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Quanto custa manter um arquivo físico?

A dimensão do custo operacional total com documentos físicos reflete diretamente no capital de uma empresa ou organização. Além disso, a manipulação de arquivos físicos também gera custos. Entenda quais são os custos e os riscos de ter um arquivo físico em uma organização.

Em média, um profissional dedica entre 5% e 15% do seu tempo de trabalho lendo informações e 50% buscando informações arquivadas em meio físico.

De acordo com o IDC (Instituto de Desenvolvimento Cultural), a cada $ 1,00 gasto para produzir um documento físico, $ 9,00 são gastos para capturar, gerenciar, distribuir, arquivar e resgatar o mesmo.

Outros dados impactantes na produtividade e eficiência que afetam diretamente a lucratividade são:

  • Um único documento físico produzido é copiado 19 vezes;
  • Perde-se 1 em cada 20 documentos gerados;
  • Utiliza-se 25 horas para recriar cada documento perdido;
  • O custo médio para processar uma fatura é de $ 8,00 (70% dos quais relacionados a manipulação – separar folhas, grampear, furar, alcear etc.). (Instituto IDC – Análise do Futuro)

Segundo a AIIM (Association for Information and Image Management), empresas gastam em média $ 20,00 em mão de obra para arquivar um documento físico, $ 120,00 em mão de obra para encontrar um documento arquivado e $ 220,00 em mão de obra para recriar um documento perdido em arquivo físico, anualmente.

E a sua a sua empresa, quanto está gastando para manter o arquivo físico?

A solução de ECM é uma aplicação fundamental para a redução de custos operacionais, aperfeiçoamento da eficiência da organização, para o crescimento da lucratividade e eficiência operacional.

Você está à frente de uma organização e almeja bons resultados em eficiência e produtividade? Não seria ideal alcançar esses objetivos racionalizando os custos operacionais? A implantação de uma solução que promove o gerenciamento de documentos e o fluxo de informação em um processo automatizado e seguro é o caminho.

Conheça os 15 benefícios que a sua organização irá obter com a implantação de uma solução que integra o sistema de ECM/BPM com a digitalização de documentos:

  • Facilidade no compartilhamento e acesso às informações;
  • Maior agilidade e precisão na recuperação de documentos;
  • Diminuição das cópias;
  • Pesquisa ágil de documentos;
  • Possibilidade de consulta virtual às imagens dos documentos;
  • Preservação dos documentos físicos;
  • Pesquisa no conteúdo dos documentos;
  • Integração entre áreas;
  • Possibilidade de integração junto a outros sistemas;
  • Histórico detalhado das ações realizadas no documento e controle de versões dos documentos;
  • Facilidade na elaboração de relatórios;
  • Redução dos espaços físicos destinados ao armazenamento de documentos;
  • Possibilidade de anexar documentos de qualquer tipo;
  • Acompanhamento dos fluxos de processos;
  • Consulta simultânea ao mesmo documento.

Fonte: Instituto Information Management

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