?

Em geral, essa responsabilidade fica com o time de Tecnologia da Informação. O papel do time de TI será desenvolver procedimentos e rotinas, com o objetivo de otimizar a criação, o fluxo e o compartilhamento dos dados, além de garantir a sua total proteção através de níveis de acesso, chaves de segurança e demais recursos necessários.

Em geral, o time conta com o apoio de empresas especializadas em gestão da informação, seja para digitalizar os dados, seja para armazená-los em nuvem ou para auxiliar no automação dos processos internos e dos fluxos gerenciais, táticos e operacionais da informação.

 

Qual a melhor forma de realizar a gestão das informações da minha empresa?

O primeiro passo é compreender os níveis de informação que são necessários para o funcionamento da sua organização de forma mais produtiva. Em geral, as empresas costumam dividir a informação em três níveis: operacional, tático e estratégico.

Isso porque, a medida que a informação deixa a alta gestão e vai para o nível operacional, a necessidade de especificidade aumenta. 

No nível de operações, por exemplo, há a necessidade de resolver problemas mais específicos e que estão diretamente ligados ao desempenho daquela área, já no nível de alta gestão, as decisões passam a ser mais globais, influenciando de forma geral o desempenho de toda empresa, não apenas de uma setor ou área.

Vamos entender melhor?

Nível operacional

É neste nível que as micro decisões são tomadas. São definições que, em sua maioria, consideram dados técnicos e que resolvem problemas através de rotinas pré-estabelecidas em cada área. Para isso, há a necessidade de informações mais detalhadas, organizadas e de fácil acesso. Essas informações são, em essência, parte do sistema interno da empresa, e geralmente estão relacionadas, de forma documentada ou não, aos processos da organização.  

Nível Tático

Neste nível, geralmente o gerencial, acontecem as decisões táticas, ou seja, as decisões que fazem parte de uma estratégia macro e que têm como objetivo o alcance das metas da empresa.

Essas informações são tanto oriundas de fontes internas, fornecidas com frequência pelos próprios colaboradores e pela alta gestão, como também de fontes externas (informações sobre concorrentes, comportamento do mercado, pesquisas de outras instituições etc.).

É neste nível que um líder precisa precisa ter informações detalhadas, mas que já cheguem filtradas, de forma que os dados possam ser interpretados, analisados e ajudem o líder a tomar decisões que irão orientar o seu time para a realização das micro tarefas, maximizando os resultados da equipe.

Nível estratégico

Aqui acontecem as decisões mais complexas e que exigem informações precisas sobre o nível de relação da empresa com o mercado. Isso engloba fornecedores, stakeholders, investidores, decisões políticas e econômicas etc.

Além disso, a alta gestão demanda informações que irão auxiliar na definição dos objetivos, do planejamento estratégico e na elaboração das políticas gerais da organização. Por isso, a informação é oriunda tanto de fontes externas como de outros níveis hierárquicos, em sua maioria, dos níveis gerenciais.

Conexão e articulação de todos os níveis de informação

Agora que já entendemos os níveis que o ciclo da informação percorre, é importante lembrar que a melhor forma de realizar a gestão da informação é pautá-la num Sistema de Informação pensado e estruturado com base nas necessidades da empresa.

Esse Sistema deve conectar e automatizar o fluxo da informação em todos os níveis, principalmente, porque é ele que irá apoiar a articulação dos vários subsistemas que constituem os processos da organização. 

O objetivo é transformar os dados em informação útil, após adquiri-los e processá-los, disponibilizando-os em tempo real para que os níveis tático e estratégico possam tomar decisões que criem vantagens competitivas para o negócio.

Em geral, o mais indicado é buscar uma empresa especializada em Gestão Estratégia da Informação para auxiliar no desenho do ciclo gerencial da comunicação e na orientação no que diz respeito ao armazenamento, disposição dos dados etc.

Por que a gestão estratégica da informação é importante para o crescimento do meu negócio?

A gestão estratégica, por si só, é um processo complexo, especialmente porque recebe influências de diversos fatores, entre eles a política, a cultura, a administração e a estrutura da organização além, é claro, de fatores externos como economia, flutuações no mercado, sazonalidade entre outros. 

Considerando todos esses fatores, é possível compreender a importância de uma gestão adequada da informação, porque a sua automatização aumenta a capacidade da organização de aprender com seu ambiente interno e de incorporar conhecimentos externos aos seus processos.

Dito isso, fica claro porque as razões pelas quais realizar uma gestão estratégica e otimizada da informação são muitas, no entanto, a principal é porque ela fornece para as organizações a habilidade de obter, organizar, analisar e interpretar os dados de forma automatizada.

Isso proporciona uma tomada de decisão mais ágil e assertiva, já que ela será realizada com base em informações sólidas, reduzindo significamente a possibilidade de equívocos no que diz respeito ao direcionamento e às estratégias da empresa.

Benefícios da gestão estratégica da informação

Atuar de forma estratégica na informação garante diversos benefícios. Desde a redução de custos e despesas, até o aumento da eficiência da empresa e a abertura de caminhos para a inovação.

Na busca pelo crescimento, muitas empresas esbarram em um mercado acirrado e com pouca novidade. Para ganhar competitividade em um mundo obcecado por velocidade, é preciso superar a era das operações físicas, manuais, repetitivas e que exigem muitos agentes envolvidos. 

Com a gestão estratégica de informação é possível:

• Obter, processar, armazenar e disponibilizar informações de forma segura e automatizada para todos os níveis da organização;
• Reduzir o custo com a utilização de papel, além de reduzir o risco de perda ou extravio de qualquer documento. 
• Garantir a segurança de dados que são estratégicos para a organização, limitando seu acesso de acordo com a necessidade de cada time ou com o nível hierárquico;
• Permitir ao nível gerencial e a alta gestão a tomada de decisão de forma mais ágil e segura norteada por dados e não por feeling;

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