Documentação de Processos: como implementar de forma estratégica

Um grande desafio na transformação digital das empresas é iniciar a automação de forma estratégica. Sem a adequada documentação de processos, o negócio pode sofrer consequências, como perda e extravio de documentos, retrabalho, prejuízos financeiros, etc.

Muitas empresas têm investido em automação para solucionar problemas e melhorar a produtividade, oferecendo serviços menos burocráticos aos clientes. No entanto, a tecnologia implementada de forma isolada pode não entregar eficiência, agilidade e eficácia requerida. 

Sendo assim, é preciso agregar outras tecnologias à automação, caracterizando no que conhecemos como hiperautomação. Esse termo acompanha o momento que vivemos hoje, em que há mais senso de urgência, velocidade e aumento no volume de informações armazenadas. 

Nesse cenário complexo, identificar os processos é fundamental para implementar esse nível de automação. Por isso, o process mining (mineração de processos) tem um papel importante na visualização e na compreensão dos processos da empresa antes de automatizá-los. 

Aplicar esse conceito ajuda a criar uma resiliência operacional inteligente, fluida e integrada, o que torna as operações mais maleáveis frente às mudanças de cenário corporativo.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo com as principais informações sobre documentação de processos para auxiliar sua jornada rumo à transformação digital dos negócios. Confira!

O que é a documentação de processos

Dentro de uma empresa, há diversos grupos de processos inter-relacionados que precisam estar devidamente documentados, estruturados e conectados para que o trabalho flua com segurança e produtividade. 

A documentação de processos é a descrição de todas as etapas fundamentais para a realização de uma ou mais tarefas em uma empresa. Consiste em uma espécie de roteiro ou guia para estruturar as atividades do negócio. 

Na implantação da automação no fluxo de trabalho da empresa, a documentação de processos deve ser um dos primeiros passos. Isso porque essa etapa mostra como as atividades devem ser realizadas e identifica logo no início possíveis falhas. 

Importância da documentação de processos para o negócio

De modo geral, as organizações possuem tarefas repetitivas e que demandam muito tempo para serem realizadas. É comum que ocorram erros e falhas nesses processos, o que pode causar prejuízos às empresas.

Portanto, as tarefas precisam ser documentadas para não só auxiliar na automação, mas também para servir de auxílio para os líderes terem controle e confiabilidade no monitoramento e na organização das etapas das tarefas.

Além disso, a documentação de processos contribui para guiar as equipes e treinar novos times na organização. Essa atividade facilita o onboarding dos colaboradores e o desenvolvimento de novos projetos. 

Hiperautomação: saiba o que é, como funciona e as vantagens

Conceitos de Process Mining, Process Discovery  e Process Mapping

Quanto mais a empresa cresce, mais apoio estrutural precisa para se manter em pé – podemos até relacionar com a construção de um prédio. 

Sendo assim, contar com um suporte cada vez mais avançado e eficiente na automação de processos é fundamental para acompanhar a evolução do negócio, das tecnologias e da sociedade.

Para isso, é necessário estruturar um bom projeto de transformação digital. É nesse aspecto que entra  a documentação de processos. Por meio dela, é possível compreender em detalhes as operações da empresa e criar estratégias a partir disso. 

Contudo, há diferentes métodos que podem ser aplicados para chegar a esse objetivo: Process Mining (Mineração de Processo), Process Discovery (Descoberta de Processo) e Process Mapping (Mapeamento de Processo). 

Explicaremos os conceitos a seguir:

 

 

 

 

 

 

Process mining

O process mining, ou mineração de processos, é o método tecnológico considerado mais moderno para documentação de processos, a fim de gerar uma visualização das tarefas com mais clareza , o que permite identificar, examinar e solucionar possíveis gargalos.

Essa solução permite a visualização de todas as informações durante o tempo da realização de uma tarefa, como quem realizou, os recursos que foram consumidos, os materiais usados, entre outros, e a partir disso, mostra o que pode ser melhorado no processo.

Process discovery

A abordagem de descoberta de processos é ideal para aprender um processo e faz parte dos três tipos de documentação de processos. A tecnologia tem a capacidade de identificar, observar e tratar informações que têm relação com o modelo de processo, as quais são alcançadas através de registros de eventos (logs).

Consiste na organização de todas as informações e fluxos de trabalho conforme o cenário atual da empresa. Portanto, esse é o momento de identificar os erros e procurar estratégias para solucioná-los.

Entre outras fases de documentação de processos, também podemos listar as seguintes:

• Fase de conformidade (conformance checking): momento dedicado à construção de hipóteses sobre o que seria o cenário ideal do fluxo de trabalho, com auxílio da inteligência artificial e demais tecnologias;

• Fase de aprimoramento (process reengineering): prioriza a resolução de problemas que terão mais impacto nos resultados da empresa. E com base nos dados captados pela solução, é possível solucionar as falhas e inconsistências nos processos, tornando as tarefas e tomadas de decisões mais confiáveis e eficazes.

Process mapping

O mapeamento de processos, process mapping ou fluxograma, é a ferramenta que identifica as etapas do fluxo de trabalho. Trata-se da documentação de processos que contribuirá para a automação de processos e, consequentemente, a transformação digital da empresa.

Geralmente, os mapas de processos mostram uma série de eventos que levam ao resultado final da tarefa. A ferramenta mostra o que está envolvido no fluxo de trabalho e onde um determinado ponto deve ser melhorado. 

Leia também: 5 benefícios que a automação inteligente pode trazer para o seu negócio

Como fazer documentação de processos organizacionais de forma estratégica 

Primeiramente, é preciso entender os processos e fluxos de trabalho envolvidos na empresa. Em seguida, você deve aplicar a mineração e o mapeamento de processos para identificar ineficiências operacionais e oportunidades de desenvolvimento.

Com a documentação de processos em mãos, é possível reconhecer o que é possível e necessário automatizar, com base em informações relevantes. Esse momento é crucial para inovar e se destacar diante da concorrência.

Para isso, você deve encontrar as tecnologias certas para automatizar os processos. Depois, é preciso manter um trabalho de otimização continuo, sempre priorizando soluções inovadoras, que facilitem a rotina na empresa. 

Para saber mais, acesse o nosso material infográfico: “Automação inteligente e tecnologias relacionadas à IA e suas aplicações”.

Ferramenta para documentação de processos

Ao escolher as tecnologias que farão parte da documentação de processos da sua empresa, escolha bons parceiros com soluções dedicadas para as suas necessidades. A Stoque combina serviços e tecnologia para a automação de processos, garantindo mais eficiência e produtividade.

No primeiro momento, será analisado o nível de maturidade digital da organização. A partir disso, realiza-se a integração com a tecnologia proprietária Ábaris e de parceiros, criando uma automação de processos adequada para o negócio.

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